Jornal Oficial Eletrônico dos Municípios - Mato Grosso

SISTEMA DE CONTROLE INTERNO

INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 08

VERSÃO: 02

APROVADA EM 14/04/2025.

ATO DE APROVAÇÃO: DECRETO

ASSUNTO: INSTRUÇÃO NORMATIVA PARA O SETOR DE COMPRAS.

SETORES ENVOLVIDOS: DIRETAMENTE A UNIDADE DE COMPRAS E INDIRETAMENTE TODAS AS UNIDADES DA ADMINISTRAÇÃO MUNICIPAL.

Capítulo I

DOS OBJETIVOS

Art. 1º Disciplinar sobre os procedimentos gerais para aquisição de materiais, equipamentos e serviços ou outros bens móveis para a Prefeitura Municipal através do procedimento chamado “compras/contratação direta”.

Art. 2º A normatização ocorre a fim de padronizar as solicitações de compras, no âmbito do Poder Executivo Municipal, de forma a orientar os órgãos para o fiel cumprimento das regras gerais para a solicitação da realização de procedimentos gerais para compras.

Art. 3º Aperfeiçoar os procedimentos administrativos da Prefeitura Municipal, disciplinando normas e estabelecendo atividades mínimas a serem observadas.

Capítulo II

DOS PROCEDIMENTOS

Art. 4º Para aquisição de produtos e contratação de serviços, através de contratação direta de pequenas compras ou prestação de serviço de pronto pagamento, o setor deverá respeitar os seguintes procedimentos:

I - Solicitação de Compras, cujos produtos e serviços estão relacionados no Cadastro Geral de Produtos/Serviços, que está disponível no Sistema Operacional;

II - Quando o produto/serviço a ser solicitado, não constar ou não for igual ao relacionado no Cadastro Geral de Produtos/Serviços, solicitar ao Setor de Compras da Prefeitura Municipal a

alteração e/ou inclusão, conforme a necessidade da Secretaria solicitante;

III - O produto a ser cadastrado deverá conter: especificação completa (exemplo: mesa em madeira, medindo 03 metros de comprimento por 01 metro de largura com 04 cadeiras com encosto etc., cartuchos para impressora, tipo código do produto do fabricante, citar produto original ou remanufaturado / reciclado);

IV - Separar os produtos em solicitações de compras diferentes para cada grupo de materiais de consumo: (limpeza, gêneros alimentícios, peças para veículos, material de construção, material de pintura etc.) ou material permanente (móveis equipamentos diversos); ou seja, separar os materiais para cada um dos grupos acima citado;

Art. 5º O valor do produto ou serviço deverá vir acompanhado conforme as informações abaixo;

I – Quando o valor da compra ou serviço for superior a R$3.000,00(três) mil reais de, no mínimo, 03 (três) orçamentos para cada item, devidamente comprovados através de documento escrito, com a identificação da empresa (Razão social, Endereço, Telefone, CNPJ), anexado à solicitação de compra ou serviços:

II - Quando as Unidades solicitantes fizerem contato com o fornecedor para cotação de preços, verificar com o mesmo se tem nota fiscal de serviço ou venda;

III - Caso não tenha condições de efetuar os orçamentos, enviar solicitação com a especificação completa à Unidade de Compras da Secretaria de Administração para fazê-lo.

Paragrafo Único – Para compras e serviços de valores até R$ 3.000,00(três) mil reais, dispensa os orçamentos, desde de que o solicitante comprove o valor de mercado.

Art. 6º Toda e qualquer aquisição ou contratação, obrigatoriamente, deverá vir acompanhada de justificativa bem fundamentada, discriminando a razão, a necessidade e a finalidade da compra ou contração, seguindo os seguintes requisitos:

I - Imprevisibilidade da despesa, de forma a justificar a sua não previsão no Plano de Contratações Anual;

II - Compras com entrega imediata e integral dos bens adquiridos e dos quais não resultem obrigações futuras, inclusive quanto a assistência técnica, independentemente de seu valor;

III - Adequação dos valores contratados com os de mercado;

IV - Contratação que não resulte obrigações futuras;

V - Pronto pagamento.

Art. 7º Os processos deverão ser encaminhados ao Setor de Compras da Secretaria da Administração antes da aquisição do material e da contratação de serviços antes da data do evento.

Art. 8º A Ordem de Compras somente será realizada após aprovação do processo de aquisição de material ou contratação de serviços pelo Setor de Compras:

I - Após a emissão da Nota de Autorização de Despesa-NAD o Setor de Compras realizara o Empenho e encaminhara ambos para a Unidade interessada, que deverá proceder à solicitação do fornecimento do material ou serviço, junto ao fornecedor identificado na ordem, orientando o mesmo a emitir a nota fiscal, sem rasuras, em nome da Prefeitura/Fundos;

II - A nota fiscal da compra ou serviço não poderá ser emitida antes da emissão do Empenho;

III - O responsável atestará o recebimento do material ou serviço através do carimbo e assinatura, no verso da nota fiscal, do Secretário que solicitou a compra ou serviço caracterizando a liquidação da despesa e, remeterá a mesma ao Setor Contábil, para liquidação e efetuar o pagamento.

Art. 9º O prazo mínimo previsto para tramite interno do processo de compra/contratação direta é de 10 (dez) dias.

Parágrafo único. Objetivando o cumprimento do prazo estipulado neste artigo, as Unidades da Administração Pública deverão encaminhar os processos com antecedência e toda a documentação solicitada para que não haja prejuízos ou perda do lapso temporal.

Capítulo III

DA BASE LEGAL E REGULAMENTAR

Art. 10º A presente Instrução Normativa integra o conjunto de ações, de responsabilidade do Chefe do Poder Executivo, no sentido de atendimento aos princípios da administração pública, em especial aos princípios da isonomia, legalidade, igualdade, moralidade e impessoalidade.

Art. 11º Os procedimentos descritos abaixo se encontram amparado legalmente na Constituição Federal, no artigo nº 37, inciso XXI e de forma especial, na Lei de Licitações e Contratos Administrativos, Lei nº 14.133/2021 no artigos nº 95, §2º e 26, além de outras normas que venham assegurar o cumprimento dos princípios inerentes, bem como, Legislação Municipal e disposições do Tribunal de Contas do Estado.

Capítulo IV

DO PROCESSO ADMINISTRATIVO

Art. 12º O Processo Administrativo é um procedimento voltado para apurar responsabilidade de servidores pelo descumprimento de normas de controle interno sem dano ao erário, mas, caracterizado como grave infração;

Art. 13º O processo administrativo será proposto pela Unidade de Controle Interno - UCI e determinado pelo chefe de poder correspondente;

Art. 14º Instaurado o processo administrativo, sua conclusão se dará no prazo máximo de 180 (cento e oitenta) dias;

Art. 15º O processo administrativo será desenvolvido por comissão designada pelo chefe de poder correspondente, assegurado aos envolvidos o contraditório e a ampla defesa;

Art. 16º Os fatos apurados pela comissão serão objetos de registro claro em relatório e encaminhamento à UCI para emissão de parecer e conhecimento ao chefe de poder correspondente com indicação das medidas adotadas ou a adotar para prevenir novas falhas, ou se for o caso, indicação das medidas punitivas cabíveis aos responsáveis, na forma do estatuto dos servidores;

Art. 17° O chefe de poder correspondente decidirá no prazo de 30 (trinta) dias, a aplicação das penalidades indicadas no processo.

Capítulo V

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 18º Considera-se Compras/Contratação Diretas:

I - As compras/contratação diretas são permitidas e utilizadas para pequenas compras e serviços de pronto pagamento, desde que não ultrapassem no exercício o somatório de toda a Prefeitura conforme atualização dos valores disposto no §2º do artigo 95 da Lei 14.133/2021, R$ 12.545,12 valor atualizado anualmente por decreto nacional.

Art. 19º O descumprimento do processo descrito nesta Instrução Normativa, é considerado infração passível de improbidade administrativa, além de crime de responsabilidade, tipificado no artigo 1º, XI, do Decreto Lei nº. 201/1967.

Art. 20º O descumprimento do previsto nos procedimentos aqui definidos será considerado como aquisição irregular, acarretando na não aceitação da despesa pela Prefeitura Municipal e passível de Processo Administrativo.

Art. 21º Ficará a cargo da UCI, unificar e encadernar, fazendo uma coletânea das instruções normativas, com a finalidade de elaborar o Manual de Rotinas Internas e Procedimentos de Controle do Município de Diamantino, atualizando sempre que tiver aprovação de novas instruções normativas, ou alterações nas mesmas.

Art. 22º Os esclarecimentos adicionais a respeito deste documento poderão ser obtidos junto à UCI que, por sua vez, através de procedimentos de checagem (visitas de rotinas) ou auditoria interna, aferirá a fiel observância de seus dispositivos por parte das diversas unidades da estrutura organizacional.

Art. 23º Fica Revogada a Instrução Normativa nº 08/2009, Versão 01.

Art. 24º Esta instrução entra em vigor a partir da data de sua publicação.

Diamantino, 04 de abril de 2025.

EDUARDO ANTONIO OLIVEIRA MARTINS

Auditor Público Interno