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11 de Outubro de 2023.
DECRETO MUNICIPAL Nº 4.623 DE 10 DE OUTUBRO DE 2023.
Regulamenta a Gestão e Fiscalização de Contratos, Atas de Registro de Preços ou Instrumentos Equivalentes e Estabelece Normas para Execução, Fiscalização, Alteração e seus Pagamentos, nos Termos da Lei Federal nº 14.133/2021.
O Prefeito do Município de Mirassol D’Oeste, Estado do Mato Grosso, no uso das atribuições conferidas pela Lei Orgânica Municipal e nos termos da alínea “c” do inciso XVI do art. 6º, inciso III do art. 104, §§ 1º, 2º e 3º e caput do art. 117, artigos 170 e 171, todos da Lei Federal nº 14.133/2021
DECRETA:
CAPÍTULO I
Objetivo da Norma
Art. 1º Este Decreto define as regras sobre a gestão e fiscalização dos contratos administrativos celebrados pelo Município.
Art. 2º Caberá ao Prefeito designar agentes públicos para o desempenho das funções de fiscalização do contrato que:
I - sejam, preferencialmente, servidores de cargos de provimento efetivo e que possuam conhecimento sobre o objeto do contrato a fiscalizar;
II - sejam, preferencialmente servidores de Secretarias diferentes daquela à que o contrato esteja vinculado;
III - tenham atribuições de seu cargo, relacionadas ao objeto do contrato ou possuam formação técnica ou acadêmica compatível com complexidade do contrato, comprovado na sua pasta funcional;
IV - que não sejam cônjuge ou companheiros dos contratados nem tenham com eles vínculo de parentesco, colateral ou por afinidade, até o terceiro grau, ou de natureza técnica, comercial, econômica, financeira, trabalhista e civil;
V - que tenham recebido capacitação específica para o exercício da fiscalização de contrato, ou demonstrar notável conhecimento e experiência de execução de contrato;
VI - que não esteja respondendo a expediente de natureza disciplinar;
VII - que não tenha sofrido nenhuma pena ou sanção disciplinar ou administrativa nos últimos três exercícios.
§ 1º As Secretarias indicarão os agentes públicos que irão atuar como fiscais de contratos e seus suplentes por ocasião da emissão da solicitação de aquisição de bens, produtos ou serviços.
§ 2º A portaria de designação do fiscal será baixada pelo Prefeito antes da celebração do contrato, no qual constará cláusula com o nome do fiscal.
Art. 3º Não poderá atuar como fiscal o servidor que:
I - tenha interesse pessoal direto ou indireto no resultado do contrato;
II - esteja litigando judicial ou administrativamente com o preposto, gerentes, diretores, proprietários ou sócios da empresa contratada ou respectivos cônjuges ou companheiros;
III - tenha amizade íntima ou inimizade notória com alguma das pessoas indicadas no item anterior;
IV - tenha, por qualquer condição, aconselhado a parte contratada ou tenha, a qualquer momento, por qualquer título, recebido honorários, créditos, presentes ou favores;
V - tenha participado na qualidade de Pregoeiro ou Agente de Contratação do procedimento licitatório ou de dispensa ou inexigibilidade de licitação que originou o contrato;
Art. 4º Não poderão atuar na fiscalização de contrato o Prefeito, os Secretários Municipais, os integrantes do corpo jurídico e da Unidade de Controle Interno, por serem suscetíveis de se manifestar sobre os atos praticados na fase da execução contratual.
Art. 5º O servidor designado somente poderá recusar o encargo nas hipóteses previstas nos artigos 2º, 3º e 4º do presente Decreto.
Parágrafo Único. Especificamente quanto aos incisos II e IV do art. 2º, o servidor poderá solicitar reconsideração sob o fundamento de não deter os conhecimentos a que se referem os referidos incisos, o que será examinado pelo Gestor, motivando a decisão acerca do pedido, que poderá ou não ser acatado.
Art. 6º O servidor que incorrer em impedimento deve comunicar o fato ao Gestor, indicando a causa com elementos objetivos de avaliação e abstendo-se de atuar até a deliberação do incidente.
Art. 7º A omissão do dever de comunicar o impedimento constitui falta grave, para efeitos disciplinares.
Art. 8º Excluindo-se as hipóteses previstas nos artigos 2º e 3º, a exoneração do fiscal deverá ser sempre motivada.
Art. 9º Os gestores e fiscais de contratos, no exercício da fiscalização, contarão com o auxílio da Procuradoria Geral e da Controladoria Geral, que deverão dirimir dúvidas e subsidiá-los com informações relevantes para prevenir riscos na execução contratual.
Art. 10. Dentre as regras de fiscalização dos contratos caberão aos gestores e fiscais de contratos:
I - o dever de anotar em registro próprio todas as ocorrências relacionadas à execução do contrato, determinando o que for necessário para a regularização das faltas ou dos defeitos observados;
II - informar aos superiores em tempo hábil os fatos ocorridos para a adoção das medidas convenientes, a situação que demandar decisão ou providência que ultrapasse sua competência;
III - solicitar, quando julgar necessário, a contratação de terceiros para assisti-los ou subsidiá-los com informações técnicas, sendo o contratado corresponsável pelas informações prestadas à fiscalização;
IV - exigir que o contratado mantenha a indicação formal de preposto e aceito pelo gestor ou fiscais do contrato, no local da obra ou do serviço para representá-lo na execução do contrato, ao qual o fiscal se reportará nas comunicações sobre problemas na execução do contrato, fixando prazo ao preposto para regularização;
V - estar ciente que falhas na fiscalização ensejam responsabilização para si.
Art. 11. O edital da licitação conterá ou fará menção a atos que definem as regras relativas à fiscalização, à gestão do contrato, à entrega do objeto e às condições de pagamento, situações que devem ser rigorosamente observadas pelos agentes públicos designados “gestores e fiscais de contrato”.
Parágrafo único. Independente de previsão expressa em ato convocatório, os contratados estão sujeitos as regras de fiscalização definidas neste decreto, nas instruções normativas e demais atos que regulamentam a aplicabilidade da Lei Federal nº 14.133/2021.
Art. 12. É responsabilidade do Secretário da pasta indicar os fiscais de contratos que são agentes essenciais no acompanhamento da execução da prestação dos serviços ou aquisição de material, cabendo-lhes garantir o cumprimento de cada etapa e cláusulas contratuais, realizando registros e determinando em tempo hábil a correção de falhas que possam impactar no resultado pretendido pela Administração.
Parágrafo único. Para os contratos que envolvam alocação de mão de obra, os fiscais de contrato também são responsáveis pelo rigoroso acompanhamento do cumprimento, pelo contratado, das obrigações trabalhistas e previdenciárias do contrato, exigindo comprovação e certidões de quitações regulares.
CAPÍTULO II
Responsabilidades da Autoridade Competente
Art. 13. Para efeitos deste Decreto a autoridade máxima do Poder Executivo é o Prefeito, responsável pela designação dos fiscais indicados pelos Secretários Municipais.
§ 1º Caso os Secretários sejam omissos na indicação dos futuros fiscais, acumularão as funções de gestor e fiscal do contrato, respondendo administrativamente e civilmente.
Art. 14. Na designação dos agentes públicos para atuarem como fiscais de contratos, a autoridade competente (Prefeito) observará:
I - sua formação acadêmica ou técnica, ou seu conhecimento notável ou prático em relação ao objeto contratado;
II - a segregação entre as funções, vedada a designação do mesmo agente público para atuação simultânea naquelas mais suscetíveis a riscos durante o processo de contratação;
III - previamente à designação, o comprometimento concomitante do agente com outros serviços, além do quantitativo de contratos sob sua responsabilidade, com vistas a uma adequada fiscalização contratual, não podendo recair sobre um mesmo fiscal a designação para fiscalizar mais que 05 (cinco) contratos;
IV - a capacitação técnica dos designados fazendo constar em pasta funcional, comprovação de treinamento e formação em nível exigido para o exercício da fiscalização.
§ 1º Dependendo da natureza do objeto, caso não haja servidores qualificados ou servidores suficientes no quadro do Município para exercer a fiscalização, poderão ser atribuídos até 08 (oito) contratos a cada fiscal.
§ 2º A fiscalização quanto à legitimidade dos agentes públicos que atuarão na fiscalização de contratos é de responsabilidade do outorgante e da Controladoria Geral, nos termos do § 1º e caput do art. 70 da Constituição Federal.
CAPÍTULO III
Da Fiscalização e Gestão de Contratos
Art. 15. A gestão e fiscalização de Contratos, definida neste decreto, tem como objetivo atender as normas gerais de licitações e contratos, e assegurar que toda execução de contrato será fiscalizada por servidores especialmente designados.
§ 1º Nenhuma ordem de fornecimento ou de serviço poderá ser expedida se não for definido no contrato ou em ato específico o nome dos servidores ou comissão responsável pela fiscalização da execução do Contrato, sob pena de responsabilidade integral do ordenador de despesa.
§ 2º Os Fiscais do Contrato são agentes públicos munidos de poderes de representante da Administração Pública Municipal, indicados para acompanhar e fiscalizar a execução contratual e atestar os resultados alcançados pela contratação.
Art. 16. Os fiscais de contratos terão acesso irrestrito aos locais de execução dos contratos e aos documentos necessários para o exercício de suas funções.
Parágrafo único. Os fiscais receberão cópias dos contratos e dos autos, formais ou eletrônicas, que deram origem à contratação, inclusive os aditivos, e poderão:
I - ter livre acesso às instalações em que for executado o objeto do contrato, incluindo banco de dados;
II - acompanhar a execução do contrato por meio de sistema eletrônico e fazer registros de qualquer forma;
III - ter acesso à auditoria interna, técnica e contábil, bem como realizar diligência na sede do contratado;
IV - requerer esclarecimentos ao responsável técnico pela obra ou pelo fornecimento;
V - solicitar auxílio aos órgãos de assessoramento técnico, jurídico ou de controle.
CAPÍTULO IV
Definições e Conceitos
Art. 17. Para efeito deste decreto serão consideradas as definições e conceitos constantes nos incisos do art. 6º da Lei Federal nº 14.133/2021 e os seguintes:
I - adimplemento do Contrato - o cumprimento de todas as obrigações ajustadas pelas partes contratantes;
II - compra - aquisição remunerada de bens para fornecimento de uma só vez ou parceladamente, considerada imediata aquela com prazo de entrega de até 30 (trinta) dias da ordem de fornecimento ou pedido de empenho;
III - serviço - atividade ou conjunto de atividades destinadas a obter determinada utilidade, intelectual ou material, de interesse da Administração;
IV - obra - toda atividade estabelecida, por força de lei, como privativa das profissões de arquiteto e engenheiro que implica intervenção no meio ambiente por meio de um conjunto harmônico de ações que, agregadas, formam um todo que inova o espaço físico da natureza ou acarreta alteração substancial das características originais de bem imóvel;
V - contrato administrativo - todo e qualquer ajuste entre órgãos ou entidades da Administração Pública e particulares, em que haja um acordo de vontades para a formação de vínculo e a estipulação de obrigações recíprocas em suas cláusulas, subcláusulas e itens, seja qual for a denominação utilizada;
VI - contratado - pessoa física ou jurídica, ou consórcio de pessoas jurídicas, signatária de contrato com a Administração;
VII - contratante - pessoa jurídica integrante da Administração Pública responsável pela contratação;
VIII - licitante - pessoa física ou jurídica, ou consórcio de pessoas jurídicas, que participa ou manifesta a intenção de participar de processo licitatório, sendo-lhe equiparável, o fornecedor ou o prestador de serviço que, em atendimento à solicitação da Administração, oferece proposta;
IX - cronograma físico-financeiro - previsão de desembolso financeiro vinculado à execução de obra, serviço ou fornecimento de bens, conforme dispuser o termo de referência;
X - especificação técnica - equivale ao projeto básico ou termo de referência utilizado para aquisição de materiais ou equipamentos, conforme o contido no artigo 40 da Lei 14.133/21;
XI - fiscal do contrato - servidor designado pela autoridade competente para ser o representante do Município, com capacidade técnica e conhecimento sobre o objeto da contratação, para apoiar o Gestor do Contrato, acompanhar e fiscalizar a execução de contratos ou de outros documentos hábeis;
XII - fiscalização - atividade exercida de modo sistemático pelo contratante e seus prepostos, objetivando a verificação do cumprimento das disposições contratuais, técnicas e administrativas, em todos os seus aspectos;
XIII - gestor do contrato - servidor com atribuições gerenciais, técnicas e operacionais relacionadas ao processo de gestão do contrato, indicado pela autoridade competente ou, na ausência de indicação, o Secretário titular da pasta requisitante;
XIV - inexecução ou inadimplência do contrato - descumprimento total ou parcial de suas cláusulas e condições ajustadas, devido a ação ou omissão de qualquer das partes contratantes;
XV - objeto do contrato - descrição resumida indicadora da finalidade do contrato;
XVI - preposto - funcionário representante da contratada, responsável por acompanhar a execução do contrato e atuar como interlocutor principal junto à contratante, incumbido de receber, diligenciar, encaminhar e responder as principais questões técnicas, legais e administrativas referentes ao andamento contratual, sem que exista a pessoalidade e a subordinação direta com a Administração Pública;
XVII - rescisão - encerramento ou a cessação da eficácia do contrato antes do encerramento de seu prazo de vigência;
XVIII - registro de ocorrências - documento (livro, caderno ou folhas) no qual serão anotadas todas as ocorrências relacionadas com a execução do contrato;
XIX - unidade requisitante - unidade administrativa (Secretaria) que integra a estrutura organizacional do Município, responsável pela formalização do pedido (atos preliminares à licitação) e pela gestão e acompanhamento do contrato e de outros instrumentos hábeis firmados entre as partes;
XX - vigência do contrato - período compreendido entre a data estabelecida para o início da execução contratual, que pode coincidir com a data da assinatura e o cumprimento total da obrigação contratada.
CAPÍTULO V
Objetivo e Diretrizes
Art. 18. Quando o objeto da contratação representar grande porte ou complexidade do empreendimento ou pela ausência de profissional técnico especializado no quadro de servidores do Município e pela carência de recursos humanos, poderão ser contratados terceiros com comprovação de notoriedade, para assistir ou subsidiar o gestor e os fiscais do contrato na condição de supervisão técnica com emissão de laudos e documentos complementares.
Art. 19. A execução do contrato é uma das etapas do processo de contratação que resulta em cumprir as cláusulas pactuadas pelas partes em decorrência do procedimento administrativo de licitação, dispensa ou inexigibilidade.
Art. 20. A gestão dos contratos com terceiros é atividade exercida pela Administração visando o controle, acompanhamento e fiscalização do fiel cumprimento das obrigações assumidas pelas partes, de forma a se assegurar que a execução do contrato ocorra com qualidade e em respeito à legislação vigente, assegurando ainda:
I - segurança para o Gestor do Contrato e para os Fiscais da execução do contrato;
II - a plena execução das regras do Estudo Técnico Preliminar (ETP), Termo de Referência (TR) e as atividades programadas no projeto básico, projeto executivo e congêneres e a garantia da execução do objeto contratual;
III -a correta aplicação dos recursos financeiros de responsabilidade do Município;
IV - o atendimento das necessidades do Município, no momento adequado e no prazo ajustado;
V - a adequação das contratações, por meio do envolvimento das áreas de competência, na elaboração dos atos da fase preparatória da contratação, que lhes interessam diretamente;
VI - o cumprimento das obrigações do Município de forma a que os fornecedores considerem o órgão como confiável, com reflexos favoráveis nos custos apurados nas licitações;
VII - o efetivo cumprimento das cláusulas contratuais, assegurando o cumprimento das obrigações e a excelência no atendimento aos requisitos técnicos e de qualidade nas obrigações contratuais;
VIII - uma contínua ascensão da qualidade dos procedimentos licitatórios, por meio da incorporação das correções feitas em procedimentos anteriores, tanto em sanções como em exigências;
IX - o registro completo e adequado de faltas cometidas pelo fornecedor de forma a facilmente solucionar as suas contestações quanto à inadimplência;
X - a correta aplicação dos recursos públicos, garantindo estar sendo pago o que efetivamente foi recebido em obras, serviços, materiais e equipamentos;
XI - o tratamento de todas as empresas contratadas com igualdade de procedimentos, eliminando qualquer forma de tratamento que possa representar descumprimento dos princípios da isonomia, legitimidade e da legalidade;
XII - os procedimentos administrativos claros e simples, com burocracia reduzida, de forma que a gestão e a fiscalização de contratos não se transformem em mais uma carga de problemas para os gestores das respectivas áreas requisitantes;
XIII - cumprimento da transparência pública, com disponibilização de atos convocatórios e autos processuais via arquivo eletrônico.
CAPÍTULO VI
Gestor e Fiscal de Contratos e Congêneres
Art. 21. A execução do contrato ou congêneres serão fiscalizados e acompanhados por servidores do Município denominados Gestor e Fiscal de Contratos, sem prejuízo para atuação dos órgãos fiscalizadores internos e externos.
Seção I
Gestor do Contrato
Art. 22. O gestor do contrato ou atos congêneres é o responsável para acompanhar a execução dos ajustes firmados, promovendo medidas necessárias à fiel execução das condições pactuadas.
Parágrafo único. O gestor do contrato é o agente público que tem a responsabilidade de gerenciar o contrato ou congênere, decidir sobre eventuais e possíveis alterações contratuais das condições inicialmente estabelecidas, decidir sobre a execução do contrato e sobre a celebração de seus termos aditivos e a troca dos fiscais de contrato.
Art. 23. É dever do gestor do contrato ou congênere primar para que não haja alteração no objeto do ajuste, atentando-se para o cumprimento dos prazos contratuais e fazendo o gerenciamento necessário dos processos de modo eficiente.
§ 1º Compete ao gestor do contrato, zelar pela fiel observância da ordem cronológica do processo, do pagamento ou repasses das obrigações de fornecimento, locação, realização de obras e serviços, decidindo sobre eventuais atrasos nos pagamentos em face de relevantes razões de interesse público devidamente justificado.
§ 2º É atribuição do gestor do contrato, acompanhar a condução de cada etapa da execução, decidindo sempre mediante justificativa escrita e publicada sobre a prorrogação dos prazos de início, conclusão e entrega, nos casos de alteração das especificações do objeto, interrupção da execução contratual, redução do ritmo de trabalho da execução, impedimento da execução por ato ou fato de terceiros, omissão ou atraso de providências da própria Instituição, sem prejuízos da aplicação de sanções cabíveis.
§ 3º Ao gestor do contrato, compete decidir, mediante orientação jurídica prévia, sobre alterações unilaterais ou consensuais das cláusulas contratuais, solicitando alteração através de termo aditivo, deferido pela autoridade competente.
§ 4º É responsabilidade do gestor do contrato, estabelecer limites para subcontratação de partes da obra, serviço ou fornecimento.
§ 5º É obrigação do gestor do contrato, exigir que a contratada mantenha, durante a execução do contrato, as condições de habilitação, requerendo as certidões de regularidade fiscal da empresa e outros documentos que, porventura, tenham sido exigidos no momento de sua habilitação.
Art. 24. Nos contratos em que for permitida a subcontratação de serviços, o gestor do contrato é responsável pela aprovação e pelo acompanhamento, exigindo o cumprimento das obrigações trabalhistas e previdenciárias de responsabilidade da contratada.
Art. 25. É responsabilidade do gestor do contrato, solicitar a suspensão da execução contratual ou a sua rescisão, devidamente fundamentada, mediante justificativa escrita e precedido de análise jurídica prévia, sempre observando os princípios do contraditório e da ampla defesa, na forma com que dispõe o inciso LV do art. 5º, da Constituição Federal.
Art. 26. É dever do gestor do contrato, planejar, organizar, negociar, implementar e controlar o contrato e submeter-se ao controle dos órgãos fiscalizadores e dar ciência à autoridade competente sempre que ocorrer fatos relevantes.
Art. 27. São atribuições correlatas ao gestor do contrato e congêneres:
I - quando o requisitante elaborar o Termo de Referência, levantar as necessidades e discutir todos as características do objeto, para que este venha a atender adequadamente a demanda e as necessidades da Administração Pública Municipal;
II - atentar para o criterioso dimensionamento das necessidades e verificar se estão claramente definidas as quantidades e os valores (unitários/mensais/anuais) e incluídos no planejamento municipal;
III -formatar o objeto, sempre que necessário, conjuntamente com a equipe de planejamento de sua pasta;
IV - tomar a iniciativa de elaborar os atos que compõe a fase preparatória do processo administrativo de compras ou licitação, atentando para o atendimento pleno às exigências contidas nos decretos e atos normativos que regulam aquela matéria;
V - fazer incluir o objeto no Plano de Contratações Anual (PCA) e observar o prazo de tramitação razoável para cada processo administrativo, correspondente ao tempo necessário para execução das seguintes etapas: inclusão no planejamento, solicitação da unidade demandante, estudo técnico preliminar, consultas de mercado, nivelamento de informações técnicas/jurídicas, análise jurídica prévia, deliberação, formatação do instrumento jurídico e assinatura;
VI - acompanhar a tramitação interna dos processos administrativos de compras e licitações, estabelecendo comunicação eficiente com os parceiros internos e externos e adotando soluções para o cumprimento dos prazos para aprovação do pedido, evitando gargalos na fase de deliberação;
VII - atentar que, caso sejam necessários ajustes de qualquer natureza, é preciso instruir o processo com a respectiva justificativa desse procedimento;
VIII - revisar o instrumento jurídico, verificando se o objeto acordado e autorizado reflete a negociação entre as partes, inclusive quanto aos valores;
IX - gerir os prazos de vigência dos contratos, tendo em vista que pedidos de aditamentos devem ser iniciados no mínimo com 30 (tinta) dias de antecedência;
X - controlar o saldo e a vigência dos contratos e congêneres;
XI - acompanhar e fiscalizar a prestação do serviço e/ou o recebimento de materiais, com métodos e relatórios específicos para cada modalidade de processo administrativo, que permitam mensurar e atestar a execução, demonstrando os resultados da contratação por gestão de competência;
XII - assegurar que as metas e objetivos pactuados no processo estejam sendo executados com êxito, qualidade e tempestividade, verificando os riscos para Administração na contratação;
XIII - planejar, administrar e controlar os recursos (físicos e financeiros) envolvidos no processo, respondendo pela sua utilização adequada e garantindo sua eficiência;
XIV - indicar formalmente os servidores da sua unidade administrativa que exercerá a função de fiscal do contrato.
Art. 28. São obrigações da Secretaria solicitante:
I – conhecer e opinar sobre os pedidos de revisão e reequilíbrio econômico-financeiro, buscando subsídios no procedimento licitatório quando necessário, submetendo-os à decisão do Prefeito;
II – comunicar o fiscal sobre os pedidos de rescisão unilateral;
III – controlar a vigência dos contratos solicitados, decidindo sobre a necessidade e conveniência para a Administração de elaboração de termo aditivo de prazo, enviando solicitação por escrito com antecedência mínima de 30 (trinta) dias à Coordenadoria de Compras e Licitações (seção de Contratos) para elaboração, dando ciência ao fiscal;
IV – receber as representações do fiscal quanto a incidentes que não pôde solucionar, tomando as providências cabíveis;
V – adotar medidas, junto à Secretaria de Fazenda, referentes à glosa ou bloqueio de pagamentos, no caso de pendências por parte da empresa apontadas pelo fiscal;
VI – avaliar as situações de risco que cheguem ao seu conhecimento, levando-as a ciência da autoridade máxima competente quando a gravidade assim o exigir;
VII – designar quando for o caso, o responsável ou comissão para recebimento definitivo do objeto;
Seção II
Fiscal do Contrato
Art. 29. Os fiscais do contrato e congêneres são os representantes da Administração e agentes de controle que terão como função principal supervisionar de maneira abrangente o ato e registrar em ato próprio todas as ocorrências relacionadas com a execução, visando a garantia da qualidade contratual, determinando o que for necessário à regularização das faltas ou defeitos observados..
Art. 30. Quando verificarem ocorrências relacionadas à execução do contrato, os fiscais possuem autonomia para determinar o que for necessário para a regularização das faltas ou dos defeitos observados e a troca de produtos ou empregado do contratado.
Art. 31. Os fiscais do contrato informarão a seus superiores, em tempo hábil para a adoção das medidas convenientes, a situação que demandar decisão ou providência que ultrapasse sua competência.
Art. 32. Na hipótese da contratação de terceiros para assessorar o fiscal em suas funções, deverão ser observadas as seguintes regras:
I - a empresa ou o profissional contratado assumirá responsabilidade civil objetiva pela veracidade e pela precisão das informações prestadas, firmará termo de compromisso de confidencialidade e não poderá exercer atribuição própria e exclusiva de fiscal de contrato;
II - a contratação de terceiros não eximirá de responsabilidade os fiscais do contrato, nos limites das informações recebidas do terceiro contratado.
Art. 33. Cabe aos fiscais do contrato identificar as necessidades do projeto ou contrato e exigir o seu cumprimento, verificando in loco sua execução, fazendo os registros necessários, incluindo os de identificação do local por coordenadas de Sistema de Posicionamento Global (Global Positioning System - GPS) e arquivo eletrônico e fotográfico, quando possível.
§ 1º Quando detectada alguma falha na execução do contrato, os fiscais notificarão e obrigarão o contratado a reparar, corrigir, remover, reconstruir ou substituir, a suas expensas, no total ou em parte, o objeto do contrato em que se verificarem vícios, defeitos ou incorreções resultantes de sua execução ou de materiais nela empregados.
§ 2º Os fiscais do contrato responsabilizarão formalmente o contratado quanto a responsabilidade pelos danos causados diretamente à Administração ou a terceiros em razão da execução do contrato, e não excluirá nem reduzirá essa responsabilidade a fiscalização ou o acompanhamento pelo contratante.
Art. 34. Os fiscais do contrato deverão fazer juntada no processo da designação do funcionário (preposto) do contratado, que será o responsável para prestar informações e receber notificações da Administração Pública.
§ 1º Quando se tratar de obra, o fiscal será escolhido preferencialmente entre os servidores que possuam conhecimentos técnicos para utilizar ferramentas e instrumentos gerenciais adequados às especificidades do contrato que irá fiscalizar.
§ 2º Os fiscais do contrato designados são os responsáveis para verificar se o objeto executado está em perfeita consonância com as especificações constantes no estudo técnico preliminar, termo de referência, projeto básico e outros.
§ 3º Cabe aos fiscais do contrato acompanhar passo a passo a execução do contrato, solicitando, em caso de dúvida, ao gestor do contrato, a contratação de especialistas técnicos, se necessário, anotando no registro próprio todas as ocorrências relacionadas com a execução do contrato, registrando quando possível em vídeo e fotos.
Art. 35. É dever dos fiscais de contrato orientar o contratado sobre a regularização de falhas técnicas ou defeitos observados, exigindo do contratado o fornecimento do bem, a execução da obra ou a prestação do serviço nos exatos termos constantes do edital, termo de referência, projeto básico e no contrato.
§ 1º Os fiscais do contrato, em qualquer inconsistência na execução, devem se reportar sempre ao gestor do contrato, comunicando sobre a necessidade de providências que exorbitem a sua competência e todos os problemas que possam afetar a execução do contrato.
§ 2º É atribuição dos fiscais do contrato rejeitar, no todo ou em parte, obra, serviço, ou fornecimento que estiver em desacordo com o previsto no contrato.
§ 3º Nas contratações de serviços contínuos com regime de dedicação exclusiva de mão de obra é de responsabilidade dos fiscais do contrato exigir do contratado a relação nominal dos empregados, com dados informativos que comprovem o recolhimento dos encargos previdenciários e trabalhistas, em observação ao artigo 121 § 2º da Lei 14.133 de 2021.
§ 4º Durante o seu período de atuação, os fiscais do contrato prestarão informações aos órgãos de
controle interno e externo, quando necessário.
Art. 36. É vedado aos fiscais do contrato formular exigências incompatíveis com o estudo técnico preliminar, termo de referência, projeto básico, edital e o contrato, sendo restrita sua atuação na fiscalização da execução do contrato, verificando se o contratado cumpre as obrigações por ele contraídas.
Art. 37. São funções inerentes à atuação dos fiscais de contratos e congêneres:
I - em posse da cópia do contrato ou instrumento congênere, fazer leitura e análise de suas cláusulas e anotar em registro próprio todas as ocorrências relacionadas à sua execução, criando pasta ou arquivo individual em ambiente formal ou eletrônico, que conste as informações necessárias à sua fiscalização;
II - esclarecer dúvidas do preposto/representante do contratado que estiverem sob a sua alçada, encaminhando às áreas competentes os problemas que surgirem quando lhe faltar entendimento;
III - verificar a execução do objeto contratual, proceder a sua medição e formalizar o atesto das notas fiscais e seu encaminhamento para a liquidação e pagamento, preferencialmente de forma virtual e, em caso de dúvida, buscar, obrigatoriamente, auxílio para que efetue corretamente esta tarefa;
IV - notificar a contratada em qualquer ocorrência desconforme com as cláusulas contratuais, sempre por escrito, com prova de recebimento da notificação (procedimento formal, eletrônico, com prazo), e em caso de obras e prestação de serviços de engenharia, registrar todas as ocorrências no livro diário ou equivalente, informando ao gestor caso a irregularidade não seja sanada dentro do prazo concedido à contratada;
V - fiscalizar a manutenção, pela contratada, das condições de sua habilitação e qualificação, com a solicitação prévia dos documentos necessários à avaliação;
VI - rejeitar bens e serviços que estejam em desacordo com as especificações do objeto contratado, observando o que consta no termo de referência, edital, projeto básico e contrato, principalmente em relação ao prazo ali previsto;
VII - em se tratando de obras e serviços de engenharia, receber provisoriamente o objeto do contrato, no prazo estabelecido, mediante termo circunstanciado assinado pelas partes (o prazo começa a contar da comunicação escrita do contratado);
VIII - no caso de veículos, máquinas e equipamentos ou outros bens, receber provisoriamente, conferindo as características do objeto em relação ao termo de referência, contrato ou ata, e receber de forma definitiva após a conferência, expedindo os termos de recebimento provisório e definitivo, solicitando auxilio da área técnica quando for necessário;
IX - levar a conhecimento das autoridades, crimes de que tenham conhecimento e, da mesma forma comunicar via superior hierárquico, as situações irregulares que devam ser objeto de atenção de órgãos fiscalizadores, inclusive informar a Secretaria interessada o eventual descumprimento dos compromissos pactuados, que poderá ensejar na aplicação de penalidades pelo Prefeito Municipal;
X - informar ao Gestor que efetue glosas por obras, produtos ou serviços mal executados ou não executados, ou ainda, prazos de execução ou entrega não cumpridos e, sugerir a aplicação de penalidades ao contratado em face do inadimplemento das obrigações;
XI - atentar para os prazos contratuais e dos eventuais aditivos em consonância com a execução dos serviços ou entrega dos produtos;
XII - zelar por uma adequada instrução processual, sobretudo quanto à correta juntada de documentos e correspondente numeração das páginas do processo de fiscalização sob sua guarda no decorrer da fiscalização;
XIII - com base em seus apontamentos, produzir o Relatório de Acompanhamento de Execução do Contrato, exigido pelo sistema Aplic, encaminhando-o ao setor de contratos no prazo estabelecido em Instrução Normativa.
XIV - procurar auxílio nas áreas competentes em caso de dúvidas técnicas, administrativas ou jurídicas.
Seção III
Governança, Integridade e Combate à Corrupção
Art. 38. Os agentes públicos e os contratados observarão e farão observar, por seus fornecedores, prepostos, empregados, colaboradores em geral, prestadores e subcontratados elevado padrão de governança e integridade durante toda a execução do contrato e congêneres.
Parágrafo único. É dever dos contratados treinar seus empregados e colaboradores em geral acerca de ações de governança e do combate à corrupção e fraude na execução do objeto do contrato.
Art. 39. Os representantes da administração e dos contratados deverão procurar conhecer as leis e convenções aplicáveis, no Brasil, que proíbem atos de corrupção e outros atos lesivos contra a Administração Pública, dentre elas a Convenção das Nações Unidas contra a Corrupção (Decreto Federal n° 5.687/06), o Código Penal Brasileiro; a Lei de Improbidade Administrativa (Lei n° 8.429/1992), a Lei que dispõe sobre os crimes de “lavagem” ou ocultação de bens, direitos e valores (Lei n° 9.613/98), a Lei n° 12.846/2013 doravante denominadas, em conjunto, “Legislação Anticorrupção”.
§ 1º Em todas as atividades e atos relacionados à execução de contratos, os envolvidos na execução e fiscalização, estão obrigados a cumprir e fazer cumprir, por si e por seus administradores, colaboradores e terceiros, rigorosamente, a Legislação Anticorrupção.
§ 2º Os gestores e os fiscais de contratos devem conhecer as disposições relacionadas ao combate à corrupção, seja ela pública ou privada, e estão comprometidos a cumprir fielmente essas disposições e, ainda, a denunciar aos órgãos de controle interno e externo qualquer infração a essas disposições que venham a ser do seu conhecimento.
Art. 40. Os contratados poderão ser convocados para adotar as melhores práticas de Governança com o objetivo de prevenir atos de corrupção, fraude, práticas ilícitas, lavagem ou ocultação de bens, direitos e valores por seus representantes, colaboradores, prepostos ou terceiros, de acordo o disposto no inciso VIII do art. 7º, da Lei n° 12.846/2013 e na Lei n° 9.613/98 e suas respectivas modificações e regulamentações..
Art. 41. Os órgãos fiscalizadores internos e externos estão habilitados a inspecionar o local de execução do contrato, bem como auditar todos os documentos, contas e registros relacionados à execução do objeto do contrato, tomando as providências cabíveis na hipótese de indícios de irregularidades ou de quaisquer práticas ilícitas.
Seção IV
Autoridade Competente
Art. 42. No âmbito do Poder Executivo Municipal, a autoridade competente máxima é o Prefeito, cabendo a ele a autorização para abertura de processo administrativo de contratação e decidir sobre atos do gestor ou fiscal do contrato e congêneres.
Art. 43. O ordenador da despesa deverá manifestar formalmente no processo de contratação, visando a sua adequação quanto ao impacto orçamentário e financeiro.
§ 1º O ordenador da despesa responde solidariamente com a fiscalização pela falta de comprovação do cumprimento do objeto contratado, respondendo também pela utilização irregular da dispensa e da inexigibilidade de licitação para efetuar contratações diretas, bem como pela não comprovação do recolhimento dos encargos trabalhistas e previdenciários decorrentes da celebração do contrato.
§ 2º O ordenador da despesa também é responsável pela falta de supervisão, fiscalização e acompanhamento dos contratos, pelos pagamentos realizados de forma indevida, como também pelo atraso irregular de pagamentos devidos ao contratado para realização de obras, prestação de serviços ou fornecimentos realizados.
Seção V
Arquivos de Responsabilidade do Fiscal do Contrato
Art. 44. A fim de dirimir dúvidas originárias do cumprimento das obrigações assumidas pela contratada, os servidores designados como fiscais do contrato deverão manter cópia (formal ou eletrônica) dos seguintes documentos:
I - contrato administrativo ou instrumento congênere e outros atos que o integram, para acompanhamento;
II - todos os aditivos, se existentes, nas mesmas condições do inciso anterior;
III - estudo técnico preliminar, termo de referência e edital da licitação, quando necessários para o exercício da fiscalização;
IV - todas as notificações, expedientes e correspondências mantidas com a Contratada; com a Administração e com terceiros;
V - arquivos em vídeos e fotográficos e definição de localização por GPS e outras diligências realizadas;
Art. 45. Os fiscais do contrato, quando da proximidade do encerramento da vigência contratual, deverão consultar a área requisitante se há interesse na sua continuidade ou não, para as devidas providências de prorrogação.
§ 1º O gestor do contrato manifestará em tempo hábil sobre a necessidade da manutenção e se há interesse na prorrogação da vigência do contrato.
§ 2º Quando a manifestação do gestor do contrato for favorável a prorrogação, os fiscais do contrato deverão elaborar relatório informando sobre a qualidade da prestação dos serviços e eventuais ocorrências porventura existentes que será encaminhada à Seção de Contratos responsável pelo controle dos contratos para continuidade nos trâmites, observando-se o prazo mencionado no artigo 27, inciso IX.
CAPÍTULO VII
Prazos
Art. 46. Encerrada a vigência contratual, os fiscais do contrato farão juntada de todos os comprovantes de execução nos autos do processo de licitação, inexigibilidade ou dispensa, juntamente com o termo de arquivamento e encaminharão memorando ao gestor do contrato, informando seu fiel cumprimento e os resultados alcançados.
Art. 47. Quando verificadas inconsistências na execução do contrato, o gestor será o responsável para tomar as providências para sanar qualquer divergência ou ausência de documento, assinatura ou laudo.
Art. 48. O prazo para o contratado apresentar defesa, quando houver notificação, será no máximo de 15 (quinze) dias, expondo-se à aplicação das penalidades estabelecidas na legislação aplicável.
Art. 49. Na contagem dos prazos previstos neste Decreto, computar-se-ão somente os dias úteis com expediente na Prefeitura Municipal.
CAPÍTULO VIII
Competências para Aplicação de Sanções e Penalidades
Art. 50. É de competência do gestor do contrato o cálculo dos valores das multas, cabendo ao mesmo determinar a aplicação das penalidades de advertência e multa, pelo descumprimento parcial de cláusulas contratuais, atentando-se para o que dispõe o artigo 157 da Lei 14.133 de 2021.
§ 1º É de competência dos Secretários requisitantes a aplicação das penalidades previstas nos incisos III e IV do artigo 156 da Lei 14.133 de 2021, devendo ser instaurado processo de responsabilização nos termos do artigo 158 da referida Lei.
§ 2º Para validade da aplicação das penalidades, é indispensável que seja assegurado ao contratado o direito de ampla defesa e do contraditório, devendo tais decisões serem devidamente motivadas e fundamentadas em processo administrativo.
Art. 51. Constatado o descumprimento contratual e identificada a existência de irregularidade(s) na execução do contrato, os fiscais do Contrato deverão comunicá-la(s) à contratada formalmente para que as condições contratuais sejam restabelecidas imediatamente ou para que apresente justificativa por escrito, com prazo determinado.
§ 1º Mantida a irregularidade, os fiscais do contrato a submeterão ao gestor do contrato, acompanhada de documentos que comprovem o fato, tais como:
I - reclamações escritas das unidades que recebem o objeto contratual;
II - registro das ocorrências assinado pelos fiscais do contrato;
III - mensagem eletrônica enviada, com comprovação de recebimento ou concordância da contratada, com identificação de origem/remetente;
IV - mensagem eletrônica recebida, com identificação de origem/remetente.
§ 2º Poderão ser utilizadas outras formas de comprovação do fato ocorrido (fotografias, vídeos e outros).
§ 3º Será anexada ao protocolo de execução cópia da documentação encaminhada ao gestor do contrato.
§ 4º No caso de defesas ou justificativas apresentadas pela contratada, o fiscal submeterá à apreciação da área técnica pertinente, da Secretaria solicitante ou da Autoridade Superior para decisão a respeito.
§ 5º No caso de substituição do contrato por atas e instrumentos congêneres, ocorrendo irregularidades, atrasos na entrega de produtos ou serviços ou qualquer outro ato passível de correção os documentos e informações serão encaminhados por escrito pelo gestor à Procuradoria Geral para que tome as providências cabíveis.
CAPÍTULO IX
Alteração Contratual
Art. 52. O contrato firmado com a Administração Pública pode ser alterado nos casos previstos na lei de licitação e contratos, desde que haja interesse do Município e para atender o interesse público.
Parágrafo único. Para que as modificações sejam consideradas válidas, serão devidamente justificadas por escrito e previamente autorizadas pela autoridade competente.
Art. 53. É admitida a repactuação dos contratos que tenham por objeto a prestação de serviços de natureza contínua, desde que prevista no edital da licitação.
§ 1º O pedido de repactuação do contrato deverá estar acompanhado da demonstração analítica da variação dos componentes dos custos do contrato, devidamente justificada pelo contratado.
§ 2º A análise do pedido de aditamento, reequilíbrio ou repactuação deverá ser realizada pela Secretaria requisitante do objeto, com análise prévia de legalidade da Procuradoria Geral para elaboração final pela Seção de Contratos.
§ 3º Sempre que houver alterações contratuais com reflexos nos preços pactuados, a caução quando tiver sido exigida pela Administração, deverá ser atualizada no mesmo percentual, para fins de adequação da garantia contratual.
CAPÍTULO X
Normas Complementares
Art. 54. Compete à Controladoria Geral estabelecer, por meio de Instrução Normativa, os modelos (formulários) para a melhor aplicação das regras definidas neste Decreto.
§ 1°. Estão sujeitas à observância deste decreto e utilização obrigatória de todos os modelos que serão instituídos, todas as Secretarias e demais órgãos integrantes da Estrutura Administrativa da Prefeitura Municipal.
Art. 55. O gestor do contrato fará recolhimento das assinaturas dos responsáveis no “Termo de Ciência e de Notificação de Contrato” que integram este decreto, identificando as pessoas físicas que tenham concorrido para a prática do ato jurídico, identificando o ordenador da despesa, os contratantes, os responsáveis pela gestão e fiscalização, com atribuições previstas no ato administrativo contratual, que possam receber notificação.
Parágrafo único. Os responsáveis mencionados no caput deste artigo informarão no termo de ciência e de notificação do contrato, endereço, telefone, e-mail, ou qualquer outro meio de comunicação oficial e válido.
CAPÍTULO XI
Disposições Finais
Art. 56. Este decreto será atualizado com periodicidade de revisão conforme a ocorrência de alteração na legislação e nos processos gerenciais aplicados aos Contratos Administrativos.
Art. 57. No atendimento das regras definidas neste Decreto, deverão ser observados os princípios da legalidade, planejamento, interesse público, isonomia, moralidade, impessoalidade, probidade administrativa, publicidade, eficiência, eficácia, transparência e economicidade.
Art. 58. No exercício do gerenciamento e fiscalização dos contratos, a Procuradoria Geral e a Controladoria Geral, poderão implementar modelos, formulários, banco de dados ou sistemas que possam auxiliar na geração de informações vinculadas por afinidade, pertinência ou conexão ao objeto contratado.
Art. 59. Este Decreto não exclui a regulamentação de gestão de contratos por terceiros, consórcios ou outros meios utilizados pelo Município.
Art. 60. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação, revogando as disposições em contrário, especialmente o Decreto 2761/2014.
Gabinete do Prefeito, Paço Municipal Miguel Botelho de Carvalho, 10 de outubro de 2023.
HÉCTOR ALVARES BEZERRA
Prefeito
ANEXO I
TERMO DE CIÊNCIA E DE NOTIFICAÇÃO DE CONTRATO
(Decreto Municipal nº ____, de ____ de __________ de ____)
Contratante: Município de Mirassol D’Oeste______________ - _______________
Contratado: _________________________________________________________________________
Contrato Nº ______/___________
Objeto: ___________________________________________________________________
Pelo presente termo, nós, abaixo identificados:
1 - Estamos cientes de que:
1.1 - O objeto do contrato e seus aditamentos, bem como o acompanhamento de sua execução contratual, estarão sujeitos a análise e julgamento pelo Tribunal de Contas do Estado, cujo trâmite processual ocorrerá pelo sistema eletrônico definido por aquela corte de contas.
1.2 - Podem ter acesso aos autos do processo, pedir vista e extrair cópias das manifestações de interesse, despachos e decisões, mediante regular identificação nos autos e carga de autos necessários.
1.3 - As informações estão disponíveis no processo eletrônico, todos os despachos e decisões que vierem a ser tomados, relativamente ao aludido processo, serão publicados no site oficial do Município, nos canais de transparência do Tribunal de Contas do Estado, a partir de então, a contagem dos prazos processuais, conforme regras do Código de Processo Civil.
1.4 - As informações pessoais dos responsáveis pela contratante e interessados estão cadastradas nos sistemas eletrônicos utilizados pelo Município e Tribunal de Contas do Estado e é de exclusiva responsabilidade do contratado manter seus dados sempre atualizados.
2 - Damo-nos por NOTIFICADOS para:
2.1 - A obrigatoriedade de observar todas as cláusulas contratuais e outorgar poderes para pessoas responsáveis, para o acompanhamento dos atos do processo até a conclusão da execução contratual e consequente publicação dos resultados alcançados.
2.2 - Se for o caso e de nosso interesse, nos prazos e nas formas legais e conforme regulamento, exercer o direito de defesa, interpor recursos e o que mais couber.
Prefeitura Municipal de _______________ - _____, ____ de ____________ de _______.
Autoridade Máxima do Órgão: _______________________________________________
Cargo: Prefeito
CPF: ___________________________________
Telefone: (____) __________________ - ______
E-mail: _________________________________
Endereço Comercial: ________________________________________________________
Ordenador de Despesa e Gestor do Contrato: ________________________
Cargo: Secretário Municipal de ______________
CPF: ___________________________________
Telefone: (____) __________________ - ______
E-mail: _________________________________
Endereço Comercial: ________________________________________________________
Contratado: _____________________________________________________
Responsável: ___________________________
Cargo: _________________________________
CPF: ___________________________________
Telefone: (____) __________________ - ______
E-mail: _________________________________
Endereço Comercial: ________________________________________________________
Fiscal do Contrato: _______________________________________________
Cargo: Secretário Municipal de ______________
CPF: ___________________________________
Telefone: (____) __________________ - ______
E-mail: _________________________________
Endereço Comercial: ________________________________________________________
* Se existir mais de um fiscal de Contrato, informar.
ASSINATURAS:
CONTRATANTE
Cargo: Prefeito
CPF: ________________
CONTRATADA
Cargo: Socio Administrator
CPF: _________________
Ordenador de Despesas e Gestor do Contrato
Cargo: Secretário Municipal
CPF: __________________
Fiscal do Contrato
Cargo: Secretário Municipal
CPF: __________________