Jornal Oficial Eletrônico dos Municípios - Mato Grosso

​DECRETO MUNICIPAL N.º 047/2023

DECRETO MUNICIPAL N.º 047/2023

“DISPÕE SOBRE A GESTÃO DE DOCUMENTOS E INFORMAÇÕES DOS CONSELHOS MUNICIPAL DE CHAPADA DOS GUIMARÃES/MT - (GDICMCG-MT), E DÁ OUTRAS PROVIDÊNCIAS”

OSMAR FRONER DE MELLO, Prefeito Municipal de Chapada dos Guimarães, Estado de Mato Grosso, no uso de suas atribuições legais que lhe confere a Lei Orgânica Municipal, e;

Considerando a Notificação Recomendatória 2023, SIMP 000122-028/2023, da Promotoria de Justiça de Chapada dos Guimarães/MT;

Considerando a necessidade de agilizar as comunicações administrativas e aperfeiçoar as atividades arquivísticas, guardas e manutenção dos documentos e informações dos Conselhos Municipal, evitando assim desvio, extravio, deterioração, entre outros;

Considerando a responsabilidade dos Conselhos Municipal na proteção e conservação dos documentos de valor probatório, informativo, cultural e histórico, entre outros;

Considerando a Lei nº. 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que “dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências.”; e

Considerando o Decreto nº. 4.073, de 3 de janeiro de 2002, que “regulamenta a lei nº. 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados.”.

D E C R E T A:

Art. 1º. Estabelece a Gestão de Documentos e Informações dos Conselhos Municipal de Chapada dos Guimarães/MT, (classificação, racionalização, avaliação, organização e destinação criteriosa de documentos públicos), integradas às soluções tecnológicas adequadas ao Município de Chapada dos Guimarães/MT, quando houver, com as seguintes competências:

I. estabelecer diretrizes para a gestão de documentos públicos e informações dos Conselhos Municipal de Chapada dos Guimarães/MT;

II. verificar a adequada aplicação das normas legais vigentes nas eliminações, transferências e recolhimentos dos documentos públicos municipal;

III. articular e orientar as atividades arquivísticas, as ações relacionadas à implantação do GDICMCG-MT;

IV. dirimir dúvidas relativamente à destinação final dos documentos públicos;

V. fomentar a organização dos documentos e dos arquivos, de modo a propiciar o acesso às informações neles contidas;

VI. incentivar sempre que possível a cooperação entre os Conselhos Municipal de Chapada dos Guimarães/MT e outros Municípios, nacionais e internacionais, órgãos de governo estaduais e federais, instituições interessadas no desenvolvimento municipal, de cultura, pesquisa científica, ou qualquer outra instituição, entidade, associação ou empresa que contribua para o aperfeiçoamento de Políticas Públicas e para a valorização dos sistemas de informação e do patrimônio documental.

Art. 2º. São arquivos públicos os conjuntos de documentos:

I. produzidos e recebidos por órgãos e entidades públicas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipal, em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias;

II. produzidos e recebidos por agentes do Poder Público, no exercício de seu cargo ou função ou deles decorrente;

III. produzidos e recebidos pelas empresas públicas e pelas sociedades de economia mista;

IV. produzidos e recebidos pelas Organizações Sociais, definidas como tal pela Lei nº. 9.637, de 15 de maio de 1998, e pelo Serviço Social Autônomo Associação das Pioneiras Sociais, instituído pela Lei nº. 8.246, de 22 de outubro de 1991.

Art. 3º. Os documentos públicos de valor permanente, que integram o acervo arquivístico das empresas em processo de desestatização, parcial ou total, serão recolhidos a instituições arquivísticas públicas, na sua esfera de competência.

Parágrafo único. Os documentos de que trata este decreto são inalienáveis e não são sujeitos a usucapião, nos termos do Art. 10 da Lei nº. 8.159, de 1991.

Art. 4º. Para efeitos do disposto neste Decreto, considera-se:

I. acondicionamento - embalagem ou guarda de documentos visando à sua preservação e acesso.

II. amostragem documental - fragmento representativo de um conjunto de documentos destinado à eliminação, selecionado para guarda permanente por meio de critérios qualitativos e quantitativos.

III. atividade-meio - ação, encargo ou serviço que um órgão leva a efeito para auxiliar e viabilizar o desempenho de suas atribuições específicas e que resulta na produção e acumulação de documentos de caráter instrumental e acessório.

IV. atividade-fim - ação, encargo ou serviço que um órgão leva a efeito para o efetivo desempenho de suas atribuições específicas e que resulta na produção e acumulação de documentos de caráter substantivo e essencial para o seu funcionamento.

V. avaliação documental - processo de análise que permite a identificação dos valores dos documentos, para fins da definição de seus prazos de guarda e de sua destinação.

VI. documento de arquivo - registro de informação, em qualquer suporte, inclusive o magnético ou óptico, produzido, recebido ou acumulado por órgão ou entidade da Administração Pública.

VII. eliminação - destruição de documentos que na avaliação foram considerados sem valor permanente, por meio de fragmentação manual ou mecânica.

VIII. higienização - retirada, por meio de técnicas apropriadas, de poeira e outros resíduos, com vistas à preservação de documentos.

IX. massa documental acumulada - volume de documentos produzidos e recebidos no exercício de funções e atividades dos órgãos e entidades públicas e privadas que foram acumulados ao longo do tempo.

Art. 5º. O processo de avaliação da massa documental acumulada nos arquivos dos Conselhos Municipal deverá ser iniciado com a identificação e separação dos documentos produzidos e acumulados.

Art. 6º. Os Conselhos Municipal custodiadores de documentos de guarda intermediária ou permanente deverão promover ações de conservação preventiva para desacelerar o processo de degradação dos documentos, mediante:

I. controle ambiental, com monitoramento permanente de temperatura, umidade, iluminação e qualidade do ar, por meio das seguintes ações:

a. evitar oscilações bruscas de temperatura e umidade na área do acervo, observando as características particulares dos diversos suportes;

b. impedir a incidência direta de raios solares sobre os documentos por meio de filtros UV ou persianas;

c. proteger os documentos de partículas sólidas e gases poluentes, por meio da vedação de portas e janelas;

d. manter as mídias magnéticas distantes de campos magnéticos.

II. combate aos agentes biológicos como fungos, roedores e insetos, por meio das seguintes ações:

a. assegurar a circulação de ar constante na área do acervo;

b. impedir o consumo de alimentos e bebidas em áreas de acervo, bem como a estocagem de materiais de limpeza e a instalação de pia, banheiro, fogão, botijão de gás e tubulação de água e esgoto no local;

c. regularizar a limpeza do acervo e de salas arredores;

d. isolar documentos do acervo que estejam com indícios de infestação;

e. dedetizar, desinsetizar e desratizar a instituição periodicamente.

II. orientação aos profissionais e usuários sobre as formas adequadas de manuseio dos documentos, por meio das seguintes ações:

a. uso de luvas e máscaras descartáveis, óculos de segurança incolor e jaleco branco;

b. vigilância permanente para impedir furtos, danos ou a deterioração dos documentos.

III. realização de intervenções para garantir a estabilização dos documentos, por meio das seguintes ações:

a. desmetalizar os documentos que contenham objetos metálicos que contribuam para sua deterioração, como clipes e grampos, substituindo-os por materiais plásticos ou metal não oxidável;

b. higienizar os documentos, observando os cuidados necessários nos casos especiais de fragilidade física, com trinchas, escovas macias e flanelas de algodão a seco para liberá-los de poeira e de outros resíduos;

c. acondicionar documentos textuais em caixas arquivo de polipropileno, adequadas às suas dimensões;

d. acondicionar os documentos fotográficos, audiovisuais, cartográficos, micrográficos e informáticos em embalagens adequadas às suas dimensões e de acordo com suas características;

e. o acondicionamento de documentos textuais deve ser feito em caixas arquivo de polipropileno (polionda), adequadas às suas dimensões e de acordo com suas características, e em cada caixa deve conter apenas um conjunto de documentos do mesmo tipo documental.

f. as caixas arquivo deve ser identificadas com as seguintes informações na etiqueta: Conselho (nome do conselho e a secretaria do qual esteja vinculado), unidade produtora, função, subfunção, atividade, série documental, data-limite, prazos de guarda na unidade produtora e na unidade com atribuições de arquivo, destinação, observações e número da caixa. Exemplo:

g. promover a atualização e a manutenção do ambiente tecnológico, bem como a aplicação rotineira de técnicas de preservação dos documentos arquivísticos digitais.

Art. 7º. A eliminação de quaisquer documentos públicos dos Conselhos Municipal deverá ser autorizada pelo Presidente do respectivo Conselho Municipal, nos termos do Art. 9º da Lei Federal nº. 8.159, de 8 de janeiro de 1991.

Parágrafo único. A eliminação de documentos públicos decorre do trabalho de avaliação documental realizado pela Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo e deverá ser efetuada nos prazos estabelecidos na Temporalidade de Documentos, nos termos da legislação vigente.

Art. 8º. A eliminação de documentos considerados sem valor para guarda permanente deverá ser realizada em conformidade com os seguintes procedimentos:

I. consultar a Procuradoria Geral do Município, quando for o caso, por intermédio da Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo, quando for o caso, acerca das ações judiciais encerradas ou em curso nas quais o Conselho Municipal figure como autor ou réu, para que se possa dar cumprimento aos prazos prescricionais e precaucionais de guarda;

II. selecionar amostragens para guarda permanente dos documentos destinados à eliminação, por meio de critérios qualitativos e quantitativos, propostos pela Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo, quando for o caso;

III. fragmentar, manual ou mecanicamente, os suportes de registro das informações de documentos públicos sem valor para guarda permanente;

IV. doar as aparas resultantes da fragmentação dos documentos para que sejam objeto de reciclagem;

Art. 9º. Os documentos destinados à guarda permanente dos Conselhos Municipal cujas atividades cessaram ou encontram-se em processo de desestatização, parcial ou total, deverão ser recolhidos à Unidade do Arquivo Público do Município de Chapada dos Guimarães/MT.

Art. 10. Os documentos de guarda permanente deverão ser mantidos e preservados pelo próprio Conselhos Municipal produtor ou recolhidos à Unidade do Arquivo Público do Município de Chapada dos Guimarães/MT, visando assegurar o pleno acesso às informações neles contidas, nos termos da legislação vigente.

Art. 11. Caberá aos Conselhos Municipal custodiadores de documentos públicos dos Conselhos Municipal tomar as providências necessárias para assegurar o direito de acesso pleno às informações neles contidas, ressalvadas aquelas de caráter sigiloso, nos termos da lei.

Art. 12. Os procedimentos que orientam as transferências e recolhimentos de documentos à Unidade do Arquivo Público do Município de Chapada dos Guimarães/MT deverão ser observados, internamente, pelos demais Conselhos Municipal custodiadores de documentos intermediários e permanentes.

Art. 13. A responsabilidade direta da guarda, proteção, manutenção e conservação dos documentos produzidos e recebidos pelos Conselhos Municipal de Chapada dos Guimarães/MT é do Presidente Conselheiro(a), bem como de seus membros que compõem cada Conselho.

Art. 14. Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que destruir, inutilizar ou deteriorar documentos de guarda permanente, nos termos do Art. 62 da Lei Federal nº. 9.605, de 12 de fevereiro de 1998, do Art. 72 do Decreto federal nº. 6.514, de 22 de julho de 2008.

Art. 15. Este decreto entra em vigor na data de publicação, revogando-se as disposições em contrário.

Paço Municipal Pedro Reindel em Chapada dos Guimarães, 30 de junho de 2023.

OSMAR FRONER DE MELLO

Prefeito Municipal