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18 de Abril de 2016.
SECRECRETARIA DE ADMINISTRAÇÃO VERSÃO: 02 Normativa interna SCL Nº 02/2016 DATA DE APROVAÇÃO: 01/04/2016 ASSUNTO: SISTEMA DE COMPRAS, LICITAÇÃO E CONTRATOS. SETORES ENVOLVIDOS: TODAS AS UNIDADE DA ES
1 – DOS OBJETIVOS
1.1 – Regulamentar os procedimentos para o trâmite de solicitação de compras da Prefeitura de Cáceres;
1.2 – Padronizar, de forma sistêmica, as rotinas de trabalho da solicitação de compras dentro do escopo do Sistema de Compras, Licitação e Contratos;
1.3 – Obter maior controle e segurança sobre os procedimentos operacionais;
1.4 – Interagir com todas as unidades, com a finalidade de sua otimização, tendo em vista, principalmente, o aprimoramento dos procedimentos de controle e o aumento da eficiência operacional;
1.5 – Atender legalmente os dispositivos contidos no art. 31 da Constituição Federal; no art. 59 da Lei Complementar nº. 101/2000; nos arts. 144 e 147 da Lei Orgânica do Município de Cáceres; na Lei Municipal nº. 2.111 de 04 de dezembro de 2007, no que compete as responsabilidades da Controladoria.
2 – DA ABRANGÊNCIA
2.1 - Abrange todas as unidades da estrutura organizacional, por tratar-se de órgãos gestores de orçamentos próprios, adaptarão ao seu âmbito de atuação as rotinas e procedimentos ora estabelecidos.
2.2 - Todos os órgãos da Administração deverão manter a Instrução Normativa à disposição de todos servidores da unidade, velando pelo fiel cumprimento das determinações, em especial quanto a padronização dos procedimentos e seu controle na geração de documentos, dados e informações.
3 – DOS CONCEITOS
3.1 - Sistema de Compras e Licitações é o conjunto de atividades desenvolvidas por todas as unidades da organização para a obtenção de bens, insumos, contratação de obras ou serviços, abrangendo desde a requisição/solicitação da compra até a contabilização do pagamento da despesa.
3.2 - Tem como órgão central a Secretaria de Administração, especificamente os setores de Compras e Licitação, que tem a competência de responder pela maior parte das rotinas e procedimentos de controle relativos às compras e orientar os órgãos setoriais para o correto exercício dessas atividades.
3.3 - Entende-se por Secretaria Municipal de Origem àquela que dá início ao processo de compras, e que tem a responsabilidade de acompanhar o processo no exercício de qualquer atividade de compras, licitação e contrato.
3.4 – Processo Administrativo de Aquisição: Pasta contendo os documentos gerados no decorrer da rotina, desde a requisição (Solicitação de Despesa) até a emissão da Autorização de Fornecimento ou da Ordem de Serviço, com registro das etapas percorridas e manifestações, com a identificação das datas, assinatura dos responsáveis e com as folhas devidamente paginadas e rubricadas.
3.5 – Entende-se por compra direta à compra dispensável de licitação em conformidade com os itens I e II do art. 24 da Lei 8.666/93.
3.6 – Entende-se por:
3.6.1 – Ordenador de despesa: É o Secretário ou também chamado de Gestor da Pasta responsável pelo gerenciamento e autorização das despesas incorridas na secretaria de sua competência.
3.6.2 – Fiscal de contrato: responsável pelo acompanhamento do contrato, inclusive prazo, publicações, encaminhamentos administrativos, relatórios dos contratos fiscalizados à Procuradoria Geral do Município e demais providências que visem ao correto cumprimento do contrato.
3.7 – Entende-se por:
3.7.1 – Obra: toda construção ou ampliação, realizada por execução direta ou indireta;
3.7.2 – Serviço: toda atividade destinada a obter determinada utilidade de interesse para a administração, tais como: Demolição, conserto, instalação, montagem, operação, conservação, reparação, adaptação, manutenção, transporte, locação de bens, publicidade, seguro ou trabalhos técnico-profissionais.
3.7.3 – Termo de Referência (TR): é o documento pelo qual a secretaria faz a solicitação do objeto necessário. Deve conter:
3.7.3.1 – Descrição específica, objetiva e clara do objeto.
3.7.3.2 – Justificativa do interesse público da compra, aquisição do bem, obras ou contratação de serviços para o Município.
3.7.3.3 – Órgão/Unidade, Funcional-Programática, Natureza da Despesa e Fonte de Recursos.
3.7.3.4 – Nome do Solicitante.
3.7.3.5 – Local de Entrega.
3.7.3.6 – Destinação da compra.
3.7.3.7 – Indicação do fiscal de contrato de administração e execução.
3.7.3.8 – Discriminação dos itens solicitados com preço unitário previsto e preço total previsto.
3.7.3.9 – Data e assinatura do Solicitante.
3.7.3.10 – Em caso de emergência ou inexigibilidade, tais informações deverão ser devidamente fundamentadas no Termo de Referência.
3.7.3.11 – Para contratação de serviços apresentar: especificação técnica do serviço, respectiva carga horária, declaração emitida pela Secretaria Municipal de Administração através da Coordenadoria de Recursos Humanos afirmando que os serviços não estão compreendidos dentre as atribuições dos cargos de provimento efetivo, estimativa de custo unitário e global e três orçamentos de prestadoras de serviços por serviço solicitado.
3.7.3.12 – Para realização de obras e serviços de engenharia, com ajuda da Assessoria de Convênio, juntar no feito o Projeto Básico, o Projeto Executivo, as Plantas da Obra, desenhos e especificações, Orçamento detalhado expressando a composição dos custos unitários e relatório fotográfico (Art. 7º e § 2º, Incisos I, II e III da Lei 8.666/93), subscrita ou o de acordo pelo responsável técnico de Obras da Prefeitura Municipal (com uma via digitaliza em CD), Planilhas, lançando na Solicitação de Materiais e/ou Execução de Obras e Serviços a descrição sintética das obras e serviços de engenharia solicitadas.
3.7.3.13 – Quando os recursos para a licitação forem oriundos de convênios ou programas, a Assessoria de Convênio deverá anexar ao processo de aquisição o plano de trabalho, o convênio celebrado e toda a documentação que se fizer necessária.
4 – DOS PROCEDIMENTOS
4.1 – Dos Procedimentos Gerais
4.1.1 – Cabe a cada secretaria executar as funções a elas descritas nos fluxos de aquisição (itens 5, 6, 7 e 8 dessa normativa).
4.1.2 – Durante todo o trâmite da solicitação de aquisição, se verificado por qualquer setor tramitado que não há condições de continuar com a aquisição, é responsabilidade deste setor devolver a solicitação a Secretaria de Origem, ou Secretaria pertinente, para correção ou arquivamento.
4.1.3 – A dispensa de licitação só será permitida em caso de emergência, calamidade pública ou outra situação prevista no Art. 24 da Lei 8.666/93.
4.1.4 – Se o procedimento justificar a dispensa de licitação por compra direta, a solicitação deverá ser pautada na proposta mais vantajosa dentre as cotações anexadas ao processo.
4.1.5 – Quando, em uma aquisição de vários objetos:
(1) O fornecedor possui uma proposta global de valor inferior ao dos outros fornecedores; (2) O fornecedor possui apenas um objeto de valor superior aos de outros fornecedores; (3) O valor desse objeto é irrelevante em comparação ao valor da proposta global;Esse fornecedor deve ser escolhido, em função do princípio da economicidade.
4.1.6 – Se o valor da compra for de valor relevante até o valor do limite do inciso I e II do art. 24 da Lei 8.666/93, então os itens deverão ser analisados individualmente pelo menor preço. Se o preço for de igual valor, este será analisado pela qualidade do produto.
4.1.7 – Quaisquer processos de despesas cujos valores totais sejam taxativamente descritos nos Decretos para contenção de despesas e equilíbrio das contas públicos, devem conter como procedibilidade, a prévia e expressa autorização do Prefeito Municipal.
4.1.8 – São dispensáveis os trâmites nos casos de contratações de serviços públicos, tais como energia, água, pagamento de taxas (licenciamento de veículos, seguro obrigatório, etc.), impostos, contribuições sociais e despesas com valores irrelevantes.
4.1.9 – Sempre que possível, tramitação de documentos e processos será feito por meio de sistema informatizado.
4.1.10 – Dúvidas em relação ao processo de aquisição, ou sobre esta normativa, poderão ser enviadas, por escrito e especificamente detalhadas para a Controladoria do Município.
4.2 – Dos Procedimentos da Secretaria Municipal de Origem
4.2.1 – É responsabilidade da Secretaria Municipal de Origem a elaboração correta do Termo de Referência contendo, no mínimo, as características citadas no conceito 3.7.3 desta normativa.
4.2.1.1 – Para agilizar a redação do Termo de Referência, principalmente quando o objeto for de alta complexidade, é aconselhável que a Secretaria de Origem tome como base as descrições de objetos disponíveis em atas de registro de preço no site Banco de Preço para a contratação de objetos iguais ou similares.
4.2.2 – A Secretaria Municipal de Origem deverá formular seu pedido de compras em conformidade com o Plano Plurianual de Investimento – PPA, a Lei de Diretrizes Orçamentárias – LDO do ano corrente e a Lei Orçamentária Anual – LOA.
4.3 – Dos Procedimentos da Secretaria Municipal de Administração
4.3.1 – A Secretaria Municipal de Administração deverá analisar se a solicitação encontra em conformidade com a Lei 8.666, de 21 de Junho de 1993.
4.3.2 – A Secretaria Municipal de Administração deverá efetuar o Controle Formal e Preventivo do Termo de Referência, verificando se ele preenche os requisitos instituídos por esta normativa. Em caso negativo, devolverá o feito a Secretaria de Origem.
4.3.3 – O Setor de Compras é responsável pela elaboração de pesquisa mercadológica de preço através da cotação de no mínimo três orçamentos para cada objeto requisitado no Termo de Referência, bem como a média de preços.
4.3.3.1 – Para agilizar a elaboração de cotações, principalmente quando esta apresentar dificuldades, é aconselhável que o Setor de Compras utilize cotações disponíveis em atas de registro de preço homologadas nos últimos 90 dias no site Banco de Preço, para a cotação de objetos iguais.
4.3.3.2 – O Setor de Compras poderá requisitar auxílio da Secretaria Municipal de Origem com o propósito de otimizar o processo de pesquisa de preço de mercado.
4.3.3.3 - Excepcionalmente, frente à impossibilidade de apresentar três orçamentos, a Secretaria Municipal de Administração, através do Departamento de Compras, deverá justificar e apresentar levantamento de preço em planilha contendo o objeto, empresa, preço, data e a sua assinatura, sendo de responsabilidade do subscritor as informações nele contidas.
4.3.4 – É de responsabilidade do Setor de Licitação escolher a modalidade mais indicada para o processo licitatório, com base na Lei nº 8.666/1993.
4.4 – Dos Procedimentos da Procuradoria Geral do Município nos processos de aquisições e contratações do Município
4.4.1 – A Procuradoria Geral do Município deverá analisar se a solicitação de aquisição se encontra em conformidade com a Lei 8.666, de 21 de Junho de 1993.
3.4.2 – A Procuradoria Geral do Município deverá efetuar o Controle Formal e Preventivo da solicitação verificando se a solicitação preenche os requisitos instituídos por esta normativa.
4.4.3 – A Procuradoria Geral do Município deverá elaborar parecer sobre os fundamentos necessários à realização dos procedimentos concernentes à emergência, inexigibilidade ou licitação, verificando se as razões apresentadas justificam o procedimento, especialmente emitir parecer justificando a contratação em obras e serviços de engenharia no caso da Compra Direta.
4.4.4 – É de responsabilidade da Procuradoria Geral do Município emitir parecer jurídico referente a revisão do processo de aquisição, inclusive do edital, observando os princípios da legalidade, economicidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência.
4.4.5 – Cabe a Procuradoria Geral do Município verificar a necessidade da elaboração de contrato, conforme a natureza do objeto contratado e observadas as regras da Lei de Licitação.
5 – DO FLUXO PARA COMPRAS ATRAVÉS DO REGISTRO DE PREÇO
5.1 – Do fluxo para o Registro de Preço (ver anexo I):
5.1.1 – A Secretaria de Origem elaborará um Termo de Referência, incluindo especificação do objeto, quantidade e justificativa, requisitando registro de preço para futura e eventual aquisição. A secretaria de Origem encaminhará esse Termo de Referência devidamente protocolado, com as páginas devidamente numeradas e rubricadas para a Secretaria de Administração/ Setor de Compras.
5.1.1.1 – Para Registro de Preço de bens e serviços comuns a todas as secretarias do município, a Secretaria Municipal de Administração, através do Setor de Compras, preferencialmente no início de cada exercício financeiro, elaborará o Termo de Referência e dará início ao processo licitatório.
5.1.1.2 – Entende-se por bens e serviços comuns qualquer bem ou serviço que forem de consumo comum a todas as secretarias do município, incluindo combustível, material de expediente, manutenção de veículos, alimentação, material de limpeza, materiais elétricos, e hidráulicos, gás, fotocópias, recarga de toner, manutenção de impressoras e equipamentos de informática, telefonia, manutenção dos aparelhos de ar condicionado, passagens aéreas e rodoviárias, serviço de internet, materiais de construção para manutenção de prédios - ex. tijolo, areia, fios, etc., materiais gráficos, etc.
5.1.1.3 – A Secretaria Municipal de Administração tomará como base dos quantitativos a serem licitados o consumo efetivo do exercício anterior, acrescido conforme a expansão do planejamento das ações para o exercício em curso. Quando esse não estiver disponível, ou sempre que necessário, a Secretaria Municipal de Administração poderá requisitar das demais secretarias o quantitativo que elas julguem necessário para o exercício.
5.1.2 – Após recebimento do Termo de Referência, o Setor de Compras deverá efetuar as cotações de preço (sendo no mínimo três), anexando-as ao verso do Termo de Referência e seguindo a sequência de numeração das páginas, verificando o cadastro, o endereço, a razão social, e outras informações dos fornecedores que forem necessárias. O Setor de Compras deverá também efetuar a Solicitação de Material ou Serviço junto ao sistema informatizado. O Termo de Referência em conjunto com as cotações devem ser encaminhadas pelo Setor de Compras ao Setor de Licitação, solicitando a abertura de licitação.
Obs. Nos casos em que duas ou mais secretarias estejam solicitando Registro de Preço do mesmo objeto, é necessário que o quantitativo solicitado por cada secretaria seja atribuído a esta secretaria no sistema.
5.1.3 – O Setor de Licitação, ao receber a solicitação de abertura de licitação e os respectivos anexos, dará início ao processo na modalidade de Licitação Registro de Preço, com base na Lei nº 8.666/1993, na Lei 10.520/02 e no Decreto 7892/2013, através da elaboração da minuta de edital. Após conclusão da elaboração da minuta de edital e anexos, o Setor de Licitação encaminhará a Controladoria Municipal para revisão técnica.
5.1.4 – Estando em conformidade, o feito será encaminhado a Procuradoria Geral do Município que emitirá parecer jurídico referente a revisão do processo, inclusive do Edital, observando os princípios da legalidade, economicidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência, e devolverá o processo com devido parecer ao Setor de Licitação.
5.1.5 – O Setor de Licitação, após receber parecer jurídico, fará quaisquer alterações necessárias ao edital e dará continuidade ao processo através da publicação de edital por prazo determinado por lei e por fim a condução do pregão.
5.1.6 – Após condução do pregão e determinação de vencedor, o Setor de Licitação fará a homologação do processo licitatório e enviará memorando informando a Secretaria de Origem.
5.2 – Do fluxo para a contratação através de Ata de Registro de Preço (ver anexo II):
5.2.1 – Quando identificado a necessidade de aquisição de material ou serviço previamente licitado através de Registro de Preço a pedido da própria secretaria (ou da Secretaria de Administração nos casos de bens comuns), a Secretaria de Origem elaborará um memorando solicitando a confirmação de previsão orçamentária, confirmação de saldo contábil e confirmação de saldo financeiro para aquisição de material ou serviço. A Secretaria de Origem despachará essa solicitação a Secretaria de Planejamento.
5.2.2 – Ao receber a solicitação, a Secretaria de Planejamento verificará o enquadramento da despesa no PPA, LDO e LOA e, confirmado previsão orçamentária, deverá encaminhar solicitação de aquisição à Secretaria de Finanças: setor de Contabilidade.
5.2.3 – A Secretaria de Finanças: setor de Contabilidade, após receber solicitação, confirmará a existência de saldo contábil. Se confirmado a existência desse, o setor de Contabilidade deverá encaminhar a solicitação ao setor de Tesouraria.
5.2.4 – O setor de Tesouraria, após receber solicitação, confirmará a existência de saldo financeiro. Se confirmado, o setor de Tesouraria deverá encaminhar a solicitação à Secretaria de Administração: Setor de Compras.
5.2.5 – O Setor de Compras, após receber a solicitação, elaborará o pedido de empenho e enviará uma cópia para a Secretaria de Origem, uma cópia para Secretaria de Finanças: Contabilidade para elaboração de empenho e uma última cópia para a Procuradoria Geral do Município (com o memorando da Secretaria de Origem em anexo) para elaboração de contrato quando relevante.
5.2.5.1 – Cabe a Procuradoria Geral do Município verificar a necessidade da elaboração de contrato, conforme a natureza do objeto contratado e observadas as regras da Lei de Licitação.
5.2.6 – A Secretaria de Origem, ao receber cópia do pedido de empenho, o enviará ao fornecedor para que possa ser entregue o material ou executado o serviço requisitado.
5.2.7 – A Secretaria de Finanças, ao receber cópia de pedido de empenho, fará o empenho do material ou serviço para que esse possa ser posteriormente liquidado.
5.2.8 – A Procuradoria Geral do Município, ao receber cópia de pedido de empenho e memorando com a identificação de fiscal de contrato, elaborará o contrato e se certificará de que esse seja assinado por todas as partes necessárias.
5.2.9 – A Secretaria de Administração, por meio do Almoxarifado, receberá todo material ou bem do fornecedor, e se certificará de que o material fornecido se enquadra ao material requisitado em termos de quantidade e qualidade. O Almoxarifado assinará recebimento do bem ou material em conjunto com responsável da Secretaria de Origem.
5.2.10 – Após recebimento do bem ou material pelo Almoxarifado, o material e a nota fiscal são encaminhados para a Secretaria de Origem.
5.2.11 – A Secretaria de Origem, após receber a nota fiscal, deverá encaminhá-la para a Secretaria de Finanças autorizando liquidação de empenho e pagamento do fornecedor.
5.2.12 – A Secretaria de Finanças, através dos setores relevantes, fará a liquidação do empenho, pagamento da nota fiscal e arquivamento do processo.
6 – DO FLUXO PARA COMPRAS ATRAVÉS DE ADESÃO À ATA DE REGISTRO DE PREÇO
6.1 – Havendo comprovada vantajosidade econômica, bem como observando-se o que dispõe o Decreto 7.892/2013 da Presidência da República, poderá a administração pública municipal aderir a Ata de Registro de Preço de outros órgãos públicos, podendo ser tanto da administração municipal, estadual ou federal (ver anexo III).
6.2 – Para a adesão à ata de registro de preço, a Secretaria de Origem elaborará um Termo de Referência e localizará ata a ser aderida. Além da localização da ata, é responsabilidade da Secretaria de Origem localizar e anexar todos os documentos descritos no Anexo VI – Check List de documentos para formalizar Ata de Registro de Preço.
6.3 - Após localização dos documentos necessários, a Secretaria de Origem enviará o processo a Controladoria Municipal para o parecer técnico.
6.4 – Estando em conformidade, o feito prosseguirá a Procuradoria Geral do Município que emitirá parecer com a autorização para adesão à ata e encaminhará o processo para a Secretaria de Administração: Comissão Permanente de Licitação.
6.5 – Após receber processo, a Comissão Permanente de Licitação fará a carga do Aplic, homologação e publicação do processo, enviando a Secretaria de Administração: Setor de Compras.
6.6- Caso a Secretaria de Origem desejar prosseguir com a aquisição, o processo seguira o fluxo do item 5.2.
7 – DO FLUXO PARA COMPRAS DIRETAS
7.1 – O procedimento para aquisição de bens e serviços, mediante compra direta, iniciar-se-á na Secretaria de Origem, acompanhada da Justificativa, Termo de Referência, cotação de 03(três) orçamentos e da elaboração de memorando com a solicitação de confirmação da previsão orçamentária, do saldo contábil e financeiro da aquisição (ver anexo IV).
7.1.1 – Nos casos de obras e serviços de engenharia, o processo seguirá para Assessoria de Convênio para análise técnica da equipe de engenharia e informações no sistema Geo-Obras.
7.2 – Estando em conformidade, o feito deve ser encaminhado à Secretaria de Planejamento para verificar o enquadramento da despesa no PPA, LDO e LOA e, se confirmado, deverá encaminhar a solicitação de aquisição à Secretaria de Finanças: setor de Contabilidade para aprovação do saldo contábil, e posteriormente a Tesouraria para confirmação de saldo financeiro.
7.3 – Confirmado a existência dos saldos contábil e financeiro, para toda aquisição, especialmente nos casos de obras e serviços de engenharia, deve-se encaminhar os autos à Procuradoria Geral do Município para colher o parecer jurídico que justifique a contratação através dessa modalidade.
7.4 – Da posse do processo, com parecer favorável da Procuradoria Geral do Município, deve-se encaminhar o feito à Secretaria de Administração: Setor de Compras, que realizará o bloqueio de saldo, a média de preço e elaborará o pedido de empenho.
7.5 – O Setor de Compras enviará uma cópia do pedido de empenho para a Secretaria de Origem, uma cópia para Secretaria de Finanças: Contabilidade para elaboração de empenho e uma última cópia para a Procuradoria Geral do Município (com o memorando da Secretaria de Origem em anexo) para elaboração de contrato, quando relevante.
7.5.1 – Cabe a Procuradoria Geral do Município verificar a necessidade da elaboração de contrato, conforme a natureza do objeto contratado e observadas as regras da Lei de Licitação.
7.6 – A Secretaria de Administração, por meio do Almoxarifado, receberá todo material ou bem do fornecedor, e se certificará de que o material fornecido se enquadra ao material requisitado em termos de quantidade e qualidade. O Almoxarifado assinará recebimento do bem ou material em conjunto com responsável da Secretaria de Origem.
7.7 – Após recebimento do bem ou material pelo Almoxarifado, o material e a nota fiscal são encaminhados para a Secretaria de Origem.
7.8 – A Secretaria de Origem, após receber a nota fiscal, deverá encaminhá-la para a Secretaria de Finanças autorizando liquidação de empenho e pagamento do fornecedor.
7.9 – A Secretaria de Finanças, através dos setores relevantes, fará a liquidação do empenho, pagamento da nota fiscal e arquivamento do processo.
7.10 – Nos casos de obras e serviços de engenharia, o Tribunal de Contas recomenda que todos os documentos do processo (instrumento contratual, publicação do contrato, parecer jurídico, cronograma físico-financeiro da contratada e planilha de itens/serviços, quantitativo e valores) devem ser enviados à Assessoria de Convênio para que esta realize a inserção das informações no Sistema Geo-Obras.
7.10.1 – Após o processo tramitar pela Assessoria de Convênio, o fluxo seguirá conforme os itens “7.7 e 7.8”.
7.10.2 – Quando se tratar de obras ou engenharia, a prestação de contas e o arquivamento se dará na Assessoria de Convênio e não na Secretaria de Finanças.
8 – DO FLUXO PARA COMPRAS ATRAVÉS DE TOMADA DE PREÇO, CONCORRÊNCIA, CARTA CONVITE, CONCURSO, INEXIGIBILIDADE E DISPENSA
8.1 – A Secretaria de Origem elaborará um Termo de Referência e encaminhará esse documento e o memorando solicitando a confirmação de previsão orçamentária, de saldo contábil e de saldo financeiro para aquisição de material ou serviço. O Termo de Referência deve conter expressamente a identificação do fiscal de contrato (Ver Anexo V).
8.1.1 – Quando o Termo de Referência se referir a serviços de obras e engenharia a Secretaria de Origem encaminhará a solicitação para a Assessoria de Convênio (seguir fluxo 8.2).
8.1.2 – Quando o Termo de Referência não se referir a serviços de obras e engenharia a Secretaria de Origem despachará a solicitação para a Secretaria de Planejamento (seguir fluxo 8.3).
8.2 – Ao receber a solicitação, a Assessoria de Convênio realizará as análises técnicas necessárias e qualquer outro procedimento de sua competência. É também responsabilidade da Assessoria de Convênio atualizar o sistema Geo-Obras. Após feito isso, a Assessoria de Convênio encaminhará a solicitação à Secretaria de Planejamento.
8.3 – Ao receber a solicitação, a Secretaria de Planejamento verificará o enquadramento da despesa no PPA, LDO e LOA e, confirmado previsão orçamentária, deverá encaminhar solicitação de aquisição à Secretaria de Finanças: setor de Contabilidade.
8.4 – A Secretaria de Finanças: setor de Contabilidade, após receber solicitação, confirmará a existência de saldo contábil. Se confirmado, o setor de Contabilidade deverá encaminhar a solicitação ao setor de Tesouraria.
8.5 – O setor de Tesouraria, após receber solicitação, confirmará a existência de saldo financeiro. Se confirmado, o setor de Tesouraria deverá encaminhar a solicitação à Secretaria de Administração: Setor de Compras.
8.6 – O Setor de Compras, após receber solicitação, fará a solicitação de material ou serviço junto a sistema informatizado e bloqueará o saldo necessário para a aquisição. Feito isso, o Setor de Compras encaminhará o processo para o Setor de Licitação.
8.6.1 – Quando for dispensável a licitação devido a inexigibilidade, caráter emergencial ou similar o Setor de Compras encaminhará o processo diretamente a Controladoria Municipal e Procuradoria Geral Municipal.
8.7 – O Setor de Licitação, ao receber a solicitação de abertura de licitação e os respectivos anexos, dará início ao processo na modalidade licitatória que julgar mais adequada, através da elaboração da minuta de edital. Após conclusão da elaboração da minuta de edital, o Setor de Licitação encaminhará o processo com devidos anexos a Controladoria Municipal para revisão técnica.
8.8 – Estando em conformidade, o feito será encaminhado a Procuradoria Geral do Município que emitirá parecer jurídico referente a revisão do processo, inclusive do Edital, observando os princípios da legalidade, economicidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência, e devolverá o processo com devido parecer ao Setor de Licitação.
8.9 – O Setor de Licitação, após receber parecer jurídico, fará quaisquer alterações necessárias ao edital e dará continuidade ao processo através da publicação de edital no prazo determinado por lei e por fim a condução do certame.
8.9.1 Quando for dispensável a licitação devido a inexigibilidade, caráter emergencial ou similar, o processo é adjudicado, homologado e publicado pela Comissão Permanente de Licitação e enviado ao Setor de Compras (seguir fluxo 8.11).
8.10 – Após condução do certame e determinação de vencedor, o Setor de Licitação fará a homologação do processo licitatório e enviará este ao Setor de Compras.
8.11 – O Setor de Compras, após receber o processo, elaborará o pedido de empenho e enviará uma cópia do pedido de empenho para a Secretaria de Origem, uma cópia para Secretaria de Finanças: Contabilidade para elaboração de empenho e uma última cópia para a Procuradoria Geral do Município (com o memorando da Secretaria de Origem em anexo) para elaboração de contrato, quando relevante.
8.11.1 – Cabe a Procuradoria Geral do Município verificar a necessidade da elaboração de contrato, conforme a natureza do objeto contratado e observadas as regras da Lei de Licitação.
8.12 – A Secretaria de Origem, ao receber cópia do pedido de empenho, o enviará ao fornecedor para que possa ser entregue o material ou executado o serviço requisitado.
8.13 – A Secretaria de Finanças, ao receber cópia de pedido de empenho, fará o empenho do material ou serviço para que esse possa ser posteriormente liquidado.
8.13.1 – Quando se tratar de obras ou engenharia, uma cópia do empenho deve ser enviada à Assessoria de Convênio para a prestação de contas.
8.14 – A Procuradoria Geral do Município, ao receber cópia de pedido de empenho e memorando com a identificação de fiscal de contrato, elaborará o contrato relevante e se certificará de que esse seja assinado por todas as partes necessárias.
8.14.1 – Quando se tratar de obras ou engenharia, uma cópia do contrato deve ser enviada à Assessoria de Convênio para a publicação de contrato.
8.15 – Nos casos de materiais, a Secretaria de Administração, por meio do Almoxarifado, receberá todo material ou bem do fornecedor, e se certificará de que o material fornecido se enquadra ao material requisitado em termos de quantidade e qualidade. O Almoxarifado assinará recebimento do bem ou material em conjunto com responsável da Secretaria de Origem.
8.16 – Após recebimento do bem ou material pelo Almoxarifado, o material e a nota fiscal são encaminhados para a Secretaria de Origem.
8.17 – Nos casos de obras e engenharia, a Assessoria de Convênio fará o acompanhamento e medição da obra, publicação de contrato e enviará nota para a Secretaria de Origem.
8.18 – A Secretaria de Origem encaminhará nota fiscal a Secretaria de Finanças requisitando pagamento dos serviços prestados.
8.19 – A Secretaria de Finanças, através da Contabilidade e Tesouraria, fará a liquidação do empenho, pagamento da nota fiscal e arquivamento do processo.
8.20.1 – Quando se tratar de obras ou engenharia, a prestação de contas e o arquivamento se dará na Assessoria de Convênio e não na Secretaria de Finanças.
ANEXO I - Registro de Preço (Primeira fase)
| Secretaria de Origem - Elaboração do termo de referência |
| SMA: Compras - Solicitação de material ou serviço - Cotação de 3 orçamentos |
| SMA: CPL - Elaboração da minuta do edital |
| PGM - Revisão do processo |
| SMA: CPL - Alteração (se necessário) e publicação do edital - Após prazo de publicação, condução do pregão - Homologação e envio memorando a Secretaria de origem |
| Controladoria - Revisão técnica |
ANEXO II – Contratação através de Ata de Registro de Preço (Segunda fase)
| Secretaria de Origem - Elaboração de memorando com solicitação de confirmação de previsão orçamentária, confirmação de saldo contábil e financeiro para aquisição |
| SEPLAN - Confirmação de previsão orçamentária |
| SEFIN: Contabilidade - Confirmação de saldo contábil |
| SEFIN: Tesouraria - Confirmação de saldo financeiro |
| SMA: Compras - Bloqueio de saldo - Elaboração de pré-empenho |
| Secretaria de Origem - Envio de pré-empenho para fornecedor |
| PGM - Elaboração de contrato |
| SEFIN: Contabilidade - Empenho |
| SMA: Almoxarifado - Recebimento de bem - Envio de nota a secretaria de origem |
| Secretaria de Origem - Encaminha nota a SEFIN requisitando pagamento |
| SEFIN - Liquidação - Pagamento - Arquivamento de processo |
ANEXO III – Contratação através de Adesão à Ata de Registro de Preço
| Secretaria de Origem - Elaboração de Termo de Referência e memorando com solicitação de confirmação de previsão orçamentária, confirmação de saldo contábil e financeiro para aquisição - Localização / elaboração de documentos do Check List (Anexo VI) |
| PGM - Autorização para adesão a ata |
| SMA: CPL - Recebimento de processo, carga do Aplic, homologação, publicação e envio de processo a Secretaria de Origem |
| Controladoria - Revisão técnica |
ANEXO IV – Contratação através de Compras diretas
| Secretaria de Origem - Elaboração do termo de referência - Cotação de 3 orçamentos - Elaboração de memorando com solicitação de confirmação de previsão orçamentária, confirmação de saldo contábil e financeiro para aquisição |
| SEPLAN - Confirmação de previsão orçamentária |
| SEFIN: Contabilidade - Confirmação de saldo contábil |
| PGM - Efetuar parecer justificando a contratação através dessa modalidade |
| SEFIN: Tesouraria - Confirmação de saldo financeiro |
| SMA: Compras - Bloqueio de saldo - Elaboração de pré-empenho - Solicitação de material ou serviço e cálculo de média de preço |
| Secretaria de Origem - Envio de pré-empenho para fornecedor |
| PGM - Elaboração de contrato |
| SEFIN: Contabilidade - Empenho |
| Assessoria de Convênio (Em casos de obras e engenharia) - Atualizar GeoObras - Realizar análise técnica |
| Secretaria de Origem - Encaminha nota a SEFIN requisitando pagamento |
| SEFIN - Liquidação - Pagamento - Arquivamento de processo |
| SMA: Almoxarifado (Em caso de materiais) - Recebimento de bem - Envio de nota a secretaria de origem |
| Assessoria de Convênio (Em casos de obras e engenharia) - Acompanhamento e medição de obras, publicação de contrato - Envio de nota a secretaria de origem |
| Controladoria - Revisão técnica |
ANEXO V - Contratação através de Tomada de Preço, Concorrência, Carta Convite, Concurso, Inexigibilidade e Dispensa
| Secretaria de Origem - Elaboração de termo de referência e memorando com solicitação de confirmação de previsão orçamentária, confirmação de saldo contábil e financeiro |
| SEPLAN - Confirmação de previsão orçamentária |
| SEFIN: Contabilidade - Confirmação de saldo contábil |
| SEFIN: Tesouraria - Confirmação de saldo financeiro |
| SMA: Compras - Elaboração de pré-empenho |
| Secretaria de Origem - Envio de pré-empenho para fornecedor |
| PGM - Elaboração de contrato |
| SEFIN: Contabilidade - Empenho |
| Secretaria de Origem - Encaminha nota a SEFIN requisitando pagamento |
| SEFIN - Liquidação - Pagamento - Arquivamento de processo |
| Assessoria de Convênio (Em casos de obras e engenharia) - Atualizar GeoObras - Realizar análise técnica |
| SMA: Compras - Solicitação de material ou serviço - Bloqueio de saldo |
| SMA: CPL - Alteração (se necessário) e publicação do edital - Após prazo de publicação, condução do certame - Homologação do certame e envio ao compras |
| SMA: CPL - Elaboração da minuta do edital |
| PGM - Revisão do processo |
| SMA: Almoxarifado (Em caso de materiais) - Recebimento de bem - Envio de nota a secretaria de origem |
| Assessoria de Convênio (Em casos de obras e engenharia) - Acompanhamento e medição de obras, publicação de contrato - Envio de nota a secretaria de origem |
| Controladoria - Revisão técnica |
ANEXO VI - CHECK LIST
Documentos necessários para formalizar Ata de Registro de Preço
| SOLICITAÇÃO | 1. REQUERIMENTO | ||||||||||||
| 2. JUSTIFICATIVA | |||||||||||||
| 3. TERMO DE REFERÊNCIA | |||||||||||||
| 4. PARECER TÉCNICO OU JURIDICO | |||||||||||||
| 5. AUTORIZO DA DESPESA (PELO GESTOR) | |||||||||||||
| 6. SOLICITAÇÃO DE MATERIAL/SERVIÇO | |||||||||||||
| 7. AUTORIZO DA DESPESA PELO PREFEITO | |||||||||||||
| |||||||||||||
| DOCUMENTAÇÃO NECESSÁRIA CONFORME A SOLICITADA NO EDITAL DA DETENTORA DA ATA: | |||||||||||||
| DOCUMENTOS PARA HABILITAÇÃO | 1.COPIA DO ALVARÁ | ||||||||||||
| 2. CNPJ - site www.receita.fazenda.gov.br | |||||||||||||
| 3.ICMS/IPVA (CND) - site www.sefaz.(UF).gov.br | |||||||||||||
| 4. CRF/FGTS) - site www.caixa.gov.br | |||||||||||||
| 5. DIVIDA ATIVA FEDERAL | |||||||||||||
| 6. DIVIDA ATIVA ESTADUAL PGE | |||||||||||||
| 7. DIVIDA ATIVA MUNICIPAL | |||||||||||||
| 8. CND Trabalhista - site www.tst.jus.br/certidao | |||||||||||||
| 09. RECUPERAÇÃO JUDICIAL E FALÊNCIA | |||||||||||||
| 10. CONTRATO SOCIAL | |||||||||||||
| 11. BALANÇO PATRIMONIAL | |||||||||||||
| 12-COPIA DO CPF e RG DOS SOCIOS |