Jornal Oficial Eletrônico dos Municípios - Mato Grosso

INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 005/2024

ASSUNTO - Dispõe sobre o acompanhamento e controle da execução de Contrato Administrativo – FISCAL DE CONTRATO

A Controladoria Interna do município de Barão de Melgaço no uso de suas atribuições legais, previsto no Artigo 1º da Lei Municipal 311/2007;

Considerando a necessidade de atuação concomitante dos órgãos de Controle Interno na forma de acompanhamento e fiscalização dos atos da gestão pública municipal dos órgãos de controle interno bem como o apoio ao controle externo no exercício de sua missão institucional previsto nos artigos 70 e 74 da Constituição Federal/88;

Considerando a LEI N° 365/2010 Art. 20 § 1º Inciso XX – que Constitui atribuição da Controladoria orientar e expedir atos normativas para os órgãos setoriais;

Considerando que a Lei nº 8.666/93estabelece normas gerais sobre licitações e contratos administrativos pertinentes a obras, serviços, inclusive de publicidade, compras, alienações,e locações no âmbitos dos poderes da União, Estados, Distrito Federal e Municípios em seu art. 67 que dispõe sobre acompanhamento e fiscalização quando da execução do contrato por um representante da Administração especialmente designado para tal atribuição;

Considerando que a Constituição Federal de 1988 Art. 37, XXI obriga a Administração Pública direta e indireta, de qualquer dos Poderes da União, Estados ou Municípios, a contratar obras, serviços, compras e alienações por meio de processo licitatório, com cláusulas que estabeleçam obrigações de pagamento, mantidas as condições efetivas da proposta;

Considerando os dispostos na Lei Federal nº 8.429/92 e a Lei Orgânica do Município Art. 120 parágrafo 4º que dispõe sobre sanções aplicáveis aos agentes públicos nos casos de enriquecimento ilícito no exercício de mandato, cargo, emprego ou função administrativa publica direta, indireta e dá outras providencias;

Considerando os dispostos na Instrução Normativa nº 001/2021 desta Controladoria que dispõe sobre orientação para elaboração das Instruções Normativas;

Considerando que a fiscalização do contrato administrativo não é uma mera opção discricionária da autoridade administrativa, trata-se de um poder-dever e que a lei impõe a obrigação de acompanhamento e fiscalização da execução do ajuste por uma pessoa especialmente designada pela Administração.

Considerando os princípios da legalidade, economicidade, eficiência e transparência que devem nortear a Administração Pública

RESOLVE

Art. 1° Dispor sobre o acompanhamento e controle da execução de contrato administrativo – Fiscal de Contrato, com vista ao aperfeiçoamento, à eficiência, à eficácia, à celeridade e a transparência de atos de gestão administrativa e aplicação de recursos públicos.

Art. 2º Abrange todas as Unidades e Secretarias no âmbito do Poder Executivo Municipal de Barão de Melgaço, Câmara Municipal e Regime de Previdência Própria do município de Barão de Melgaço

Art. 3º Para os fins desta Instrução Normativa considera-se:

I – Contrato Administrativo: todo e qualquer ajuste celebrado entre órgãos ou entidades da Administração Pública e particulares, por meio do qual se estabelece acordo de vontades, para formação de vinculo e estipulação de obrigações recíprocas.

II – Objeto: é condição essencial do ato convocatório e do contrato. Deve conter descrição detalhada do bem, da obra ou do serviço. A partir do objeto são definidas as demais condições licitatórias e contratuais. Trata-se do produto final ou resultado a ser atingido com o contrato, observadas todas as suas cláusulas e condições.

III – Contratante: órgão ou entidade da Administração Pública Direta e Indireta Municipal que pactua a execução de programa, projeto, atividade ou evento, mediante a celebração do contrato, ou seja, órgão ou entidade signatária de instrumento contratual.

IV – Contratado: pessoa física ou jurídica signatária de instrumento contratual com a Administração Pública, na condição de fornecedor de bens, executor de obra ou prestador de serviço.

V - Imprensa Oficial: Veículo oficial de divulgação da Administração Pública.

VI - Fiscalização do Contrato: Ação de acompanhamento e observação periódica e sistemática da execução do contrato, a ser realizada pelo Fiscal do Contrato, com o fim de aferir a regularidade no cumprimento das obrigações contratuais, técnicas e administrativas, em todos os seus aspectos, de forma que seja cumprido conforme o previsto, como condição para a certificação das despesas e seu pagamento.

VII - Fiscal do Contrato: representante da Administração previamente designado pelos Editais de Licitação, Contratos ou para acompanhar e exercer a fiscalização da execução contratual, devendo anotar em registro próprio todas as ocorrências relacionadas com a execução do contrato, inclusive no Sistema Informatizado de Controle de Contratos Municipal, bem como informar a Administração sobre eventuais vícios, irregularidades ou baixa qualidade dos serviços prestados pela contratada, propor as soluções e as sanções que entender cabíveis para regularização das faltas e defeitos observados, conforme disposto no art. 67 da Lei nº 8.666/93.

VIII - Gestão de Contratos: processo de acompanhamento da execução dos Contratos firmados pelo Município, que envolve a promoção das medidas necessárias à fiel execução dos serviços e aquisições.

IX – Notificação: Documento elaborado pela Contratante para dar conhecimento aos fornecedores de bens, obras ou serviços, sobre irregularidades constatadas no processo de fiscalização do contrato, solicitando que as falhas sejam sanadas no prazo estabelecido pela autoridade competente.

X - Relatório Circunstanciado: Para os fins desta instrução normativa é o documento elaborado pelo Fiscal do Contrato contendo informações sobre a execução do instrumento contratual.

XI Área requisitante: Unidade administrativa solicitante, usuária ou responsável pelos serviços/ produtos objeto da contratação celebrada.

XII –– Registro de ocorrências: documento (livro, arquivo eletrônico, caderno, prontuário individualizado, ou folhas) em que serão anotadas todas as ocorrências relacionadas com a execução do contrato, o qual deverá ser inserido no Sistema de Controle de Contratos Municipal.

– XIII - Termo de Recebimento Provisório: documento assinado pela representanteda Contratante em até 15 (quinze) dias da comunicação escrita do contratado, que formaliza a entrega em caráter provisório da obra ou material.

XIV - Termo de Recebimento Definitivo: termo circunstanciado que comprove a adequação do objeto aos termos contratuais e o recebe em definitivo.

XV – Serviço: toda atividade destinada a obter determinada utilidade de interesse para a Administração, tais como: demolição, conserto, instalação, montagem, operação, conservação, reparação, adaptação, manutenção, transporte, locação de bens, publicidade, seguro ou trabalhos técnico-profissionais (Lei nº 8.666/93, art. 6º, Inciso II).

XVI - Obra: toda construção, reforma, fabricação, recuperação ou ampliação, realizada por execução direta ou indireta (Lei nº 8.666/93, art. 6º, Inciso I).

XVII - Compra: toda aquisição remunerada de bens para fornecimento de uma só vez ou de forma parcelada (Lei nº 8.666/93, art. 6º, Inciso III).

XVIII - Projeto Básico: Conjunto de elementos necessários e suficientes, com nível de precisão adequado, para caracterizar a obra ou serviço, ou complexo de obras ou serviços objeto da licitação, elaborado com base nas indicações dos estudos técnicos preliminares, que assegurem a viabilidade técnica e o adequado tratamento do impacto ambiental do empreendimento, e que possibilite a avaliação do custo da obra e a definição dos métodos e do prazo de execução (art. 6º, inciso IX da Lei nº 8.666/93);

XIX - Projeto Executivo: Conjunto de elementos necessários e suficientes à execução completa da obra, de acordo com as normas pertinentes da Associação Brasileira de Normas Técnicas – ABNT (Lei nº 8.666/93, art. 6º, Inciso X).

XX - Termo de Referência: É o documento que deverá conter todos os elementos capazes de propiciar avaliação de custo pela administração diante de orçamento(s) detalhado(s), definição de métodos, estratégia de suprimento, valor estimado em planilhas deacordo com o preço de mercado, cronograma físico-financeiro, se for o caso, critério de aceitação do objeto, deveres do contratado e do contratante, procedimentos de fiscalização e gerenciamento do contrato, prazo de execução e sanções, de forma clara, concisa e objetiva.

XXI - Vigência do Contrato: Período compreendido entre a data estabelecida para o início da execução contratual, que pode coincidir com a data da assinatura, e seu término.

XXII- Adimplemento do Contrato: Cumprimento de todas as obrigações ajustadas pelas partes contratantes.

XXIII - Inexecução ou Inadimplência do Contrato: Descumprimento total ou parcial de suas cláusulas e condições ajustadas, devido à ação ou omissão de qualquer das partes contratantes.

XXIV – Rescisão Contratual: Encerramento, cancelamento, extinção ou cessação da eficácia do contrato antes do encerramento de seu prazo de vigência.

XXV – Glosa ou retificação: É a eventual observação nas notas/faturas fiscais quanto ao cancelamento, parcial ou total, de parcelas ou valores, por ilegais ou indevidos.

XXVI – Termo aditivo: instrumento que tenha por objetivo a modificação de cláusula, alterações no valor ou prorrogar a vigência do contrato já celebrado sendo vedada a alteração do objeto aprovado;

DOS PROCEDIMENTOS

Art. 5º - O gestor deve designar formalmente um servidor para fiscalizar os contratos e sua execução, através de Portaria publicada no Diário Oficial devendo constar seus dados esta função deverá ser preferencialmente exercida por servidores com vínculo permanente com o poder público exceto não haja no quadro de servidores.

Art. 6º. O fiscal de contratos deve observar o cumprimento, pela contratada, das regras técnicas, científicas ou artísticas previstas no instrumento contratual, acompanhando todas as etapas da execução do ajuste

Art. 7º. O fiscal de contratos deve observar o cumprimento, pela contratada, das regras técnicas, científicas ou artísticas previstas no instrumento contratual, acompanhando todas as etapas da execução do ajuste.

Art. 8º. São Responsabilidades do fiscal de contrato:

I - acompanhar, fiscalizar as aquisições, a execução dos serviços e obras contratadas;

II - indicar as eventuais glosas das faturas;

III - providenciar, quando necessário, o recibo ou termo circunstanciado referente ao recebimento provisório e definitivo do objeto do contrato e pagamento do preço ajustado, conforme definido no instrumento de contrato;

IV - Fiscalizar a manutenção, pela contratada, durante todo o período de vigência contratual das condições de habilitação e qualificação, com a solicitação dos documentos necessários à avaliação;

I- Notificar a contratada quando da ocorrência de inexecução contratual ou em caso falhas na execução do serviço, estabelecendo prazo para manifestação por parte da contratada e para o saneamento das irregularidades constatadas, certificando-se de inserir esta notificação no Sistema de Controle de Contratos e de cientificar a Diretoria de Planejamento e Contratos – SMPF;

VI – Instruir processos de aplicação de sanções administrativas decorrentes de inexecução contratual, desde que a contratada não sane as irregularidades constatadas, propondo a aplicação das sanções administrativas à Contratada, em virtude de inobservância ou desobediência às cláusulas contratuais e instruções ou ordens da Fiscalização, encaminhando o referido processo a Diretoria de Planejamento e Contratos para apreciação;

VII - Encaminhar por escrito ao Setor de Contratos questões relativo a quaisquer problemas detectados na prestação do serviço ou aquisição de bens, que tenham implicações no pagamento;

VIII - Ler e conferir o documento de sua designação como fiscal de contratos para ciência da extensão de suas responsabilidades;

IX – Anotar em formulário próprio, inclusive no Sistema de Controle de Contratos Municipal, todas as ocorrências relacionadas com a execução do contrato, determinando o que for necessário à regularização das faltas ou defeitos observados;

X – Manter controle atualizado dos pagamentos efetuados, em ordem cronológica, inserindo as informações e documentações pertinentes no Sistema de Controle de contratos Municipal, observando para que o valor do contrato não seja ultrapassado;

XI – Certificar quanto a fiel comprovação das despesas e prestação de serviços contratados ou aquisição de bens, atestando os documentos comprobatórios e/ou registrando e justificando fatos que impeçam o cumprimento dos prazos estabelecidos;

XII – Receber, conferir e atestar as notas fiscais e encaminhá-las à unidade competente para pagamento, caso não haja nenhuma restrição;

XIII – Confrontar os preços, quantidades, marcas e demais informações constantes na Nota Fiscal com os estabelecidos no contrato ou ata de registro de preços;

XIV – Realizar, juntamente com a contratada, as medições dos serviços nas datas estabelecidas, antes de atestar as respectivas Notas Fiscais.

XV– Recusar, com a devida justificativa, qualquer material ou serviço prestado fora das especificações constantes no instrumento contratual, bem como qualquer documento ou Nota Fiscal apresentados em desacordo;

XVI – Inserir no Sistema Informatizado de Controle de Contratos Municipal mensalmente, e sempre que solicitado, relatório circunstanciado de acompanhamento de execução dos serviços contratados;

XVII – Estabelecer prazo para correção de eventuais pendências na execução do contrato e informar à Autoridade Competente ocorrências que podem gerar dificuldades à conclusão dos serviços ou a entrega de bens;

XVIII – Informar a Autoridade competente e ao setor de controle de contratos sobre pedido de substituição de fiscal de contratos, acompanhado dos documentos comprobatórios e da respectiva justificativa, para a adoção das providências pertinentes;

XIX – Solicitar à Secretaria de Administração e Planejamento , com autorização do respectivo titular da pasta, a extinção dos contratos decorrentes de decurso de prazo e de conclusão da execução do contrato, referentes à sua Secretaria, certificando de que não haja pendências no contrato tais como o não lançamento das notas de pagamento no Sistema Informatizado de Controle de Contratos Municipal;

XX – Solicitar à Secretaria Municipal de Administração e Planejamento , com autorização do respectivo titular da pasta, a rescisão de Contratos referentes à sua Secretaria, certificando de que não haja pendências no contrato constantes no Sistema Informatizado de Controle de Contratos Municipal;

§ 1º O servidor designado Fiscal de Contrato deverá manter cópia dos seguintes documentos, para que possa dirimir dúvidas originárias do cumprimento das obrigações assumidas pela contratada: contrato; todos os aditivos (se existentes); edital da licitação; projeto básico ou termo de referência; proposta da Contratada; relação das faturas recebidas e das pagas; correspondências entre Fiscal e Contratada.

§ 2º O Fiscal de contratos deverá inserir no Sistema Informatizado de Controle de Contratos Municipal, relatório final de acompanhamento e fiscalização da execução da obra ou entrega do serviço ou do objeto do contrato, no término do prazo de vigência do contrato ou Ata de Registro de Preços, fazendo constar todas as atividades desenvolvidas pela contratada, assim como todas as ocorrências e irregularidades apontadas durante a execução do ajuste.

§ 3º Quando do pedido de substituição do Fiscal de Contratos durante a execução do contrato ou Ata de Registro de Preços, o Fiscal atual deverá apresentar além da justificativa da sua saída, relatório circunstanciado das ocorrências apresentadas durante a fiscalização e execução do contrato e da Ata de Registro de Preços, a fim de subsidiar o novo fiscal, o qual deverá ser indicado neste momento. O fiscal atual deve aguardar a efetivação da nomeação do substituto para cessar o atesto das notas fiscais.

XI – Receber, conferir e atestar as notas fiscais e encaminhá-las à unidade competente para pagamento, caso não haja nenhuma restrição;

Art. 8º - Não pode ser Fiscal de contratos:

I – Servidor que possua relação comercial, econômica, financeira, civil ou trabalhista com o contratado;

II – Tenha parentesco com o contratado ou com membros de sua família.

Parágrafo único. O servidor não pode se recusar a cumprir tarefas que sejam compatíveis com os níveis de complexidade das atribuições do cargo.

Art. 9º. Os Fiscais de contratos e Secretário responsável pela gestão do contrato respondem civil, penal e administrativamente pelo exercício irregular das atribuições do encargo e serão responsabilizados pelo não exercício do seu encargo na forma como prescreve a legislação correlata, após a apuração dos fatos. I- Poderão respondem a processo administrativo se levantares informações falsas ou tendenciosas sobre a execução do contrato.

Parágrafo único. A responsabilidade administrativa sujeita o fiscal às penalidades previstas na Lei 179/1997 (Estatuto dos servidores públicos do município de Barão de Melgaço quando servidor de carreira

DO PAGAMENTO

Art. 10º. As notas fiscais referentes ao contrato devem ser encaminhadas pela empresa contratada ao fiscal designado pela administração para as providências necessárias à conferência e atesto juntamente com o secretário responsável pela gestão dos documentos fiscais.

Art. 11º. O fiscal de contratos ao atestar a fatura/nota fiscal, está declarando que o serviço ou material a que ela se refere foi satisfatoriamente prestado ou fornecido e que seu valor está em conformidade com o termo contratual.

§ 1º - A Secretaria de Administração e Planejamento deverá realizar análise técnica do processo, verificando se o processo encontra-se devidamente instruído e após a verificação encaminhar à Secretaria de Finanças para pagamento.

Art. 12º. Esta Instrução Normativa entra em vigor a partir da data de sua publicação.

Barão de Melgaço – MT, 26 de Abril de 2024

Luís Fernando da Silva Souza

Controlador Interno 018/2024

Margareth Gonçalves da Silva

Prefeita Municipal,

RELATÓRIO DE FISCALIZAÇÃO DE CONTRATO ADMINISTRATIVO

DADOS DO CONTRATO E DO CONTRATADO

NÚMERO DO CONTRATO : _______________________________________

OBJETO:__________________________________________________________

VIGENCIA DO CONTRATO: DE / / A / /

CONTRATADO: ____________________________________________________

CNPJ:_____________________ INSC. ESTADUAL _______________________

RESPONSAVEL LEGAL: ____________________________________________

CPF:_____________________________ RG _____________________________

DADOS DO FISCAL DESIGNADO

NOME: __________________________________ CARGO:__________________

ÑÚMERO DA PORTARIA DE DESIGNAÇÃO: ___________________________

DATA:_______________________________________________________________

DADOS DA FISCALIZAÇÃO

NOTA FISCAL:_____________________ VALOR :_________________________

EMPENHO__________________________DATA :___________________________

VERIFICAÇÕES

NESTE CAMPO RELATAR AS ATIVIDADES DESENVOLVIDAS E TAMBEM AS IRREGULARIDADES SE CASO HOUVER

Barão de Melgaço-MT,__________/_______/___________

Fiscal do Contrato Gestor do Contrato