Jornal Oficial Eletrônico dos Municípios - Mato Grosso

​PLANO ANUAL DE AUDITORIA INTERNA - PAAI 2016

PLANO ANUAL DE AUDITORIA INTERNA

- PAAI 2016 –

I – INTRODUÇÃO

O presente PAAI- Plano Anual de Auditoria Interna para o exercício de 2016 do DCI - Departamento de Controle Interno da Câmara Municipal de Cáceres - MT (PAAI/2016) tem como objetivo a realização de auditorias preventivas, contábeis e operacionais, nos Departamentos Administrativos de Controle Interno previamente definidos, nas áreas de recursos humanos, patrimônio, compras, almoxarifado, transportes, contábil, financeira, orçamentária, contratos, aditivos e administração geral.

Os procedimentos e as técnicas de auditoria a serem utilizadas poderão ser conceituadas como o conjunto de verificações e averiguações que permitirão obter evidências ou provas suficientes e adequadas para analisar as informações para a formulação e fundamentação da opinião deste auditor, que depois as processarão e levarão ao conhecimento do auditado e da Administração.

As auditorias preventivas serão realizadas ao tempo do ato, procedimento ou processo, tendo por fim atenuar possíveis impropriedades na execução dos mesmos; As demais auditorias analisam os procedimentos a posteriori de sua realização, e buscam conferir se os princípios básicos da Administração Pública e demais normatizações pertinentes foram devidamente aplicadas.

As análises da Auditoria Interna têm por finalidade precípua esclarecer questões conflitantes e irregulares, cientificando aos auditados da importância em submeter-se às normas vigentes.

Na seleção dos Sistemas a serem auditados, foram considerados os aspectos da materialidade, relevância, vulnerabilidade, riscos, ocorrências pretéritas (falhas, erros e outras deficiências anteriores), manifestações do Tribunal de Contas do Estado de Mato Grosso acerca das contas anuais de exercícios anteriores bem como recomendações do DCI pendentes de implementações, quando existentes.

II-DA FUNDAMENTAÇÃO

O Sistema de Controle Interno é exercido em obediência ao disposto na Constituição Federal, nas normas gerais de direito financeiro contidas na Lei Federal nº. 4.320/64, Lei Complementar Federal nº. 101/2000 e demais legislações, bem como nas normas específicas do TCE/MT;

A elaboração do PAAI 2016 está fundamentada nas disposições das seguintes normativas:

III-DA COMPOSIÇÃO DA AUDITORIA INTERNA

A auditoria interna da Câmara Municipal de Cáceres - MT é composta por servidores do quadro efetivo:

Para auxiliar nas atividades de auditoria a equipe utiliza os acessos aos bancos de dados para fins de consulta e análise dos sistemas informatizados de Contabilidade, Controle Patrimonial, Licitação, Contratos, Compras, Transportes, Almoxarifado, Registro de Ata, Protocolo, Financeiro, Legislativo e Folha de Pagamento da Câmara Municipal de Cáceres.

Serão consultados também os registros físicos dos sistemas administrativos para subsidiar os trabalhos de auditoria.

A realização de trabalhos de auditoria interna de maior complexidade ou especialização poderá ter a colaboração técnica de outros servidores ou a contratação de terceiros, mediante solicitação do DCI, de forma justificada e com autorização do Presidente da Câmara Municipal.

IV-DA FINALIDADE DA AUDITORIA

O PAAI é o documento que orienta as normas para as auditorias internas, especificando os procedimentos e metodologia de trabalho a serem observados pelo auditor de contas do DCI.

As auditorias têm a finalidade precípua de avaliar o cumprimento dos Sistemas Administrativos auditados quanto ao segmento dos procedimentos das Instruções Normativas já implementadas na Administração, baseada nos princípios da legalidade, legitimidade, economicidade, eficiência e eficácia, bem como recomendar e sugerir ações corretivas para os problemas detectados, cientificando aos auditados da importância em submeter-se às normas vigentes.

V-DOS FATORES CONSIDERADOS NA ELABORAÇÃO DO PAAI E OS SISTEMAS ENVOLVIDOS

O planejamento dos trabalhos de auditoria do DCI foi pautado em especial pelos seguintes fatores:

a) efetivo de pessoal lotado no DCI;

b) necessidades administrativas de gestão da Câmara Municipal;

c) materialidade, baseada no volume da área em exame;

Com base no exposto acima e considerando a relevância e a vulnerabilidade de cada Departamento administrativo, serão auditados os seguintes Departamentos e Setores da Estrutura Administrativa da Câmara Municipal de Cáceres:

A decisão de auditar estes Departamentos se ateve a análise de relatórios de visitas técnicas in loco e decisões proferidas pelo Tribunal de Contas do Estado de Mato Grosso acerca das contas anuais da Câmara Municipal de Cáceres referente aos exercícios anteriores.

No decorrer do exercício de 2016 poderão ser incluídos outros setores e ou departamentos para serem objetos de auditoria se houver mudança na estrutura administrativa da Câmara Municipal de Cáceres.

Os demais procedimentos das unidades executoras dos departamentos supramencionados que não foram indicados para auditoria, estão sujeitos ao controle preventivo nos termos deste PAAI.

As auditorias serão realizadas em datas específicas e comunicadas as unidades responsáveis pelos sistemas até 15 dias antes do início da data prevista para a realização da auditoria: a data de início, a estimativa de tempo para a execução dos trabalhos, bem como solicitará documentos e informações necessários à execução dos trabalhos.

Simultaneamente às atividades de auditoria nos sistemas supracitados, o DCI acompanhará a execução dos trabalhos das demais unidades administrativas envolvidas nos seguintes Departamentos:

Além das auditorias nos Departamentos elencados acima, o DCI exercerá controle preventivo, mediante acompanhamento das unidades executoras quanto à:

a) elaboração dos seus controles internos, visando ao seu aprimoramento;

b) cumprimento das instruções normativas editadas e implementadas para cada sistema, bem como auxiliando na edição de novas normativas para procedimentos de rotinas desprovidos de regulamentação.

No exercício do controle preventivo o DCI adotará as seguintes medidas:

a) Realizar encontros e reuniões com os servidores das unidades para dirimir eventuais dúvidas e questionamentos acerca da aplicabilidade, alcance e cumprimento das instruções normativas;

b) Emitir pareceres e recomendações para aprimorar o controle interno, quando constatado pelo DCI falha nos procedimentos de rotinas;

c) Responder consultas das unidades executoras quanto a legalidade, legitimidade e economicidade de procedimentos de trabalho, bem como, nos casos de interpretação e/ou indicação da legislação aplicável à determinadas situações hipotéticas;

d) Informar e orientar as unidades executoras quanto às manifestações e recomendações de órgãos de controle externo que possam implicar diretamente na gestão dos Departamentos;

e) Realizar visitas técnicas preventivas para avaliar a eficiência dos trabalhos administrativos;

f) Realizar demais atos de controle preventivo, inerentes as funções de Controle Interno do DCI.

O controle preventivo do DCI será realizado junto a esses Departamentos durante todo o exercício de 2016, sem data previamente fixada, posto que as medidas do tópico anterior serão adotadas sempre que o DCI verificar a sua necessidade quando do acompanhamento ou mediante provocação das unidades executoras ligadas aos Departamentos.

Havendo a necessidade, por decisão do DCI ou mediante provocação do Presidente da Câmara, poderão ser objetos de auditoria especial no decorrer do ano de 2016 qualquer Departamento já auditado.

VI-AÇÕES DE AUDITORIA INTERNA PREVISTAS

6.1 DEPARTAMENTO DE COMPRAS – DC

AÇÃO DE AUDITORIA Nº. 001 - PROCESSOS LICITATÓRIOS.

Avaliação Sumária: análise dos autos do processo de licitação, modalidade carta convite, tomada de preços, concorrência, pregão, dispensas e inexigibilidade.

Avaliação de Risco: fragmentação de licitação, adoção de modalidade inadequada, realização de procedimentos sem observância das disposições das instruções normativas e das disposições legais.

Objetivo da Auditoria: verificar a legalidade dos procedimentos licitatórios.

Resultados Esperados: obediência à legislação e aos procedimentos das instruções normativas e aos princípios constitucionais da Administração Pública, satisfazendo às exigências legais vigente.

Metodologia do Trabalho: por amostragem aleatória, tendo por base a análise de 10% a 20% dos processos licitatórios sequênciais ou intercalados, decididos pelos auditores internos.

Sendo analisado dentro do percentual no mínimo um processo de carta convite, de tomada de preços, de concorrência, de pregão, de dispensa e de inexigibilidade, caso sejam realizados.

Cronograma: OUTUBRO/2016

Local: Comissão Permanente de Licitação e Departamento de Compras.

Conhecimentos específicos: Leis federais de nº. 8.666/93, nº 12.232/2010, nº. 10.520/2002, nº 12.846/2013, e outras normas pertinentes à matéria.

AÇÃO DE AUDITORIA Nº. 002- FORMALIZAÇÃO E EXECUÇÃO DOS

CONTRATOS E ADITIVOS.

Avaliação Sumária: acompanhamento da formalização, fiscalização e execução dos contratos celebrados pela Câmara Municipal de Cáceres - MT.

Avaliação de Risco: contratações irregulares descumprimento às cláusulas contratuais e falta de fiscalização quanto à execução.

Objetivo da Auditoria: verificar o conteúdo e publicação; verificar o cumprimento da legislação vigente e se a execução está em conformidade com as clausulas contratuais.

Resultados Esperados: assegurar a correta formalização dos processos e o acompanhamento eficaz da execução dos contratos.

Metodologia do Trabalho: por amostragem aleatória, tendo por base a análise de até 10% dos contratos e aditivos, incluindo no percentual a análise tanto de contratos quanto de aditivos.

Cronograma: SETEMBRO/2015.

Local: Comissão Permanente de Licitação e Departamento de Compras.

Conhecimentos específicos: Lei 8.666/93, e outras normas pertinentes à matéria.

AÇÃO DE AUDITORIA Nº. 003-ALMOXARIFADO;

Avaliação Sumária: avaliar as práticas administrativas no que concerne a movimentação e estocagem de materiais de consumo.

Avaliação de Risco: falta de controle ou controle inadequado.

Objetivo da Auditoria: verificar se as rotinas no recebimento, aceite, escrituração e distribuição de materiais obedecem à legislação vigente.

Resultados Esperados: correta movimentação do almoxarifado com registro adequado de entradas e saídas de mercadoria, com estocagem adequada nos termos da instrução normativa específica.

Metodologia do Trabalho: por amostragem aleatória, tendo por base a análise de até 02 meses seqüenciais ou intercalados, decididas pelos auditores internos.

Cronograma: AGOSTO de 2015.

Local: Almoxarifado e Departamento de Compras.

Conhecimentos específicos: Normas pertinentes à matéria.

AÇÃO DE AUDITORIA Nº. 004 - USO, GUARDA, MANUTENÇÃO E ABASTECIMENTO DOS VEÍCULOS OFICIAIS.

Avaliação Sumária: análise de uso, guarda, manutenção e abastecimento dos veículos oficiais da Câmara Municipal de Cáceres - MT.

Avaliação de Risco: despesas com manutenção de veículos, consumo de combustível indevido ou ilegítimo e utilização dos veículos de forma irregular.

Objetivo da Auditoria: observar a legalidade das despesas com manutenção de veículos, do consumo de combustível realizados pela unidade responsável e uso dos mesmos.

Resultados Esperados: efetivo controle nos procedimento de uso, guarda, manutenção e controle de combustível dos veículos da Câmara Municipal de Cáceres, com observância das disposições da instrução normativa própria do setor.

Metodologia do Trabalho: por amostragem, tendo por base a análise de até 03 meses de controle seqüenciais ou intercalados, decididos pelos auditores internos.

Cronograma: MAIO/ 2015.

Local: Setor de Transporte.

Conhecimentos específicos: IN SCI nº 003/2015 e outras normas pertinentes à matéria.

6.2 ADMINISTRAÇÃO E SERVIÇOS GERAIS – DASG

AÇÃO DE AUDITORIA Nº. 005 – EXAME DE PAGAMENTO

Avaliação Sumária: Exame de pagamento de todos os servidores da Câmara Municipal de Cáceres - MT.

Avaliação de Risco: Servidores recebendo gratificações e ou promoções indevidas e pagamento de servidores inexistente nos quadro de servidores da Câmara Municipal de Cáceres.

Objetivo da Auditoria: observar a legalidade do pagamento de servidores da Câmara Municipal de Cáceres.

Resultados Esperados: efetivo controle nos procedimento de cadastro de promoções, gratificações e pagamento dos servidores.

Metodologia do Trabalho: Serão confrontadas as fichas funcionais dos servidores com seus respectivos contracheques.

Cronograma: MARÇO/ 2015.

Local: Setor de Recursos Humanos.

Conhecimentos específicos: Normas pertinentes à matéria.

AÇÃO DE AUDITORIA Nº. 006 – DIÁRIAS

Avaliação Sumária: Conferência da legalidade das diárias pagas aos servidores da Câmara Municipal de Cáceres - MT.

Avaliação de Risco: Servidores recebendo diárias indevidas e não prestando contas das mesmas.

Objetivo da Auditoria: observar a legalidade do pagamento de diárias aos servidores da Câmara Municipal de Cáceres.

Resultados Esperados: efetivo controle nas concessões de diárias aos servidores.

Metodologia do Trabalho: por amostragem, tendo por base a análise de até 03 meses de controle seqüenciais ou intercalados, decididos pelo auditor interno.

Cronograma: JUNHO/ 2015.

Local: Setor Financeiro.

Conhecimentos específicos: Lei Complementar nº 25, IN SCI nº 002/2015 e Normas pertinentes à matéria.

6.3 DIRETORIA GERAL – DG

AÇÃO DE AUDITORIA Nº. 007 – ADIANTAMENTO: PRESTAÇÃO DE CONTAS DOS ADIANTAMENTOS

Avaliação Sumária: Conferência das prestações de contas dos adiantamentos dos servidores da Câmara Municipal de Cáceres - MT.

Avaliação de Risco: Servidores não prestando contas e fazendo uso indevido deste adiantamento.

Objetivo da Auditoria: observar a legalidade da concessão destes adiantamentos e a veracidade das prestações de contas.

Resultados Esperados: efetivo controle nas concessões e correta prestação de contas por parte dos servidores.

Metodologia do Trabalho: por amostragem, tendo por base a análise de até 03 meses de controle seqüenciais ou intercalados, decididos pelos auditores internos.

Cronograma: JULHO/ 2015.

Local: Diretoria Geral.

Conhecimentos específicos: Resolução nº 13 de 10 de dezembro de 2003 e Normas pertinentes à matéria.

6.4 CONTROLE INTERNO – DCI

AÇÃO DE AUDITORIA Nº. 008 – VERIFICAÇÃO, ACOMPANHAMENTO E

AVALIAÇÃO DO CUMPRIMENTO DOS PROCEDIMENTOS IMPLEMENTADOS

NAS UNIDADES.

Avaliação Sumária: verificação, acompanhamento e avaliação do sistema de controle interno das unidades executoras da Câmara Municipal de Cáceres – MT.

Avaliação de Risco: ausência de rotina interna de procedimentos de trabalho e ineficiência ou ausência de instruções normativas nas unidades executoras.

Objetivo da Auditoria: observar a efetivação do sistema administrativo mediante a aplicabilidade de rotina interna de procedimentos de trabalho com a edição de instruções normativas.

Resultados Esperados: operacionalidade dos sistemas administrativos mediante a efetivação de instruções normativas de procedimentos de trabalho na melhoria das atividades desenvolvidas dentro do sistema.

Metodologia do Trabalho: Verificação da existência e fiel execução das Normativas nos Departamentos decididos pelo auditor interno.

Cronograma: FEV/ 2015.

Local: Departamentos e unidades setoriais da Câmara Municipal.

Conhecimentos específicos: Legislação afetas a Administração Pública e instruções normativas editadas pela Câmara Municipal.

VII-CONSIDERAÇÕES FINAIS

Ao longo do exercício, as atividades e o cronograma de execução dos trabalhos poderão sofrer alterações em função de algum fator que inviabilize a sua realização na data estipulada, tais como: trabalhos especiais, treinamentos (cursos e congressos), atendimento ao Tribunal de Contas do Estado ou outro órgão de controle externo, assim como atividades não previstas.

O resultado das atividades de auditoria será levado ao conhecimento do Presidente da Câmara Municipal e Chefes de Departamentos envolvidos para que tomem conhecimento e adotem as providências que se fizerem necessárias. As constatações, recomendações e pendências farão parte do relatório de auditoria.

O PAAI - Plano Anual de Auditoria em atendimento ao princípio constitucional da publicidade dos atos da Administração Pública será disponibilizado na íntegra no diário oficial do município, bem como publicado no site oficial da Câmara Municipal.

Cáceres - MT em 07 de janeiro de 2016

Lucas Pinheiro Sposito

Controlador interno

Chefe do Departamento de Controle Interno