Jornal Oficial Eletrônico dos Municípios - Mato Grosso

RESOLUÇÃO Nº. 016/2024

Dispõe sobre os Procedimentos concessão de suprimento de Fundo da Associação Mato-grossense dos Municípios - AMM.

O Presidente da Associação Mato-grossense dos Municípios - AMM, no uso dos poderes que lhe são conferidos pelo Estatuto Social, e;

Considerando a resolução 01/2007, que Aprova o “Guia para implantação do Sistema de Controle Interno na Administração Pública”, estabelece prazos e dá outras providências,

Considerando a Instrução Normativa SCI nº. 001/2012 – VERSÃO 001/2012, que dispõe sobre a elaboração de instruções normativas (normas das normas) para do Sistema de Controle Interno da Associação Mato grossense dos Municípios – AMM.

RESOLVE:

Art. 1º - Aprovar a Instrução Normativa do Sistema Financeiro – que dispõe sobre os Procedimentos concessão de suprimento de Fundo da Associação Mato grossense dos Municípios - AMM

Art. 2º - Esta Resolução entrará em vigência na data de sua publicação.

Publique-se,

Cuiabá-MT, 04 de março de 2024

Associação Mato-grossense dos Munícipios - AMM

LEONARDO TADEU BORTOLIN Presidente da AMM

ÓRGÃO CENTRAL/UNIDADE RESPONSÁVEL: Unidade Central de Controle Interno – UCCI

SETORES ENVOLVIDOS/UNIDADE EXECUTORA: Departamento de Financeiro e todos os Órgãos internos da Associação Mato-grossense dos Municípios - AMM.

SISTEMA ADMINISTRATIVO: SFI – Sistema Financeiro.

I) OBJETIVOS

1) Que dispõe sobre os Procedimentos concessão de suprimento de Fundo. ” E Condições para o bom funcionamento da Associação Mato-grossense dos Municípios - AMM para que não venha ocorrer irregularidades e ilegalidades à Unidade competente, envolvendo as Gerencias e Coordenadores de todas as áreas da administração Direta e Indireta, conforme planejamento e metodologia de trabalho, objetivando aferir a observância aos procedimentos de controle de forma padronizada e, se for o caso, aprimorá-los.

2) Aperfeiçoar os procedimentos do Sistema Financeiro, da Associação Matogrossense dos Municípios - AMM; disciplinando normas de Procedimentos do dia a dia dos setores envolvidos, objetivando organizar e estabelecer atividades mínimas a serem observadas;

3) Considerando o relevante interesse em otimizar seus sistemas integrados de gestão e controle, a normativa que se apresenta vem recomendar procedimentos para o Sistema Financeiro da Associação Mato-grossense dos Municípios - AMM;

4) Realizar controle preventivo, possibilitando a realização de todos os procedimentos necessários ao cumprimento da legislação de Sistema Financeiro, contribuindo para que não se cometam falhas e ilegalidades.

5) Otimizar os procedimentos administrativos da Associação Mato-grossense dos Municípios - AMM; disciplinando normas gerais para o Sistema Financeiro, objetivando organizar e estabelecer atividades mínimas a serem observadas

6) DOS CONCEITOS

1) BDMF: Boletins Diários de Movimentação Financeira.

II) BASE LEGAL E REGULAMENTAR

1) Constituição Federal nos art. 5º no inciso LV; art. 31, art. 37, em seus incisos II, III, IV, VIII, XVI; art. 39, 40, §13 e art. 70 ao 74;

2) Constituição do Estado de Mato Grosso;

3) Decreto Nº 93.872, DE 23 DE Dezembro de 1986

4) Lei Complementar n° 269/2007, que dispõe sobre a Lei Orgânica do Tribunal de Contas do Estado de Mato grosso e da outra providência;

5) Resolução n° 14, de 25 de setembro de 2007, que institui o regimento do Tribunal de Contas nos termos da Lei Complementar n° 269, de 29 de janeiro de 2007 - Lei Orgânica do Tribunal de Contas do Estado de Mato grosso;

6) Instrução Normativa do Sistema de Controle Interno - SCI nº. 001/2012, que dispõe sobre a elaboração de instruções normativas (normas das normas) para o Sistema de Controle Interno da Associação Mato-grossense dos Municípios - AMM;

7) Regimento Interno da Associação Mato-grossense dos Municípios;

8) Resolução n° 005/2012, que dispõe sobre os mecanismos para funcionamento do Sistema de Controle Interno da Associação Mato-grossense dos Municípios – AMM e revoga a resolução n° 002/2010 e a resolução 03/2012;

9) Resolução n° 006/2012, aprova a Instrução Normativa do Sistema de Controle Interno - SCI nº. 001/2012 – VERSÃO 001/2012, que dispõe sobre a elaboração de instruções normativas (normas das normas) para do Sistema de Controle Interno da Associação Mato-grossense dos Municípios – AMM e revoga a INSTRUÇÃO NOMATIVA SCI N° 001/2010, aprovada no dia 12 de maio de 2012.

III) DAS RESPONSABILIDADES

1) Da unidade responsável pela instrução normativa:

Entende-se por Unidade responsável por esta Instrução Normativa o SFI (suprimento de Fundo), na qual, é o Órgão Central do Sistema Administrativo referente ao Financeiro da Associação Mato-grossense dos Municípios - AMM, conforme disposto no ANEXO I da resolução 005/2012, ou seja, o seu representante (Gestor).

1.1) Promover a divulgação e implementação da Instrução Normativa, mantendo-a atualizada; orientar as áreas executoras e supervisionar sua aplicação:

a) Promover discussões técnicas com as unidades executoras e com a unidade responsável pela coordenação de controle interno, para definir as rotinas de trabalho e os respectivos procedimentos de controle que devem ser objeto de alteração, atualização ou expansão;

b) Distribuição, controle, orientação e coordenação dos serviços do Sistema Financeiro (suprimento de Fundo);

c) Assumir responsabilidade pelo fornecimento de informações a Unidade Centrar de Controle Interno;

7) Determinar e chefiar as atividades do Sistema Financeiro (suprimento de Fundo), entre outras atividades afins;

d) Encaminhar as informações a Unidade Centrar de Controle Interno quando solicitado;

e) Planejar, orientar e assegurar as atividades de rotinas do Sistema Financeiro (suprimento de Fundo);

f) Coordenar os trabalhos do Sistema Financeiro de forma eficiente, propondo e implantando melhorias, com definições de políticas de desenvolvimento de pessoal na administração direta e indireta da Associação Mato-grossense dos Municípios - AMM;

g) Prestar informações a Controladoria Geral de Controle Interno sempre que solicitado.

h) Coordenar os trabalhos do Departamento de Financeiro (suprimento de Fundo) de forma eficiente, propondo e implantando melhorias, com definições de políticas de desenvolvimento de pessoal na Associação Mato-grossense dos Municípios - AMM.

2) Das Unidades Executoras

2.1) Entende - se por Unidades Executoras dessa Instrução Normativa a Unidade do SFI (Sistema financeiro), juntamente com os Gerentes e Coordenadores vinculados na qual, terá as seguintes atribuições, entre outras que se fizerem necessárias nos termos legais:

a) Atender às solicitações da unidade responsável pela Instrução Normativa, quanto ao fornecimento de informações e à participação no processo de atualizações;

b) Alertar a unidade responsável (gerência) pela Instrução Normativa sobre alterações que se fizerem necessárias nas rotinas de trabalho, objetivando a sua otimização, tendo em vista, principalmente, o aprimoramento dos procedimentos de controle e o aumento da eficiência operacional;

c) Manter a Instrução Normativa à disposição de todos os Gerente e coordenadores da unidade e da Associação Mato-grossense dos Municípios - AMM, velando pelo fiel cumprimento da mesma;

d) Cumprir fielmente as determinações da Instrução Normativa, em especial quanto aos procedimentos na geração de documentos, dados e informações;

e) Informar por escrito, ao Presidente imediato, a prática de atos irregulares ou ilícitos levando em consideração a legislação vigente;

f) Manter no desempenho das tarefas a que estiverem encarregados, atitude de independência, serenidade e imparcialidade;

g) Guardar sigilo sobre dados e informações obtidos em decorrência do exercício de suas funções e pertinentes a assuntos sob a sua fiscalização, utilizando-os exclusivamente para a elaboração de relatórios ou para expedição de recomendações.

3) Da Unidade Responsável pela Coordenação do Controle In­terno

3.1) Entende-se por Unidade Responsável pela Coordenação do Controle Interno a controladoria Geral de Controle Interno da Associação Mato-grossense dos Municípios - AMM, tendo as seguintes atribuições entre outras, que se fizerem necessárias dentro dos termos legais:

a) Prestar apoio técnico por ocasião das atualizações da Instrução Normativa, em especial no que tange à identificação e avaliação dos pontos de controle e respectivos procedimentos de controle;

b) Através da atividade interna, avaliar a eficácia dos procedimentos de controle inerentes ao SFI (Sistema Financeiro), propondo alterações nas Instruções Normativas para aprimoramento dos controles;

c) Manter no desempenho das tarefas a que estiverem encarregados, atitude de independência, serenidade e imparcialidade;

d) Informar por escrito, o Presidente da Associação Mato-grossense dos Municípios - AMM, a prática de atos irregulares ou ilícitos levando em consideração os termos prescritos na legislação vigente;

e) Guardar sigilo sobre dados e informações obtidos em decorrência do exercício de suas funções e pertinentes a assuntos sob a sua fiscalização, utilizando-os exclusivamente para a elaboração de relatórios ou para expedição de recomendações.

IV) DOS PROCEDIMENTOS

a) O Servidor solicita o suprimento de fundos, via formulário padrão, ao chefe imediato;;;

b) O chefe imediato verificada se o solicitante atende aos dispositivos do , quanto ao objeto da aplicação e se o potencial suprido está em conformidade para receber a concessão.

c) Se estiver conforme a legislação, o chefe imediato encaminha o formulário padrão ao chefe do órgão ou secretário da pasta para análise.

d) Caso não atenda aos requisitos legais estabelecidos, tem o seu pedido negado;

e) O Ordenador de Despesas analisará a solicitação e só deverá conceder o suprimento em atendimento aos dispositivos legais.

f) Se deferida a solicitação, é o formulário padrão encaminhado pelo Ordenador de Despesas à Coordenadoria de Administrativa Financeira – CAF para verificar a disponibilidade orçamentária e financeira dentro da cota da secretária ou órgão.

g) Caso não haja orçamento, a CAF juntamente com a Coordenador de Planejamento e Orçamento – CPO - poderão remanejar despesas já liberadas, com o objetivo de atender a demanda;

h) Se houver disponibilidade orçamentária e financeira, a CAF solicita que a Setor de Compras e Licitações - GCL emita a Nota de Reserva.

i) A Coordenador Administrativo Financeiro da Associação Mato-grossense dos Município - CAF realiza o pagamento ao portador, mediante depósito na conta corrente do mesmo.

j) Após a realização da despesa, que deve ser feita em até 15 dias da liberação dos recursos, o portador deverá prestar contas à CAF, apresentando a(s) nota(s) fiscal (is) ou recibo(s) do(s) gasto(s) realizado(s) em até 15 dias Quando não aplicado os recursos, há a devolução dos mesmos;

k) A CAF analisará a documentação apresentada:

l) Se conforme legislação ela emitirá Termo de Regularidade dos gastos que será submetida ao Ordenador de Despesas para aprovação em 10 dias úteis da aplicação.

m) Caso faltem documentos a CAF solicitará a apresentação dos mesmos ao portador do suprimento;

n) Se aprovada a prestação de contas pelo Ordenador de Despesas, a CAF remeterá o processo para Controladoria e Contabilidade da Associação Mato-grossense dos Município para análise e parecer;

o) A Controladoria e Contabilidade da Associação Mato-grossense dos Município analisará o processo;

p) Se contiver problemas sanáveis, a Controladoria e Contabilidade da Associação Mato-grossense dos Município remeterá o mesmo de volta à Gestor e Coordenadores ou órgão de origem para que procedam as devidas correções;

q) A Contabilidade realiza a baixa do processo de Suprimento de Fundos e o remete a secretaria de origem;

r) A secretaria de origem arquiva o processo de Suprimento de Fundos;

a) O adiantamento de numerário a Gerentes e Coordenadores da Associação dos Munícipios, somente ocorrerá no caso das despesas:

b) Custas judiciais e emolumentos;

c) De pequeno valor e de pronto pagamento; (pedágio e estacionamento, serviços de comunicação, telefonia e correios, serviços cartorários, aquisição de obras judiciais e contábeis de interesse dos serviços públicos municipais, exceto gastos com chicletes, balas, picolés, bombons e derivados)

d) Extraordinários e urgentes;

e) Transporte em geral;

f) Combustível, quando o agente da Associação Mato-grossense utilizar veículo próprio;

a) A juízo do ordenador da despesa, mediante justificativa do responsável pelo adiantamento, formulada no decorrer do prazo inicialmente concedido, admitir-se-á prorrogação deste, observado o limite estabelecido no parágrafo anterior.;

b) A aplicação do adiantamento não poderá divergir das finalidades constantes da respectiva requisição.;

c) A importância concedida a título de adiantamento será efetuado diretamente ao responsável por meio de cheque nominativo ou ordem de pagamento.;

d) O adiantamento destinar-se-á somente ao pagamento de serviço ou fornecimento realizado a partir da data do seu recebimento ou do crédito, até a data final do prazo fixado para sua aplicação;

e) Os pagamentos feitos em dia anterior ou posterior ao prazo de aplicação do adiantamento serão glosados e lançados à responsabilidade do servidor e/ou agente político.;

f) Procedimentos para a emissão do Boletim Diário de Movimentação Financeira e sua remessa para o Departamento de Contabilidade, com a especificação dos documentos a serem anexados;

g) O adiantamento deve ser escriturado como despesa efetiva na dotação própria e lançado, concomitantemente, à responsabilidade do titular do adiantamento, em conta de compensação.;

h) O prazo para apresentar prestação de contas do adiantamento de viagem é de 05 (cinco) dias contados da realização da despesa, ou do retorno a Associação Mato-grossense dos Município AM.;

i) O saldo de adiantamento deve ser recolhido através de GD - Guia de Depósito, juntamente com as importâncias arrecadadas, a crédito da mesma conta em que foi debitada no momento da sua concessão.

j) Nos documentos comprobatórios de despesas será obrigatoriamente aposto, sob pena de glosa do respectivo valor, o atestado de que o material foi recebido ou de que o serviço foi prestado

k) Não serão aceitos documentos rasurados e ilegíveis

l) A restituição do saldo de adiantamento será contabilizada

m) Como anulação de despesa, quando ocorrer no mesmo exercício financeiro;

n) Como indenização, quando ocorrer após o exercício financeiro.

4) DAS RESTRIÇÕES: É vedado realizar, pelo regime de adiantamento, despesas.

a) Com a aquisição de equipamentos que, por sua característica ou natureza, exijam o registro na Seção de Material e Patrimônio;

b) Com serviços de terceiros e com aquisição de materiais que possam ser atendidos mediante contrato formal;

c) Com a aquisição de materiais idênticos ou similares aos existentes e disponíveis no CAF para uso no mesmo local;

d) Com o pagamento de multas de infração de trânsito, as quais serão suportadas pelo servidor e /ou agente político responsável;

e) Os comprovantes que não se revestirem dos requisitos legais e os pagamentos efetuados em desacordo com a finalidade a que se destinou o adiantamento serão glosados;

f) Na hipótese de glosa parcial ou total, considerar-se-á em alcance o servidor e/ ou agente político, sem prejuízo da apuração de sua responsabilidade.

g) Da decisão do dirigente do órgão ou entidade, que ordenar a glosa cabe ao servidor e/ou agente político, no prazo de 05 (cinco) dias úteis contados da notificação, recurso, administrativo ao Ordenador de Despesas.

h) Esgotado o prazo sem que o servidor e/ou agente político tenha recolhido a importância glosada ou interposto o recurso, o Ordenador da Despesa o notificará no prazo de 05 (cinco) dias úteis, recolher aos cofres da Associação Mato-grossense dos Município AMM o valor atualizado da glosa.

i) Quando, no processo de comprovação de adiantamento, houver glosa ou denegação do recurso administrativo, a Seção de Contabilidade só baixará a responsabilidade mediante a prova de recolhimento integral aos cofres públicos da importância glosada

5) PROCESSO ADMINISTRATIVO:

a) O descumprimento do previsto nos procedimentos aqui definidos será objeto de instauração de Processo Administrativo para apuração da responsabilidade da realização do ato contrário às normas instituídas,

b) O descumprimento do previsto nos procedimentos aqui definidos será também objeto de infração passível de Improbidade Administrativa de acordo com a lei Federal nº. 8.429, de 2 de junho de 1992.

c) Instaurado o processo administrativo, sua conclusão se dará no prazo de 60 (Trinta) dias podendo ser prorrogado por mais 30 (Trinta) dias.

d) O processo administrativo será desenvolvido por comissão designada pelo Presidente da Associação Mato-grossense dos Município AMM, assegurado aos envolvidos o contraditório e a ampla defesa.

e) Os fatos apurados pela comissão serão objetos de registro claro em relatório e encaminhamento à controladoria da Associação Mato-grossense dos Município AMM; para emissão de parecer e conhecimento ao chefe de poder correspondente com indicação das medidas adotadas ou a adotar para prevenir novas falhas, ou se for o caso, indicação das medidas punitivas cabíveis aos responsáveis, na forma do estatuto dos servidores.

f) Instaurado o processo administrativo, sua conclusão se dará no prazo de 60 (Trinta) dias podendo ser prorrogado por mais 30 (Trinta) dias.

g) O processo administrativo será desenvolvido por comissão designada pelo chefe do poder executivo, assegurado aos envolvidos o contraditório e a ampla defesa.

V) CONSIDERAÇÕES FINAIS

1) A Controladoria Interna jamais poderá disponibilizar um Relatório de Auditoria a algum outro servidor que não seja o responsável pelo respectivo órgão auditado;

2) Os esclarecimentos adicionais a respeito deste documento poderão ser obtidos junto à controladoria da Associação Mato-grossense dos Município AMM; que, por sua vez, através de procedimentos de checagem (visitas de rotinas) ou auditoria interna, aferirá a fiel observância de seus dispositivos por parte das diversas unidades da estrutura organizacional

3) A inobservância desta Instrução Normativa constitui omissão de dever funcional e será punida na forma prevista em lei;

4) Aplica-se, no que couberem aos instrumentos regulamentados por esta Instrução Normativa as demais legislações e atos institucionais pertinentes;

5) Os esclarecimentos adicionais a respeito deste documento poderão ser obtidos junto à UCCI da Associação Mato-grossense dos Municípios – AMM, que, por sua vez, através de procedimentos de checagem (visitas de rotinas) ou auditoria interna, aferirá a fiel observância de seus dispositivos por parte das diversas unidades da estrutura organizacional;

6) Esta Instrução Normativa entrará em vigor na data de sua publicação.

Publique-se.

Cuiabá-MT, 04 de março de 2024.

Associação Mato-grossense dos Munícipios - AMM

LEONARDO TADEU BORTOLIN Presidente da AMM

NOIDES CENIO DA SILVA

Controlador Interno AMM