Jornal Oficial Eletrônico dos Municípios - Mato Grosso

PLANO ANUAL DE AUDITORIA INTERNA

I – INTRODUÇÃO

O presente PAAI - Plano Anual de Auditoria Interna para o exercício de 2019 da UCI - Unidade de Controle Interno da Câmara Municipal de Cáceres/MT (PAAI/2019) tem como objetivo a realização de auditorias preventivas, contábeis e operacionais, nas Secretarias Administrativas, compondo as seguintes áreas: recursos humanos, patrimônio, compras, almoxarifado, transportes, contábil, financeira, orçamentária, contratos, aditivos e administração geral.

Os procedimentos e as técnicas de auditoria a serem utilizadas poderão ser conceituadas como o conjunto de verificações e averiguações que permitirão obter evidências ou provas suficientes e adequadas para analisar as informações para a formulação e fundamentação da opinião deste auditor, que depois as processarão e levarão ao conhecimento do auditado e da Administração.

As auditorias preventivas serão realizadas ao tempo do ato, procedimento ou processo, tendo por fim atenuar possíveis impropriedades na execução dos mesmos; As demais auditorias analisam os procedimentos a posteriori de sua realização, e buscam conferir se os princípios básicos da Administração Pública e se demais normatizações pertinentes foram devidamente aplicadas.

As análises da Auditoria Interna têm por finalidade precípua esclarecer questões conflitantes e irregulares, cientificando aos auditados da importância em submeter-se às normas vigentes.

Na seleção dos Sistemas a serem auditados, foram considerados os aspectos da materialidade, relevância, vulnerabilidade, riscos, ocorrências pretéritas (falhas, erros e outras deficiências anteriores), manifestações do Tribunal de Contas do Estado de Mato Grosso acerca das contas anuais de exercícios anteriores bem como recomendações da UCI pendentes de implementações, quando existentes.

II – DA FUNDAMENTAÇÃO

O Sistema de Controle Interno é exercido em obediência ao disposto na Constituição Federal, Constituição Estadual de Mato Grosso, Lei Orgânica do Município de Cáceres e nas normas gerais de direito financeiro contidas na Lei Federal nº. 4.320/64, Lei Complementar Federal nº. 101/2000 e demais legislações, bem como nas normas específicas do TCE/MT;

A elaboração do PAAI 2019 está fundamentada nas disposições das seguintes normativas:

a) Lei Complementar Municipal de nº 111 de 10 de fevereiro de 2017 que dispõe sobre a estrutura organizacional e operacional da câmara municipal de Cáceres - MT e dá outras providências; b) Resolução Normativa nº 33/2012 – TCE/MT que aprova padrões e prazos de envio dos pareceres da Unidade Central de Controle Interno, estabelece diretrizes para o sistema de controle interno e dá outras providências; c) Resolução Normativa nº 26/2014 – TCE/MT que altera a Resolução Normativa nº 33/2012 – TCE/MT, aprova requisitos, o conceito e a estrutura da referência do sistema de controle interno dos fiscalizados, bem como estabelece a competência da UCI para elaborar, aprovar, modificar e executar o seu Plano Anual de Auditoria Interna – PAAI. d) Resolução Normativa nº 002/2018 – Câmara Municipal de Cáceres/MT – que estabelece as normas gerais para a implementação e operacionalização do Sistema de Controle Interno (SCI) da Câmara Municipal de Cáceres.

III – DA COMPOSIÇÃO DA AUDITORIA INTERNA

A auditoria interna da Câmara Municipal de Cáceres - MT é composta por servidores do quadro efetivo:

Nome	Função
Lucas Pinheiro Sposito	Controlador Interno

Para auxiliar nas atividades de auditoria o controle interno utiliza os acessos aos bancos de dados para fins de consulta e análise dos sistemas informatizados de Contabilidade, Controle Patrimonial, Licitação, Contratos, Compras, Transportes, Almoxarifado, Registro de Ata, Protocolo, Financeiro, Legislativo e Folha de Pagamento da Câmara Municipal de Cáceres.

Serão consultados também os registros físicos dos sistemas administrativos para subsidiar os trabalhos de auditoria.

A realização de trabalhos de auditoria interna de maior complexidade ou especialização poderá ter a colaboração técnica de outros servidores ou a contratação de terceiros, mediante solicitação da UCI, de forma justificada e com autorização do Presidente da Câmara Municipal.

IV – DA FINALIDADE DA AUDITORIA

O PAAI é o documento que orienta as normas para as auditorias internas, especificando os procedimentos e metodologia de trabalho a serem observados pelo controlador interno da UCI.

As auditorias têm a finalidade precípua de avaliar o cumprimento dos Sistemas Administrativos auditados quanto ao segmento dos procedimentos das Instruções Normativas já implementadas na Administração, baseada nos princípios da legalidade, legitimidade, economicidade, eficiência e eficácia, bem como recomendar e sugerir ações corretivas para os problemas detectados, cientificando aos auditados da importância em submeter-se às normas vigentes.

V – DOS FATORES CONSIDERADOS NA ELABORAÇÃO DO PAAI E OS SISTEMAS ENVOLVIDOS

O planejamento dos trabalhos de auditoria da UCI foi pautado em especial pelos seguintes fatores:

a) efetivo de pessoal lotado na UCI (01 Controlador Interno de carreira);

b) necessidades administrativas de gestão da Câmara Municipal;

c) materialidade, baseada no volume da área em exame;

Com base no exposto acima e considerando a relevância e a vulnerabilidade de cada Secretaria administrativa, serão auditados as seguintes Secretarias da Estrutura Administrativa da Câmara Municipal de Cáceres:

SECRETARIAS	PROCEDIMENTOS AUDITADOS
Secretaria de Aquisição, Licitação, Contratos e Patrimônio	01- Patrimônio: Avaliar a gestão sobre Bens Móveis. 02 – Frotas: Controle de combustível e uso de veículos. 03 - Contratos: formalização e execução.
Secretaria de Administrativa	04 – Recursos Humanos: Exame de Pagamento aos Servidores.
Secretaria de Contabilidade e Finanças	05 – Setor Financeiro: Pagamento de Diárias e Adiantamentos.

A decisão de auditar estas Secretarias se ateve a relevância e a vulnerabilidade de cada Secretaria administrativa, além de, relatórios de visitas técnicas in loco e decisões proferidas pelo Tribunal de Contas do Estado de Mato Grosso acerca das contas anuais da Câmara Municipal de Cáceres referente aos exercícios anteriores.

No decorrer do exercício de 2019 poderão ser incluídas outras Secretarias para serem objetos de auditoria se houver necessidade.

Os demais procedimentos das unidades executoras das Secretarias supramencionadas que não foram indicadas para auditoria estão sujeitos ao controle preventivo nos termos deste PAAI.

As auditorias serão realizadas em datas específicas e comunicadas as unidades responsáveis em até 15 dias para a realização constando: a data de início, bem como solicitará documentos e informações necessários à execução dos trabalhos.

Simultaneamente às atividades de auditoria nos sistemas supracitados, a UCI acompanhará a execução, no que for possível, os trabalhos das demais unidades administrativas envolvidas nos trabalhos administrativos.

Além das auditorias nas Secretarias elencadas acima, a UCI exercerá controle preventivo, mediante acompanhamento das unidades executoras quanto à:

a) elaboração dos seus controles internos, visando ao seu aprimoramento;

b) Auxiliando na edição de novas normativas para procedimentos de rotinas desprovidos de regulamentação.

No exercício do controle preventivo a UCI adotará as seguintes medidas:

a) Realizar encontros e reuniões com os servidores das unidades para dirimir eventuais dúvidas e questionamentos acerca da aplicabilidade, alcance e cumprimento das instruções normativas;

b) Emitir pareceres e recomendações para aprimorar o controle interno, quando constatado pela UCI falha nos procedimentos de rotinas;

c) Responder consultas das unidades executoras quanto a legalidade, legitimidade e economicidade de procedimentos de trabalho, bem como, nos casos de interpretação e/ou indicação da legislação aplicável à determinadas situações hipotéticas;

d) Informar e orientar as unidades executoras quanto às manifestações e recomendações de órgãos de controle externo que possam implicar diretamente na gestão das Secretarias e Departamentos;

O controle preventivo da UCI será realizado junto a essas Secretarias durante todo o exercício de 2019, sem data previamente fixada, posto que as medidas do tópico anterior serão adotadas sempre que a UCI verificar a sua necessidade quando do acompanhamento ou mediante provocação das unidades executoras ligadas às Secretarias.

Havendo a necessidade, por decisão da UCI ou mediante provocação do Presidente da Câmara, poderão ser objetos de auditoria especial no decorrer do ano de 2019 qualquer Secretaria já auditada.

VI – AÇÕES DE AUDITORIA INTERNA PREVISTAS

6.1 SECRETARIA DE AQUISIÇÃO, LICITAÇÃO, CONTRATOS E PATRIMÔNIO

AÇÃO DE AUDITORIA Nº. 001 - USO, GUARDA, MANUTENÇÃO E ABASTECIMENTO DOS VEÍCULOS OFICIAIS.

Avaliação Sumária: análise de uso, guarda, manutenção e abastecimento dos veículos oficiais da Câmara Municipal de Cáceres - MT.

Avaliação de Risco: despesas irregulares com manutenção de veículos, consumo de combustível indevido ou ilegítimo e utilização dos veículos de forma irregular.

Objetivo da Auditoria: observar a legalidade das despesas com manutenção de veículos, do consumo de combustível e uso dos mesmos.

Resultados Esperados: efetivo controle nos procedimento de uso, guarda, manutenção e controle de combustível dos veículos da Câmara Municipal de Cáceres, com observância das disposições da instrução normativa própria do setor.

Metodologia do Trabalho: por amostragem, tendo por base a análise de até 02 meses de controle sequenciais ou intercalados, decididos pelo Controlador Interno, aplicação de Check-List e entrevistas se necessário.

Cronograma: Março/2019.

Local: Secretaria de Aquisição, Licitação, Contratos e Patrimônio.

Conhecimentos específicos: IN SCI nº 003 Versão 2 e outras normas pertinentes à matéria.

AÇÃO DE AUDITORIA Nº. 002 - PATRIMÔNIO;

Avaliação Sumária: verificar se os controles internos administrativos adotados pelo Setor de Patrimônio estão atualizados, consistentes e atendendo à normatização aplicável à espécie.

Avaliação de Risco: Ausência de normatização interna dos procedimentos operacionais relativos aos bens móveis, como também, instrumento que defina competências e atribuições dos setores de gestão patrimonial.

Objetivo da Auditoria: Avaliar a gestão sobre Bens Móveis.

Resultados Esperados: correta movimentação dos bens móveis, existência de inventário atualizado.

Metodologia do Trabalho: Análise documental prévia, entrevistas junto ao gestor responsável pelo Patrimônio, testes de localização “in loco” dos mobiliários e equipamentos selecionados na amostra do inventário de 2018, sempre considerando o tempo de auditoria e a capacidade operacional deste Controlador Interno e aplicação de Check – List.

Cronograma: Abril/2019.

Local: Secretaria de Aquisição, Licitação, Contratos e Patrimônio.

Conhecimentos específicos: Normas pertinentes à matéria.

AÇÃO DE AUDITORIA Nº. 003 - FORMALIZAÇÃO E EXECUÇÃO DOS

CONTRATOS E ADITIVOS.

Avaliação Sumária: acompanhamento da formalização, fiscalização e execução dos contratos celebrados pela Câmara Municipal de Cáceres - MT.

Avaliação de Risco: contratações irregulares, descumprimento às cláusulas contratuais, falta de fiscalização quanto à execução e demais riscos conforme a MRC da Resolução Normativa nº 28/2017 – TCE/MT.

Objetivo da Auditoria: verificar o conteúdo e publicação; verificar o cumprimento da legislação vigente e se a fiscalização está sendo eficiente.

Resultados Esperados: assegurar a correta formalização dos processos e o acompanhamento eficaz da execução dos contratos.

Metodologia do Trabalho: por amostragem aleatória, tendo por base a análise de até 10% dos contratos e aditivos, incluindo no percentual a análise tanto de contratos quanto de aditivos será realizado análise documental, entrevistas se necessário e aplicação de Check – List.

Cronograma: Junho/2019.

Local: Secretaria de Aquisição, Licitação, Contratos e Patrimônio.

Conhecimentos específicos: Lei 8.666/93, e outras normas pertinentes à matéria.

6.2 SECRETARIA ADMINISTRATIVA

AÇÃO DE AUDITORIA Nº. 004 – FOLHA DE PAGAMENTO

Avaliação Sumária: Exame da folha de pagamento da Câmara Municipal de Cáceres - MT.

Avaliação de Risco: pagamento incorreto de horas; recolhimento incorreto dos valores referentes ao INSS/RPPS e IR.

Objetivo da Auditoria: observar o cumprimento das normas vigentes na confecção da folha de pagamento da Câmara Municipal de Cáceres.

Resultados Esperados: efetivo controle nos procedimento de confecção da folha de pagamento da Câmara Municipal de Cáceres.

Metodologia do Trabalho: Por amostragem, com base na folha de pagamento do mês escolhido pela UCI para a auditoria interna será realizado análise documental, entrevistas se necessário e aplicação de Check – List.

Cronograma: Agosto/2019.

Local: Secretaria Administrativa.

Conhecimentos específicos: Normas pertinentes à matéria.

6.3 SECRETARIA DE CONTABILIDADE E FINANÇAS

AÇÃO DE AUDITORIA Nº. 005 – DIÁRIAS e ADIANTAMENTOS

Avaliação Sumária: Conferência da legalidade das diárias e adiantamentos pagos aos servidores da Câmara Municipal de Cáceres - MT.

Avaliação de Risco: Servidores recebendo diárias e/ou adiantamentos em desconformidade com a legislação vigente e/ou não prestando contas das mesmas.

Objetivo da Auditoria: observar a legitimidade do recebimento de diárias e/ou adiantamentos aos servidores da Câmara Municipal de Cáceres.

Resultados Esperados: efetivo controle nas concessões de diárias e/ou adiantamentos aos servidores.

Metodologia do Trabalho: por amostragem, tendo por base a análise de até 02 meses de controle sequenciais ou intercalados, decididos pelo controlador interno será realizado analise documental, aplicação de Check-list e entrevistas, se for o caso.

Cronograma: outubro/2019.

Local: Secretaria de contabilidade e Finanças.

Conhecimentos específicos: Lei Complementar nº 25 de 27 de novembro de 1997 e Normas pertinentes à matéria.

VII – OUTRAS AÇÕES A SEREM REALIZADAS NO EXERCÍCIO DE 2019

7.1 REVISÃO E ATUALIZAÇÃO DE INSTRUÇÕES NORMATIVAS

No decorrer do exercício de 2019, além das atividades de auditoria interna, esta Controladoria Interna iniciará, junto as Secretarias, um processo de revisão e atualização das instruções normativas dos sistemas administrativos já implantados, a fim de criar, corrigir falhas de execução e alterações nas rotinas de trabalho.

Essas ações têm previsão de início a partir de 01/02/2019, com reuniões de planejamento com os responsáveis pelos sistemas administrativos. Após as reuniões se iniciarão os trabalhos de revisão e atualização das instruções normativas, que, após conclusão serão encaminhadas ao Presidente da Câmara Municipal de Cáceres/MT para aprovação final.

VIII – CONSIDERAÇÕES FINAIS

Ao longo do exercício, as atividades e o cronograma de execução dos trabalhos poderão sofrer alterações em função de algum fator que inviabilize a sua realização na data estipulada, tais como: trabalhos especiais, treinamentos (cursos e congressos), atendimento ao Tribunal de Contas do Estado ou outro órgão de controle externo, assim como atividades não previstas.

O resultado das atividades de auditoria será levado ao conhecimento do Presidente da Câmara Municipal e Diretores envolvidos para que tomem conhecimento e adotem as providências que se fizerem necessárias. As constatações, recomendações e pendências farão parte do relatório de auditoria.

O PAAI - Plano Anual de Auditoria Interna - em atendimento ao princípio constitucional da publicidade dos atos da Administração Pública será disponibilizado na íntegra no diário oficial do município, bem como publicado no site oficial da Câmara Municipal.

Cáceres - MT em 15 de janeiro de 2019

Lucas Pinheiro Sposito

Controlador interno