Jornal Oficial Eletrônico dos Municípios - Mato Grosso

DECRETO N.º 108/2023 - Normatização - termo de referência

DECRETO N.º 108/2023 Poxoréu/MT, 14 de dezembro de 2023.

Regulamenta os procedimentos operacionais para elaboração do Estudo Técnico Preliminar (ETP), Termo de Referência, e Matriz de Risco, conforme previsto pela Lei Nacional nº 14.133/2021, no âmbito da Administração Direta e Indireta do Município de Poxoréu/MT e dá outras providências.

NELSON ANTÔNIO PAIM, Prefeito do Município de Poxoréu, Estado de Mato Grosso, com base no disposto na, da Lei Orgânica do Município de Poxoréu.

DECRETA:

Capítulo IDO ESTUDO TÉCNICO PRELIMINAR

Regras Gerais

Art. 1º. O Estudo Técnico Preliminar - ETP deverá evidenciar o problema a ser resolvido e buscará a melhor solução identificada dentre as possíveis, de modo a permitir a avaliação acerca da viabilidade técnica e econômica da contratação.

Art. 2º . O ETP deverá ser elaborado conjuntamente por servidores das áreas requisitante e técnica ou, quando houver necessidade, pela equipe de planejamento da contratação.

§ 1º Os servidores das áreas técnica e requisitante, ou a equipe de planejamento da contratação, quando for o caso, considerando a complexidade do problema a ser analisado no ETP, poderão solicitar apoio técnico de colaboradores de outras unidades, órgãos ou entidades que detenham competências específicas para a confecção do documento.

§ 2º Nos casos em que o órgão ou entidade não possua quadro de colaboradores suficientes ou aptos, inviabilizando a elaboração conjunta do ETP, será permitida sua confecção de forma individual ou a contratação de terceiros especializados que prestem assessoria técnica para elaboração do instrumento, observados os impedimentos dispostos no art. 9º da Lei Federal nº 14.133/2021, e desde que devidamente justificada a circunstância.

Art. 3º. O ETP conterá os seguintes elementos:

I - descrição da necessidade da contratação, considerando o problema a ser resolvido sob a perspectiva do interesse público;

II - demonstração da previsão da contratação no plano de contratações anual, sempre que elaborado, ou desde que justificada a impossibilidade, de modo a indicar o seu alinhamento com os instrumentos de planejamento do órgão ou entidade;

III - descrição dos requisitos da contratação necessários e suficientes à escolha da solução, prevendo critérios e práticas de sustentabilidade;

IV - estimativas das quantidades a serem contratadas, acompanhadas das memórias de cálculo e dos documentos que lhe dão suporte, que considerem interdependências com outras contratações, de modo a possibilitar economia de escala;

V - levantamento de mercado, que consiste na análise das alternativas possíveis, e justificativa técnica e econômica da escolha do tipo de solução a contratar, podendo, entre outras opções: a) ser consideradas contratações similares feitas por outros órgãos e entidades, com objetivo de identificar a existência de novas metodologias, tecnologias e inovações que melhor atendam às necessidades da Administração;

b) ser realizada audiência ou consulta pública, preferencialmente na forma eletrônica, para coleta de contribuições.

VI - estimativa do valor da contratação, acompanhada dos preços unitários referenciais, das memórias de cálculo e dos documentos que lhe dão suporte, que poderão constar de anexo classificado, se a Administração optar por preservar o seu sigilo até a conclusão da licitação;

VII - descrição da solução como um todo, inclusive das exigências relacionadas à garantia, manutenção e à assistência técnica, quando for o caso;

VIII - justificativas para o parcelamento ou não da solução;

IX - demonstrativo dos resultados pretendidos, em termos de economicidade e de melhor aproveitamento dos recursos humanos, materiais e financeiros disponíveis;

X - providências a serem adotadas pela Administração previamente à celebração do contrato, inclusive quanto à capacitação de servidores ou de empregados para fiscalização e gestão contratual;

XI - contratações correlatas e/ou interdependentes;

XII - descrição de possíveis impactos ambientais e respectivas medidas mitigadoras, incluídos requisitos de baixo consumo de energia e de outros recursos, bem como logística reversa para desfazimento e reciclagem de bens e refugos, quando aplicável; e

XIII - posicionamento conclusivo sobre a adequação da contratação para o atendimento da necessidade a que se destina.

§ 1º O ETP deverá conter ao menos os elementos previstos nos incisos I, IV, VI, VIII e XIII do caput deste artigo e, quando não contemplar os demais elementos, apresentar as devidas justificativas. § 2º Caso, após o levantamento do mercado de que trata o inciso V, a quantidade de fornecedores for considerada restrita, deve-se verificar se os requisitos que limitam a participação são realmente indispensáveis, flexibilizando-os sempre que possível.

§ 3º Havendo demonstração no ETP de que não há prejuízos à competitividade do processo licitatório e à eficiência do respectivo contrato, o edital poderá prever a utilização de mão de obra, materiais, tecnologias e matérias-primas existentes no local da execução, conservação e operação do bem, serviço ou obra, nos termos do § 2º do art. 25 da Lei Federal 14.133, de 1º de abril de 2021.

§ 4º Nas contratações de que trata o § 1º do art. 36 da Lei Federal nº 14.133, de 1º de abril de 2021, quando o ETP demonstrar que a avaliação e a ponderação da qualidade técnica de propostas que superem os requisitos mínimos exigidos são relevantes aos fins pretendidos pela Administração, deverá ser escolhido o critério de julgamento por técnica e preço.

§ 5º Desde que fundamentado no ETP, poderá ser exigido que os serviços de manutenção e assistência técnica de que trata o inciso VII sejam prestados mediante deslocamento de técnico ou disponibilizados em unidade de prestação de serviços localizada em distância compatível com suas necessidades, conforme dispõe o § 4º do art. 40 da Lei Federal nº 14.133, de 1º de abril de 2021.

§ 6º A justificativa técnica e econômica da escolha do tipo de solução de que trata o inciso V deste artigo, será orientada por uma análise comparativa entre os modelos identificados, a partir dos seguintes critérios, sem prejuízo de outros relevantes para o objeto em análise:

I - vantajosidade econômica, preferencialmente pela comparação do custo total das soluções proposta e atual;

II - ganhos de eficiência administrativa, pela economia de tempo, recursos materiais e pessoas;

III - continuidade sustentável do modelo de fornecimento do bem ou serviço para a administração;

IV - sustentabilidade social e ambiental, por meio da consideração de objetivos secundários da política de compras públicas;

V - incorporação de tecnologias que permitam ganhos de eficiência, exatidão, segurança, transparência, impessoalidade, padronização ou controle;

VI - possibilidade de compra ou de locação de bens, ser avaliados os custos e os benefícios de cada opção para escolha da alternativa mais vantajosa;

VII - opções menos onerosas à Administração, tais como chamamentos públicos de doação e permutas. Art.4º. A elaboração do ETP deverá considerar a complexidade do problema público analisado e do objeto da contratação, devendo-se evitar o aporte de conteúdos com a finalidade única de simples cumprimento de exigências procedimentais.

Art. 5º. Ao final da elaboração do ETP, deve-se avaliar a necessidade de classificá-lo nos termos da Lei Federal nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, Lei de Acesso à Informação.

Art.6º. A elaboração do ETP:

I - será dispensada:

a) contratação de obras, serviços, compras e locações cujos valores se enquadrem nos limites dos incisos I e II do art. 75 da Lei Federal nº 14.133/2021, independente da forma de contratação; b) nos casos de prorrogações contratuais relativas a objetos de prestação de natureza continuada; c) quando já tenha sido elaborado no mesmo processo e não forem apresentadas propostas válidas, em casos de licitações desertas ou fracassadas;

d) contratação de remanescente nos termos dos §§ 2º a 7º do art. 90 da Lei Federal nº 14.133/2021; e) nas contratações por utilização de atas de registro de preço por órgãos e entidades participantes.

II - poderá ser dispensada nas hipóteses de:

a) simplicidade do objeto ou quando o modo de seu fornecimento puder afastar a sua necessidade e da análise de risco, o que deverá ser devidamente justificado no documento de formalização da demanda;

b) quando já tiver sido elaborado ETP para o mesmo objeto nos 12 (doze) últimos meses e houver justificativa de que as condições da contratação se mantiveram sem alteração significativa; c) dispensas de licitação em virtude de emergência ou grave perturbação da ordem previstas nos incisos VII e VIII do art. 75 da Lei Federal nº 14.133/2021.

III - poderá ser simplificada, em razão dos princípios da razoabilidade e da eficiência, bastando ao órgão ou entidade instruir o processo administrativo com os elementos mínimos identificados no art. 18, § 2º, da Lei Federal nº 14.133/2021, em especial nos casos de:

a) objetos de mesma natureza, semelhança ou afinidade, em que os ETP podem ser elaborados de forma comum, dada a similaridade e equivalência dos estudos, sendo possível conciliar os documentos; b) procedimentos anteriores que já tenham analisado diferentes soluções para necessidades similares; c) quando se adotar especificação prevista em catálogo de padronização emitido pelo Poder Público. Parágrafo único. Nos casos em que houver objetos e demandas similares, havendo justificativa da similaridade, poderão ser utilizados ETPs formulados por outros órgãos ou entidades da Administração Pública nos 12 (doze) meses anteriores à contratação.

Do Estudo Técnico Preliminar Para Contratação de Obras e Serviços Comuns de Engenharia Art.7º. No ETP para contratação de obras e serviços comuns de engenharia deverá ser observado o disposto na seção anterior, no que couber.

Art. 8º. Com base no plano de contratações anual, deverá conter no ETP para contratação de obras e serviços comuns de engenharia, além do disposto no art. 35 deste Decreto, os seguintes elementos: I- a localização da obra e/ou serviço;

II - a documentação fotográfica da área onde será construída a obra e/ou serviço;

III - a identificação e titularidade dos terrenos;

IV - a natureza e finalidade da obra e/ou serviço de engenharia;

V - a estimativa, aferida mediante metodologia expedita ou paramétrica, dos preços dos estudos, projetos, da preparação da área, da obra e/ou serviço, considerando para fins de planejamento orçamentário e financeiro, inclusive possíveis reajustes;

VI - a avaliação prévia do tráfego, quando se tratar de obras de implantação e pavimentação de rodovias;

VII - análise técnica sobre a viabilidade, ou não, de parcelamento do objeto;

VIII - levantamento de alternativas, metodologias, e a justificativa técnica e econômica da escolha do tipo de solução a contratar;

IX - posicionamento conclusivo sobre a adequação da contratação para o atendimento da necessidade a que se destina.

§ 1º O estudo técnico preliminar deverá conter a seleção e a recomendação de alternativa para a concepção dos projetos, de forma a permitir verificar se o programa, terreno, legislação, custos e investimentos são executáveis e compatíveis com os objetivos do órgão ou entidade.

§ 2º Recebida a demanda interna ou externa de obra e/ou serviço de engenharia pelo órgão ou entidade, a autoridade competente deverá decidir sobre o encaminhamento para estudo técnico preliminar na forma descrita no art. 18 deste Decreto.

§ 3º O estudo técnico preliminar deverá ser realizado por profissional ou comissão de profissionais com prerrogativa legal na área de engenharia ou arquitetura, de acordo com regulamentação federal das referidas profissões, ou por equipe técnica coordenada por profissional com essas características. § 4º Após realizado o estudo técnico preliminar, o responsável pela sua elaboração submeterá à análise e deliberação da autoridade competente do órgão que apontará a alternativa e as soluções técnicas mais adequadas à satisfação do interesse público.

§5º Concluído o estudo técnico preliminar e selecionada a alternativa e soluções técnicas mais adequadas, será elaborado o relatório circunstanciado, contendo a descrição e avaliação da opção selecionada. Art.9º. Quando da elaboração do ETP para a contratação de obras e serviços comuns de engenharia, se demonstrada a inexistência de prejuízo para a aferição dos padrões de desempenho e qualidades almejados, a especificação do objeto poderá ser realizada apenas em termo de referência ou em projeto básico, dispensada a elaboração de projetos, conforme disposto no § 3º do art. 18 da Lei Federal nº 14.133/2021.

Capítulo II

DO TERMO DE REFERÊNCIA

Art. 10º. O termo de referência é o documento elaborado a partir dos estudos técnicos preliminares, se houver, devendo conter os elementos necessários e suficientes, com nível de precisão adequado, para caracterizar o objeto da licitação, e ainda:

I - definição do objeto, incluídos sua natureza, os quantitativos, o prazo do contrato e, se for o caso, a possibilidade de sua prorrogação;

II - fundamentação da contratação, que consiste na referência aos estudos técnicos preliminares correspondentes ou, quando não for possível divulgar esses estudos, no extrato das partes que não contiverem informações sigilosas;

III - descrição da solução como um todo, considerando todo o ciclo de vida do objeto;

IV - requisitos da contratação;

V - modelo de execução do objeto, que consiste na definição de como o contrato deverá produzir os resultados pretendidos desde o seu início até o seu encerramento;

VI - modelo de gestão do contrato, que descreve como a execução do objeto será acompanhada e fiscalizada pelo órgão ou entidade;

VII - critérios de medição e de pagamento;

VIII - forma e critérios de seleção do contratado;

IX - estimativas do valor da contratação, acompanhadas dos preços unitários referenciais, das memórias de cálculo e dos documentos que lhe dão suporte, com os parâmetros utilizados para a obtenção dos preços e para os respectivos cálculos, que devem constar de documento separado e classificado;

X - adequação orçamentária;

XI - indicação dos locais de execução dos serviços e das regras para recebimento provisório e definitivo, quando for o caso;

XII - especificação da garantia exigida e das condições de manutenção e assistência técnica, quando for o caso;

XIII - formas, condições e prazos de pagamento, bem como o critério de reajuste;

XIV - principais obrigações do contratado e do contratante, inclusive com a eventual previsão da execução de logística reversa pelo contratado, se for o caso; e

XV - sanções por descumprimentos das obrigações pactuadas, inclusive as obrigações prévias ao contrato.

§1º Para a definição do objeto, deverá ser utilizada a especificação do produto ou serviço existente no catálogo de especificações do Sistema de Aquisições Governamentais ou solicitada a sua inclusão quando se tratar de novos produtos ou serviços, observados os requisitos de qualidade, rendimento, compatibilidade, durabilidade e segurança.

§ 2º O termo de referência deverá ser elaborado por servidor da área técnica, auxiliado pela área de contratação nos aspectos técnicos de compras públicas.

Capítulo III

DO GERENCIAMENTO DE RISCOS

Art. 11º. Compete ao órgão ou entidade, quanto à gestão de riscos e ao controle preventivo do processo de contratação pública:

I - estabelecer diretrizes para a gestão de riscos e o controle preventivo que contemplem os níveis do meta-processo de contratações, ou seja, integrar as fases de planejamento da contratação, seleção do fornecedor e a gestão do contrato que servirá como padrão para que os processos específicos de contratações sejam realizados.

II - realizar a gestão de riscos e o controle preventivo do metaprocesso de contratações e dos processos específicos de contratação, quando couber, conforme diretrizes de que trata o inciso I;

III - incluir nas atividades de auditoria interna a avaliação da governança, da gestão de riscos e do controle preventivo nas contratações; e

IV - assegurar que os responsáveis pela tomada de decisão, em todos os níveis do órgão ou da entidade, tenham acesso tempestivo às informações relativas aos riscos aos quais está exposto o processo de contratações, inclusive para determinar questões relativas à delegação de competência, se for o caso.

Art. 12º. A gestão de riscos e o controle preventivo deverão racionalizar o trabalho administrativo ao longo do processo de contratação, estabelecendo-se controles proporcionais aos riscos e suprimindo-se rotinas puramente formais.

Art.13º. Os órgãos da Administração Pública Municipal deverão adotar todas as condutas necessárias para avaliar, direcionar e monitorar os processos licitatórios e os respectivos contratos, com o intuito de:

I - obter a excelência nos resultados das contratações celebradas;

II - evitar inexecuções contratuais que possam comprometer os objetivos de gestão pretendidos;

III - evitar sobrepreço e superfaturamento quando das execuções contratuais;

IV - prevenir e reprimir práticas corruptas, práticas fraudulentas, práticas colusivas ou práticas obstrutivas nos processos de contratação pública;

V - garantir que a contratação pública constitua efetivo instrumento de fomento da sustentabilidade em suas dimensões ambiental, social e econômica;

VI - realizar o gerenciamento dos riscos das licitações e das contratações;

VII - reduzir os riscos a que estão sujeitas às licitações e as contratações, como, dentre outros: a) identificação incorreta, imprecisa ou insuficiente da necessidade pública a ser atendida com a contratação;

b) descrição incorreta, imprecisa ou insuficiente do objeto da contratação;

c) erros na elaboração do orçamento estimativo;

d) definição incorreta ou inadequada dos requisitos de habilitação técnica ou de habilitação econômico-financeira; e) estabelecimento de condições de participação que restrinjam de modo injustificado o universo de potenciais licitantes;

f) decisões ou escolhas sem a devida e suficiente motivação;

g) definição incorreta, imprecisa ou insuficiente dos encargos contratuais

h) defeitos no controle da execução contratual ou no recebimento definitivo do objeto.

Parágrafo único. O descumprimento das obrigações previstas nos incisos I a IV do caput deste artigo ensejará, após o devido processo legal, a aplicação das sanções previstas na Lei Federal nº 14.133/2021, sem prejuízo da responsabilização penal, civil e por improbidade administrativa. Art. 14º. Será realizado o gerenciamento dos riscos envolvidos em todas as etapas do processo da contratação.

§ 1º O gerenciamento dos riscos de que trata o caput tem por objetivos:

I - aumentar a probabilidade de atingimento dos objetivos estratégicos e operacionais pretendidos por intermédio da execução contratual;

II - fomentar uma gestão proativa de todas as etapas do processo da contratação;

III - atentar para a necessidade de se identificarem e tratarem todos os riscos que possam comprometer a qualidade dos processos de contratação;

IV - facilitar a identificação de oportunidades e ameaças que possam comprometer as licitações e a execução dos contratos;

V - prezar pela conformidade legal e normativa dos processos de contratação;

VI - aprimorar os mecanismos de controle da contratação pública;

VII - estabelecer uma base confiável para a tomada de decisão e para o planejamento das contratações;

VIII - alocar e utilizar eficazmente os recursos para o tratamento de riscos a que estão sujeitas às licitações e as execuções contratuais;

IX - aumentar a capacidade de planejamento eficaz e eficiente das contratações por intermédio do controle dos níveis de risco.

§ 2º O gerenciamento dos riscos poderá ser dispensado, mediante justificativa, nos casos envolvendo contratação de objetos de baixo valor ou baixa complexidade.

§ 3º O nível de detalhamento e de aprofundamento do gerenciamento dos riscos será proporcional à complexidade, relevância e valor significativo do objeto da contratação.

§4º Os riscos serão avaliados de acordo com a seguinte escala de probabilidade:

I - raro: acontece apenas em situações excepcionais; não há histórico conhecido do evento ou não há indícios que sinalizem sua ocorrência;

II - pouco provável: o histórico conhecido aponta para baixa frequência de ocorrência no prazo associado ao objetivo;

III - provável: repete-se com frequência razoável no prazo associado ao objetivo ou há indícios que possa ocorrer nesse horizonte;

IV - muito provável: repete-se com elevada frequência no prazo associado ao objetivo ou há muitos indícios que ocorrerá nesse horizonte;

V - praticamente certo: ocorrência quase garantida no prazo associado ao objetivo.

§ 5º Os riscos serão avaliados de acordo com a seguinte escala de impacto:

I - muito baixo: compromete minimamente o atingimento do objetivo; para fins práticos, não altera o alcance do objetivo/resultado;

II - baixo: compromete em alguma medida o alcance do objetivo, mas não impede o alcance da maior parte do objetivo/resultado;

III - médio: compromete razoavelmente o alcance do objetivo/resultado;

IV - alto: compromete a maior parte do atingimento do objetivo/resultado;

V - muito alto: compromete totalmente ou quase totalmente o atingimento do objetivo/resultado.

§6º Após a avaliação, o tratamento dos riscos deve contemplar as seguintes providências:

I - identificar as causas e consequências dos riscos priorizados;

II - levantadas as causas e consequências, registrar as possíveis medidas de resposta ao risco;

III - avaliar a viabilidade da implantação dessas medidas (custo-benefício, viabilidade técnica, tempestividade, efeitos colaterais do tratamento etc.);

IV - decidir quais medidas de resposta ao risco serão implementadas;

V - elaborar plano de implementação das medidas eleitas para resposta aos riscos identificados e avaliados.

§ 7º O gerenciamento de riscos materializa-se no documento denominado mapa de riscos, que será elaborado em conjunto com o estudo técnico preliminar, de acordo com a probabilidade e com o impacto de cada risco identificado, por evento significativo.

§ 8º Nos contratos de fornecimento ou serviços contínuos o gerenciamento do risco deverá considerar a extensão da vigência do instrumento, a fim de prever formas de reavaliação periódica.

Art. 15º. A responsabilidade pelo gerenciamento de riscos compete aos agentes públicos responsáveis pelo planejamento da contratação.

Do Gerenciamento de Riscos Nos Contratos Para Aquisição de Bens e Prestação de Serviços Art. 16º. De acordo com o mapa de riscos, o contrato poderá identificar os riscos contratuais previstos e presumíveis e prever matriz de alocação de riscos, alocando-os entre contratante e contratado, mediante indicação daqueles a serem assumidos pelo setor público ou pelo setor privado ou daqueles a serem compartilhados.

§ 1º A alocação de riscos de que trata o caput deste artigo considerará, em compatibilidade com as obrigações e os encargos atribuídos às partes no contrato, a natureza do risco, o beneficiário das prestações a que se vincula e a capacidade de cada setor para melhor gerenciá-lo.

§ 2º Os riscos que tenham cobertura oferecida por seguradoras serão preferencialmente transferidos ao contratado.

§ 3º A alocação dos riscos contratuais será quantificada para fins de projeção dos reflexos de seus custos no valor estimado da contratação.

§ 4º A matriz de alocação de riscos definirá o equilíbrio econômico-financeiro inicial do contrato em relação a eventos supervenientes e deverá ser observada na solução de eventuais pleitos das partes.

§ 5º Sempre que atendidas as condições do contrato e da matriz de alocação de riscos, será considerado mantido o equilíbrio econômico-financeiro, renunciando as partes aos pedidos de restabelecimento do equilíbrio relacionados aos riscos assumidos, exceto no que se refere:

I - às alterações unilaterais determinadas pela Administração, nas hipóteses do inciso I do caput do art. 124 da Lei Federal nº 14.133, de 1º de abril de 2021;

II - ao aumento ou à redução, por legislação superveniente, dos tributos diretamente pagos pelo contratado em decorrência do contrato.

§ 6º Na alocação de que trata o caput deste artigo, poderão ser adotados métodos e padrões usualmente utilizados por entidades públicas e privadas, podendo a Secretaria de Estado de Planejamento e Gestão definir os parâmetros e o detalhamento dos procedimentos necessários a sua identificação, alocação e quantificação financeira.

Art. 17º. Este Decreto entra em vigor na data da sua publicação.

Cumpra-se.

Gabinete do Prefeito, Poxoréu – MT, em 14 de dezembro de 2023.

NELSON ANTÔNIO PAIM

Prefeito Municipal