Jornal Oficial Eletrônico dos Municípios - Mato Grosso

INSTRUÇÃO NORMATIVA – SCI Nº 001 - Elaboração de Instruções Normativas (IN)

INSTRUÇÃO NORMATIVA – SCI Nº 001

Tema:	Elaboração de Instruções Normativas (IN)
Emitente:	Controladoria-Geral do Município (CGM)
Sistema:	Sistema de Controle Interno				Código:		SCI
Versão:	2	Aprovação:	18/09/2024	Vigência:		19/09/2024

1. OBJETIVOS

1.1 Instituir a Instrução Normativa (IN), definindo a configuração básica a ser adotada quando da elaboração das IN referentes à estruturação e organização das rotinas das Secretarias Municipais e Órgãos equivalentes da Administração Direta do Poder Executivo Municipal, e do funcionamento dos diversos Sistemas Administrativos instituídos, que se tornam parte integrante da primeira e segunda linhas quando operacionalizadas pelos servidores e chefias imediatas das diversas estruturas administrativas.

1.2 Facilitar o processo de elaboração das IN, padronizando a forma e estabelecendo os critérios técnicos a serem observados pelas Secretarias Municipais e Órgãos equivalentes da Administração Direta do Poder Executivo Municipal.

2. ABRANGÊNCIA

2.1 Secretarias Municipais e Órgãos equivalentes da Administração Direta do Poder Executivo Municipal.

3. FUNDAMENTAÇÃO LEGAL

3.1 Lei Orgânica Municipal;

3.2 Lei Complementar Municipal nº 162, de 08/10/2021;

3.3 Lei Complementar Municipal nº 215, de 19/12/2023;

3.4 Decreto Municipal nº 619, de 13/09/2024.

4. DEFINIÇÕES

4.1 Normatização – É o processo de estabelecer IN de procedimentos operacionais das atividades, através de um instrumento normativo corporativo, visando, principalmente, fortalecer os controles internos, atender as legislações em vigor e viabilizar a eficiência nas ações públicas.

4.2 Instrução Normativa (IN) – Documento resultante do processo de normatização que contém os procedimentos a serem adotados e os respectivos setores/responsáveis envolvidos, objetivando a padronização na execução de atividades e rotinas de trabalho, elaborados de forma alinhada à legislação vigente.

4.3 IN Geral – Instrução Normativa de procedimentos executados por diversas Secretarias Municipais e Órgãos equivalentes da Administração Direta do Poder Executivo Municipal, sob a orientação técnica da Unidade Responsável pelo Sistema Administrativo.

4.4 IN Específica – Instrução Normativa complementar a uma IN Geral, com características específicas de atividades e rotinas de uma Secretaria Municipal ou Órgão equivalente da Administração Direta do Poder Executivo Municipal.

4.5 IN Exclusiva – Instrução Normativa de procedimentos executados com exclusividade por uma Secretaria Municipal ou Órgão equivalente da Administração Direta do Poder Executivo Municipal, não subordinada a uma IN Geral.

4.6 Unidade Responsável por Sistema Administrativo (URSA) – Secretaria Municipal ou Órgão equivalente responsável pela elaboração das IN gerais de um determinado sistema administrativo, e pela supervisão da elaboração de IN específicas sobre o mesmo sistema administrativo em outras Secretarias Municipais ou Órgãos equivalentes.

4.7 Órgão Central do Sistema de Controle Interno – É a Controladoria-Geral do Município (CGM), conforme Lei Complementar nº. 162, de 08/10/2021, art. 2°.

4.8 Pontos de Controle – Aspectos relevantes em um sistema administrativo, integrantes das rotinas de trabalho ou na forma de indicadores, sobre os quais, em função de sua importância, grau de risco ou efeitos posteriores, deva haver algum procedimento de controle.

4.9 Sistemas Administrativos – Conjunto integrado de atividades afins, modelados de forma organizacional para que as diversas áreas alcancem os objetivos traçados de forma eficiente e eficaz, mantendo constante desenvolvimento e evolução.

5. UNIDADES FUNCIONAIS ENVOLVIDAS

5.1 Órgão Central do Sistema de Controle Interno – CGM

5.2 Unidade Responsável por Sistema Administrativo (URSA)

5.3 Cada Secretaria Municipal e Órgão equivalente citado em 2.1.

6. PROCEDIMENTOS

6.1 O desenho do fluxo de trabalho da IN deve ser realizado na versão atualizada da linguagem Business Process Model and Notation (BPMN) ou outra a ser padronizada pela Coordenadoria de Informações Sistêmicas e Tecnologia da Informação. O fluxograma deve ser construído seguindo a técnica de diagrama de raias, em que cada raia corresponda ao responsável pelas atividades descritas naquela.

6.2 Para a construção de IN Geral, o seguinte fluxograma deve ser seguido:

6.2.1 Os seguintes itens devem ser levantados: Objetivos da IN, abrangência, fundamentação legal, as unidades funcionais envolvidas e as definições, quando necessárias.

6.2.2 Após validação do texto base da IN, pelas áreas envolvidas, a equipe elaboradora encaminhará o instrumento normativo para apreciação do dirigente máximo da Secretaria Municipal ou Órgão equivalente.

6.2.3 A aprovação da IN, e das respectivas revisões, será efetivada por meio de ato normativo expedido pelo Secretário Municipal ou Titular de Órgão equivalente, publicado no Diário Oficial, o qual deverá ser submetido previamente à análise jurídica para exame e a conclusão a respeito da constitucionalidade, da legalidade e do atendimento à técnica legislativa.

6.2.4 Ato contínuo à publicação, as IN devem ser enviadas à CGM para inserção no Manual de Rotinas Internas e Procedimentos de Controle do Sistema de Controle Interno da Administração Direta do Poder Executivo Municipal.

6.2.5 A revisão da IN deve ocorrer em intervalos planejados ou quando necessário por alterações da legislação ou quando for proposta melhoria da IN conforme disposto no art. 6º do Decreto Municipal nº 619, de 13/09/2024.

6.2.6 A CGM comunicará, via sistema de comunicação eletrônica oficial, a publicação de IN Geral a todas as Secretarias Municipais ou Órgãos equivalentes.

6.2.7 As Secretarias Municipais ou Órgãos equivalentes usuárias do fluxo devem analisá-lo e se for identificada alguma característica própria da estrutura administrativa que não foi prevista, deve ser aplicado o fluxograma de elaboração de IN Específica, conforme item 6.3 do presente documento.

6.3 Para a construção de IN Específica, o seguinte fluxograma deve ser seguido:

6.3.1 Para a construção de IN Específicas é necessária a identificação de especificidades relevantes que impactem o fluxo de trabalho, fazendo com que existam mais etapas no referido fluxo.

6.3.2 Os seguintes itens devem ser levantados: Objetivos da IN, abrangência, fundamentação legal, as unidades funcionais envolvidas e as definições, quando necessárias.

6.3.3 As diferenças contidas no fluxo de trabalho específico não poderão contrariar a fundamentação legal e o fluxo de trabalho da IN Geral.

6.3.4 Após validação do texto base da IN, pelas áreas envolvidas, a equipe elaboradora encaminhará o instrumento normativo para apreciação do dirigente máximo da Secretaria Municipal ou Órgão equivalente.

6.3.5 Após aprovação do dirigente máximo da Secretaria Municipal ou Órgão equivalente, a IN Específica deverá ser encaminhada para a URSA.

6.3.6 A URSA deverá avaliar a existência ou não de conflitos entre a IN Geral e IN Específica, e em caso de inexistência de conflito emitirá Declaração de Não Objeção à publicação de IN Específica.

6.3.7 Após a não objeção da unidade responsável pelo sistema administrativo caberá ao órgão responsável pela IN Específica a publicação, por meio de ato normativo expedido pelo Secretário Municipal ou Titular de Órgão equivalente, publicado no Diário Oficial, o qual deverá ser submetido previamente à análise jurídica para exame e a conclusão a respeito da constitucionalidade, da legalidade e do atendimento à técnica legislativa.

6.3.8 Ato contínuo à publicação, as IN devem ser enviadas à CGM para inserção no Manual de Rotinas Internas e Procedimentos de Controle do Sistema de Controle Interno da Administração Direta do Poder Executivo Municipal.

6.3.9 A revisão da IN deve ocorrer em intervalos planejados ou quando necessário por alterações da legislação ou quando for proposta melhoria da IN conforme disposto no art. 6º do Decreto Municipal nº 619, de 13/09/2024.

6.4 Para a construção de IN Exclusivas, o seguinte fluxograma deve ser seguido:

6.4.1 Os seguintes itens devem ser levantados: Objetivos da IN, abrangência, fundamentação legal, as unidades funcionais envolvidas e as definições, quando necessárias.

6.4.2 O fluxo de trabalho exclusivo não poderá contrariar fundamentação legal e os demais fluxos de trabalho.

6.4.3 Após validação do texto base da IN, pelas áreas envolvidas, a equipe elaboradora encaminhará o instrumento normativo para apreciação do dirigente máximo da Secretaria Municipal ou Órgão equivalente.

6.4.4 A aprovação da IN, e das respectivas revisões, será efetivada por meio de ato normativo expedido pelo Secretário Municipal ou Titular de Órgão equivalente, publicado no Diário Oficial, o qual deverá ser submetido previamente à análise jurídica para exame e a conclusão a respeito da constitucionalidade, da legalidade e do atendimento à técnica legislativa.

6.4.5 Ato contínuo à publicação, as IN devem ser enviadas à CGM para inserção no Manual de Rotinas Internas e Procedimentos de Controle do Sistema de Controle Interno da Administração Direta do Poder Executivo Municipal.

6.4.6 A revisão da IN deve ocorrer em intervalos planejados ou quando necessário por alterações da legislação ou quando for proposta melhoria da IN conforme disposto no art. 6º do Decreto Municipal nº 619, de 13/09/2024.

7. INFORMAÇÕES ADICIONAIS

7.1 As IN em vigor – na data da publicação desta – deverão ser adaptadas ao formato atualizado.

7.2 As IN serão avaliadas pela CGM por meio de auditorias, como Terceira Linha do Sistema de Controle Interno.

7.3 Nas auditorias serão observados tanto os aspectos formais quanto a eficácia dos procedimentos de controle inerentes a cada fluxo de trabalho, o que poderá motivar a proposição de alterações nas IN ou mesmo a elaboração de novas IN, visando ao aprimoramento dos controles internos.

7.4 As IN listadas nos artigos 2° e 3° do Decreto Municipal nº 619, de 13/09/2024, a serem elaboradas pelas Secretarias Municipais e Órgãos equivalentes não são exaustivas, constituindo-se um cronograma inicial de elaboração dos procedimentos requeridos.

7.5 As dúvidas suscitadas na implementação desta IN poderão ser esclarecidas junto à CGM.

7.6 Esta IN ficará conhecida como “Norma Padrão”, servindo como modelo, guia e jurisdição para todas as demais Instruções Normativas a serem elaboradas.

8. ANEXOS

8.1 ANEXO I - MODELO PADRÃO DE INSTRUÇÃO NORMATIVA

8.2 ANEXO II - INSTRUÇÕES DE PREENCHIMENTO DOS TÓPICOS

8.3 ANEXO III – DECLARAÇÃO DE NÃO OBJEÇÃO

9. ASSINATURAS

(assinado digitalmente)

ROBSON MÁXIMO DA COSTA

Controlador-Geral do município

ANEXO I – MODELO PADRÃO DE INSTRUÇÃO NORMATIVA

INSTRUÇÃO NORMATIVA – XXX Nº XXX

Tema:
Emitente:
Sistema:	Se aplicável.				Código:
Versão:		Aprovação:	XX/XX/XXXX	Vigência:		XX/XX/20XX

1. OBJETIVOS

1.1

2. ABRANGÊNCIA

2.1

3. FUNDAMENTAÇÃO LEGAL

3.1

4. DEFINIÇÕES

4.1

5. UNIDADES FUNCIONAIS ENVOLVIDAS

5.1

6. PROCEDIMENTOS

6.1 Fluxograma em diagrama de raias

6.2 Explanações acerca de cada fluxograma, com descrição das rotinas e ações relacionadas à atividade, se necessário ao melhor entendimento do fluxograma.

6.3

7. INFORMAÇÕES ADICIONAIS

7.1

8. ANEXOS

8.1 ANEXO I –

9. ASSINATURAS

ANEXO II - INSTRUÇÕES DE PREENCHIMENTO DOS TÓPICOS

1. IDENTIFICAÇÃO

INFORMAÇÃO	DESCRIÇÃO
Título/ Numeração:	PARA IN GERAL INSTRUÇÃO NORMATIVA XXX Nº 000 XXX = Código do Sistema Administrativo formado por sigla com letras maiúsculas. 000 = A numeração deverá ser específica e sequencial para cada Sistema Administrativo, com três algarismos. PARA IN ESPECÍFICA INSTRUÇÃO NORMATIVA XXX-YYY Nº 000 XXX = Código do Sistema Administrativo formado por sigla com letras maiúsculas, e YYY = sigla da Secretaria Municipal ou Órgão equivalente. 000 = A numeração deverá ser específica e sequencial para cada Secretaria Municipal ou Órgão equivalente, com três algarismos. PARA IN EXCLUSIVA INSTRUÇÃO NORMATIVA YYY Nº 000 YYY = Sigla da Secretaria. 000 = A numeração deverá ser específica e sequencial para cada Secretaria Municipal ou Órgão equivalente, com três algarismos.
Tema:	Descrição resumida da atividade que será normatizada. Exemplo: Admissão de Pessoal em Cargo em Comissão
Emitente:	Nome da Secretaria Municipal ou Órgão equivalente responsável pela emissão da IN. Exemplo: SMA
Sistema:	Nome do Sistema Administrativo em que está inserida a atividade normatizada, se aplicável. Exemplo: Sistema de Gestão de Pessoas
Código:	Código do Sistema Administrativo formado por sigla com letras maiúsculas ou sigla da Secretaria Municipal ou Órgão equivalente, quando se tratar de Instruções Normativas não pertencentes a sistemas administrativos. Exemplos: SGP ou SMA
Versão:	Versão atualizada da norma, iniciando-se na versão 1.
Aprovação:	Indicação da data de edição.
Vigência:	Data em que a IN entrou em vigência, conforme definido na aprovação. OBS: Não havendo menção expressa, passa a vigorar a partir da data de publicação da IN.

2. CONTEÚDO

INFORMAÇÃO	DESCRIÇÃO
OBJETIVOS:	Descrição, de forma clara e sucinta, dos objetivos pretendidos com a normatização da atividade. Exemplo: Definir os procedimentos aplicáveis à admissão de servidores para exercício de cargo em comissão.
ABRANGÊNCIA:	Indicação das Secretarias Municipais e Órgãos equivalentes que estão sujeitos à observância da Instrução Normativa. Exemplo: 2.1 Secretarias Municipais e Órgãos equivalentes da Administração Direta do Poder Executivo de Cáceres ou SMA.
FUNDAMENTAÇÃO LEGAL:	Relação dos normativos legais que respaldam os procedimentos normatizados: leis, decretos, resoluções, portarias, instrução normativa, etc. Exemplo: 3.1 Lei Complementar nº 25/1997 – RJU; 3.2 Lei Complementar nº 48/2003; 3.3 Decreto XXX/20XX1; 3.4 Instrução Normativa SCI N° 001; Etc.
DEFINIÇÕES:	4.1 Uniformização de entendimento sobre os aspectos mais relevantes inerentes ao assunto objeto da normatização.
UNIDADES FUNCIONAIS ENVOLVIDAS:	5.1 Relação das áreas envolvidas alcançadas pela IN.
PROCEDIMENTOS:	6.1 Fluxograma em diagrama de raias 6.2 Explanações acerca de cada fluxograma, com descrição das rotinas e ações relacionadas à atividade, se necessário ao melhor entendimento do fluxograma.
INFORMAÇÕES ADICIONAIS:	7.1 Neste campo poderão ser incluídas orientações, observações ou esclarecimentos complementares que sejam necessários ao completo entendimento e implementação da IN.
ANEXOS:	8.1 Exemplo: Checklist aplicável para pontos de controle específicos, se houver necessidade; Formulários utilizados para execução das rotinas e procedimentos de controle; entre outros.

3. FORMATO

3.1 A IN deverá ser redigida utilizando-se como base: formato A4 (210 x 297 mm); fonte Arial - tamanho 12; texto justificado; parágrafos numerados cardinalmente em lista de até quatro níveis, sem espaços entre e com recuo deslocado de 1cm para o segundo nível, acrescido de 0,25cm para os níveis posteriores; um espaço entre títulos e texto; espaçamento entrelinhas de 1,5 e espaçamento antes e depois de 0pt; margens: superior e esquerda – 3cm, inferior e direta – 2cm; 3.2 O cabeçalho deverá conter o brasão do Município de Cáceres e, lateralmente, o nome “CÁCERES” em cima do outro nome “PREFEITURA MUNICIPAL”.

4. ASSINATURAS

EQUIPE DE ELABORAÇÃO:
Servidor Cargo	Servidor Cargo
Servidor Cargo	Elaborado em xx/xx/xxxx
APROVAÇÃO:
Nome Cargo	Aprovado em xx/xx/xxxx

ANEXO III - DECLARAÇÃO DE NÃO OBJEÇÃO

Realizada a avaliação, observou-se a inexistência (ou existência) de conflitos entre as Instruções Normativas (Nome e numeração da IN Geral) e (Nome e numeração da IN Específica).

Diante do exposto não há objeção (ou há objeção) da (Nome da Unidade Responsável por Sistema Administrativo [URSA]) à publicação da Instrução Normativa (Nome e numeração da IN Específica) pela (Secretaria Municipal ou Órgão equivalente responsável pela IN Específica).

Encaminhe-se a(o) (Secretaria Municipal ou Órgão equivalente responsável pela IN Específica) para a continuidade do feito.

(assinatura)

Nome

Cargo

Exemplo:

ANEXO III - DECLARAÇÃO DE NÃO OBJEÇÃO

Realizada a avaliação, observou-se a inexistência de conflitos entre as Instruções Normativas SCI N°001/2024 e SCI-SMA N°001.

Diante do exposto não há objeção da CGM à publicação da Instrução Normativa SCI-SMA N°001 pela SMA.

Encaminhe-se à SMA para a continuidade do feito.

(assinatura)

ROBSON MÁXIMO DA COSTA

Controlador-Geral do Município