Essa publicação está na edição do(s) dia(s): 18 de Outubro de 2019.

PORTARIA Nº 0238/2019

Dispõe sobre as rotinas e os procedimentos de controle de bens permanentes e de consumo no âmbito da Secretaria Municipal de Educação, Cultura, Esporte e Lazer da Prefeitura Municipal de Várzea Grande-MT.

O SECRETÁRIO MUNICIPAL DE EDUCAÇÃO, CULTURA, ESPORTE E LAZER, no uso da atribuição que lhe confere o inciso XVIII do art. 10 da lei Complementar nº 4083/2015, resolve:

CAPÍTULO I

Da Finalidade

Art. 1º - Esta Portaria dispõe sobre as rotinas e os procedimentos de controle a serem observados no recebimento, armazenamento, controle, conferência e distribuição de materiais da Secretaria Municipal de Educação, Cultura, Esporte e Lazer da Prefeitura Municipal de Várzea Grande-MT.

CAPÍTULO II

Da Abrangência e Base Legal

Art. 2º - A realização de atividades inerentes aos almoxarifados da Secretaria Municipal de educação, Cultura, Esporte e Lazer tem como base o disposto na Instrução Normativa n° 04-01 – Controle de Estoque do Sistema de Compras, Licitações e Contratos – SCL, Decreto Municipal nº 065/2017, Lei Complementar nº 4.083/2018 e demais normas aplicáveis à matéria.

CAPÍTULO III

Dos Conceitos

Art. 3º - Para fins desta Portaria, consideram-se:

I – Aceitação: operação segundo a qual se declara, na documentação fiscal, que o material recebido satisfaz às especificações contratadas;

II – Almoxarifado: local destinado à guarda e à conservação de materiais, em recinto coberto ou não, adequado a sua natureza, tendo a função de destinar espaços onde permanecerá cada item aguardando a necessidade do seu uso, ficando sua localização, equipamentos e disposição interna acondicionados à política geral de estoques da Secretária Municipal de Educação, Cultura, Esporte e Lazer;

III – Armazenagem: compreende a guarda, a localização, a segurança e a preservação do material adquirido, a fim de suprir adequadamente as necessidades operacionais das unidades integrantes da Secretaria;

IV – Carga: a efetiva responsabilidade pela guarda e uso de material pelo seu consignatário;

V – Descarga: a transferência da responsabilidade pela guarda e uso de material;

VI – Distribuição: processo pelo qual se faz chegar o material em perfeitas condições ao usuário;

VII – Endereçamento: ferramenta que auxilia a localização de materiais em um armazém, de forma a facilitar a identificação específica para armazenagem dos itens e as operações de movimentação, separação e inventário;

VIII – Entrada de material: registro de material recebido junto ao sistema informatizado da Prefeitura Municipal de Várzea Grande-MT;

IX – Especificação: descrição precisa e detalhada das características do material, com o objetivo de identificá-lo e distingui-lo de outros materiais, e de seus similares;

X – Material: designação genérica de equipamentos, componentes, sobressalentes, acessórios, veículos em geral, matérias-primas e outros itens empregados, ou passíveis de emprego, nas atividades da Secretaria, independentemente de qualquer fator, bem como aquele oriundo de demolição ou desmontagem, aparas, acondicionamentos, embalagens e resíduos economicamente aproveitáveis;

XII – Material de consumo: todo artigo, peça ou gênero que, em razão de uso, perca sua substância, sua identidade física e suas características individuais;

XIII – Material permanente: material que, em razão de seu uso corrente, não perde a sua identidade física e/ou tem sua durabilidade superior a dois anos;

XIV – Recebimento de material: ato pelo qual o material encomendado é entregue no local previamente designado, não implicando em aceitação. Apenas transfere a responsabilidade pela guarda e conservação do material do fornecedor para o órgão recebedor;

XV – Requisição de material: formalização do pedido de material ao Setor de Almoxarifado;

XVI – Saída de material: registro da descarga do material no sistema informatizado

XVII – Transferência de material: modalidade de movimentação de material para repasse entre almoxarifados de unidades gestoras distintas, em caráter definitivo.

CAPÍTULO IV

Dos Procedimentos

Seção I

Da Aquisição e Recebimento de materiais

Art. 4º - O pedido de aquisição de materiais de uso comum, para reposição de estoques e/ou para atender necessidade específica de qualquer Setor da Secretária, deve ser efetuada por meio do Setor de Compras, que preferencialmente, realizará a consulta por envio de e-mail a Gerência de Patrimônio e Logística, que encaminhara o respectivo pedido a Superintendência de Licitações da Prefeitura Municipal de Várzea Grande para tomada das devidas providências.

Art. 5º - O recebimento de materiais será de responsabilidade da Gerência de Patrimônio e Logística, que deverá ser entregue no setor de almoxarifado da Secretária, mediante o devido registro de entrada que deverá ser acompanhado com o documento fiscal e atestado de recebimento.

§ 1º Caso os materiais não possam ou não devam ser recebidos ou estocados no almoxarifado, a entrega deve ser realizada em local previsto no respectivo edital ou designado pelo setor competente.

Art. 6º - O recebimento, rotineiramente, decorre de:

I - Compra;

II - Cessão;

III - Doação;

IV - Permuta;

V - Transferência; ou

VI - Produção interna.

Art. 7º - São considerados documentos hábeis para recebimento:

I - Nota Fiscal e/ou Fatura;

II - Termo de Cessão/Doação ou declaração exarada no processo relativa à permuta;

III - Requisição de Transferência; e

IV - Guia de Produção.

Art. 8º - No ato do recebimento, o servidor responsável pelo almoxarifado deve observar se há processo de compra, ou outra forma de encaminhamento dos materiais, e verificar, no documento de entrega, a indicação do local e da quantidade (unidades ou volumes).

Art. 9º - O responsável pelo almoxarifado deve emitir recebimento de caráter exclusivamente provisório, atestando apenas a quantidade de volumes constante no documento de entrega, sem a conferência de seus conteúdos no que concerne à qualidade e à quantidade dos materiais.

Parágrafo único. Caso algum material apresente avaria ou falta, o responsável pelo almoxarifado deve registrar essa informação no canhoto do documento de entrega e comunicar o ocorrido ao Setor de Compras, para providências.

Art. 10º - O horário para a entrega (chegada) de materiais no almoxarifado deve obedecer ao determinado no respectivo edital, ou observar agendamento realizado com o fornecedor.

Art. 11º - É de responsabilidade da empresa, ou da transportadora, a entrega e a colocação dos materiais nas dependências do almoxarifado, em local previsto no respectivo edital ou designado pelo setor competente.

Parágrafo único. A empresa, ou transportadora, deve arcar com o custo material ou de pessoal para esse fim, sendo vedada qualquer cobrança à SMECEL.

Art. 12º - Para efeitos de recebimento definitivo, o material recebido ficará dependendo de:

a) conferência quantitativa; e, quando for o caso;

b) exame qualitativo.

§ 1º - As conferências ora referidas são de responsabilidade do setor requisitante ou comissão constituída para este fim.

§ 2º - No recebimento de materiais oriundos de aquisição com valor superior a R$ 80.000,00 (oitenta mil reais), deve ser designada comissão de, no mínimo, três membros, conforme §8º, art. 15 da Lei nº 8.666, de 1993.

Art. 13º - É de inteira responsabilidade do setor requisitante a conferência qualitativa dos materiais no que concerne à verificação de marca, modelo, tipo, validade, e demais constatações referentes às especificações contidas no respectivo edital, na Proposta Comercial e/ou na Nota de Empenho.

Parágrafo único. A conferência qualitativa pode ser realizada por técnico especializado, ou por comissão especial, da qual, preferencialmente, deve fazer parte o responsável pelo almoxarifado.

Art. 14º - O responsável pelo almoxarifado, ou servidor designado, deve solicitar ao setor requisitante a conferência do material.

§ 1º. O setor requisitante deve ser notificado via comunicação interna (C.I) e tem um prazo de até 3 (três) dias úteis para realizar a conferência e promover a aceitação ou a recusa dos materiais.

§ 2º. No caso de comissão especial para recebimento de material, a portaria que a designar deve mencionar o prazo para conclusão das atividades, o que não deve ser superior a 30 (trinta) dias.

§ 3º. O prazo é contado a partir do protocolo da comunicação interna do e-mail, contendo a solicitação de conferência, do Setor de Almoxarifado ao setor requisitante.

§ 4º - Caso o setor requisitante não realize a conferência no prazo estipulado, o responsável pelo almoxarifado deve informar o fato ao seu superior imediato para adoção das devidas providências.

§ 5º. Se durante a conferência forem identificadas quaisquer inconformidades qualitativa, quantitativa, avarias e/ou outros defeitos, o setor requisitante deve fazer o registro, via termo circunstanciado, e encaminhá-lo em até dois dias úteis ao Setor de Compras, com cópia para o Setor de Almoxarifado.

§ 6º. O termo circunstanciado, ou documento equivalente, deve conter os motivos da recusa e os apontamentos de soluções, se existirem.

Art. 15º - A aceitação se caracteriza pela declaração, na documentação fiscal, que os materiais recebidos satisfazem às especificações contratadas, usualmente denominada “Ateste da Nota Fiscal”, no qual deve constar: carimbo de ateste; data; nome completo, assinatura e número da matrícula do servidor.

§ 1º. Caso a aceitação seja realizada por comissão especial, deve-se elaborar termo circunstanciado, firmado por todos os membros. O ateste da Nota Fiscal, por sua vez, deve ser realizado por pelo menos um destes.

§ 2º Em caso de aquisições centralizadas com entregas descentralizadas, as notas fiscais de simples remessas (originais) devem ser atestadas nos mesmos moldes do caput e encaminhadas digitalizadas, via comunicação interna institucional, à unidade que realizou a aquisição, com a original sendo mantida em arquivo próprio do responsável pelo almoxarifado na unidade recebedora.

Art. 16º - O registro da movimentação física de materiais (entrada/saída) no almoxarifado é de responsabilidade do responsável por este setor, que pode indicar um funcionário da unidade para anotar a referida movimentação no sistema informatizado, com base nos respectivos documentos hábeis que acompanham os materiais.

§ 1º A responsabilidade pelo registro de entrada de materiais independe do local de recebimento destes.

§ 2º A movimentação de materiais de consumo ocorre, exclusivamente, por meio de sistema informatizado.

Seção II

Do Armazenamento

Art. 17º - Os materiais devem ser armazenados de acordo com o Código de Endereçamento estabelecido pelo Setor de Almoxarifado

Art. 18º - Os principais cuidados na armazenagem, dentre outros, são:

I - Os materiais devem ser resguardados contra furto ou roubo, protegidos contra a ação dos perigos mecânicos e das ameaças climáticas, bem como de animais daninhos;

II - Os materiais estocados há mais tempo devem ser fornecidos em primeiro lugar, (primeiro a entrar primeiro a sair - PEPS), com a finalidade de evitar o envelhecimento do estoque;

III - Os materiais devem ser estocados de modo a possibilitar uma fácil inspeção e um rápido inventário;

IV - Os materiais que possuem grande movimentação devem ser estocados em lugar de fácil acesso e próximo das áreas de expedição; os materiais que possuem pequena movimentação devem ser estocados na parte mais afastada das áreas de expedição;

V - Os materiais jamais devem ser estocados em contato direto com o piso. É preciso utilizar corretamente os acessórios de estocagem para protegê-los;

VI - A arrumação dos materiais não deve prejudicar o acesso às partes de emergência, aos extintores de incêndio ou à circulação de pessoal especializado para combate a incêndios conforme legislação vigente e pertinente do Corpo de Bombeiros;

VII - Os materiais da mesma classe devem ser concentrados em locais adjacentes, a fim de facilitar a movimentação e o inventário;

VIII - Os materiais pesados e/ou volumosos devem ser estocados nas partes inferiores das estantes e porta-estrados, eliminando-se os riscos de acidentes, ou avarias, e facilitando a movimentação;

XIX - Os materiais devem ser conservados nas embalagens originais e somente abertos quando houver necessidade de fornecimento parcelado, ou por ocasião da utilização;

X - A arrumação dos materiais deve ser feita de modo que a face da embalagem contendo a marcação do item, ou etiqueta, mantenha-se voltada para o lado de acesso ao local de armazenagem, facilitando a identificação das informações registradas;

XI - Quando os materiais tiverem que ser empilhados, deve-se atentar para a segurança e altura das pilhas (obedecendo às normas técnicas estipuladas pelo fornecedor na embalagem), de modo a não afetar a sua qualidade, pelo efeito da pressão decorrente, e comprometer o arejamento (distância de 70 cm do teto e de 50 cm das paredes, aproximadamente); e

XII - Materiais estranhos ao setor não devem permanecer nos almoxarifados;

XIII – Acompanhar, periodicamente, o prazo de validade dos materiais, promovendo assim, a substituição dos mesmos quando for necessário e possível;

Seção II

Da Requisição e Distribuição

Art. 19º - Os setores integrantes da estrutura organizacional da SMECEL são supridas, exclusivamente, pelo almoxarifado.

Art. 20º - O fornecimento por requisição é o processo pelo qual se entrega o material ao usuário, mediante apresentação de uma Requisição de Material.

Art. 21º - As requisições e o fornecimento de materiais devem ser feitos de acordo com:

I - As tabelas de provisão; e

II - O catálogo de material.

Art. 22º - As requisições de materiais devem ser realizadas por meio de sistema informatizado.

§ 1º - Nos casos em que as requisições não possam ser realizadas no sistema informatizado, devido a sua indisponibilidade, o usuário pode utilizar-se do formulário de requisição manual de materiais.

§ 2º - O formulário deve ser preenchido em apenas uma via, de forma correta e sem rasuras, assinado por servidor do setor requisitante e encaminhado ao Setor de Almoxarifado.

§ 3º - No momento da retirada dos materiais, o usuário e o responsável pelo almoxarifado responsável pelo atendimento devem assinar o corpo do formulário.

§ 4º - Cessando a situação de indisponibilidade do sistema informatizado, o responsável pelo almoxarifado pode realizar, ou solicitar ao requisitante, o registro do formulário no sistema. A requisição eletrônica deve ser impressa e arquivada, anexa ao respectivo formulário, no almoxarifado.

Art. 23º - As requisições de materiais, além de outros dados informativos julgados necessários, devem conter:

I – A descrição padronizada;

II – A quantidade;

III – A unidade de medida; e

IV - O preço total dos materiais. ‘

Parágrafo único. As requisições devem ser emitidas em uma única via pelo Setor de Almoxarifado, para seu uso exclusivo.

Art. 24º - O Setor de Almoxarifado tem até dois dias úteis para atendimento da requisição.

Parágrafo único. Em caso de impossibilidade momentânea do atendimento da requisição, o responsável pelo Almoxarifado, ou quem o substitui, deve notificar o requisitante, informando previsão de data para retirada dos materiais.

Art. 25º - No ato de atendimento da requisição, o servidor responsável pelo almoxarifado e o servidor do setor requisitante devem conferir os materiais entregues.

Parágrafo único. A retirada de materiais dos almoxarifados somente deve ser autorizada com ateste de recebimento do servidor do setor requisitante no documento (requisição), com nome e número da matrícula e assinatura (eletrônica).

Art. 26º - Ao Almoxarifado compete supervisionar e controlar a distribuição racional do material requisitado, promovendo os cortes necessários nos pedidos de fornecimento das unidades usuárias, em função do consumo médio apurado em série histórica anterior que tenha servido de suporte para a projeção de estoque vigente com finalidade de evitar, sempre que possível, a demanda reprimida e a conseqüente ruptura de estoque.

Art. 27º - A distribuição de materiais é realizada nos dias e horários estipulado pelo almoxarifado em cada unidade da instituição, salvo quando, por necessidade e urgência, exigir-se horário diferente.

Art. 28º - No ato de entrega dos materiais, o servidor responsável pelo almoxarifado cedente deve:

I – Verificar se a pessoa que se apresenta para retirar o material é a autorizada na requisição;

II – Conferir os materiais entregues com a pessoa responsável pela retirada; e

III – Fazer constar a assinatura do responsável pela retirada em documento próprio de registro de envio de materiais, conforme o Anexo III deste Regulamento.

Seção IV

Do Estoque

Art. 29º - O responsável pelo almoxarifado deve exercer um controle interno efetivo de seu estoque, mantendo os instrumentos de registro atualizados, de forma a propiciar informações oportunas e confiáveis às unidades integrantes da estrutura organizacional da instituição, por meio da remessa de relatórios periódicos.

Art. 30º - É de responsabilidade dos responsáveis pelos almoxarifados submeter os estoques a constantes revisões e análises, com o objetivo de identificar os itens ociosos, acompanhar os níveis de estoque e simplificar variedades, quando for o caso.

Art. 31º - O controle interno deve:

I – Facilitar o acesso às informações do estoque; e

II – Atualizar o estoque no menor tempo possível, contado entre a ocorrência do fato e o seu registro.

Art. 32º - Com relação à atividade de controle de estoques, compete aos responsáveis pelo almoxarifado:

I – Determinar o método e o grau de controle a serem adotados para cada item;

II – Manter os instrumentos de registro de entradas e saídas atualizados;

III – Promover consistências periódicas entre a quantidade registrada no sistema informatizado e a existência física do material;

IV – Identificar o intervalo de aquisição para cada item e a quantidade de ressuprimento;

V – Emitir relatórios para o setor responsável, apontando estoque mínimo de materiais no almoxarifado;

VI – Manter os itens de material estocados em níveis compatíveis com a necessidade da SMECEL; e

VII – Identificar e providenciar a retirada física dos itens inativos, devido à obsolescência, danificação ou à perda das características normais de uso e comprovadamente inservíveis dos depósitos, formalizando o processo de baixa nas modalidades previstas.

Art. 33º - O controle interno deve ser feito de maneira diferente para cada item, de acordo com o grau de importância, o valor relativo e as dificuldades no ressuprimento.

Art. 34º - Esses controles podem ser:

I - Registro de pedidos de fornecimento (requisições);

II - Acompanhamento periódico;

III - Acompanhamento a cada movimentação; ou

IV - Estoque mínimo ou de segurança;

Art. 35º - Em se tratando de materiais que envolvam valores elevados ou de importância vital para a organização, à medida que são requisitados, deve-se observar o intervalo de aquisição para que não ocorram faltas e, conseqüentemente, a ruptura do estoque.

Art. 36º - Ocorrendo extravio, furto ou roubo de materiais, o responsável pelo almoxarifado deve comunicar por escrito imediatamente o fato ao responsável pela unidade gestora, que deve adotar as medidas administrativas necessárias para apurar as responsabilidades.

Art. 37º - Na realização das atividades do Setor de Almoxarifado, deve-se utilizar sistema informatizado.

Parágrafo único. O sistema informatizado deve ser utilizado para cadastro dos materiais que entram nos almoxarifados, assim como para registro de solicitações e de baixas no estoque.

Art. 38º - O sistema informatizado deve fornecer:

I - O histórico de consumo mensal e anual de materiais de consumo;

II - A quantidade de materiais em estoque e os seus valores;

III - O estoque mínimo; e

IV - O ponto de pedido.

Art. 39º - Todo material requisitado e recebido é de responsabilidade do setor requisitante, após a saída do almoxarifado.

Art. 40º - É vedado ao setor requisitante estocar materiais de consumo em quantidade superior às necessidades para suprir um mês de trabalho, de forma a não haver sobras que levem a descarga por obsolescência ou vencimento de validade.

Seção V

Dos Inventários Físicos

Art. 41º - Inventário físico é o instrumento de controle para verificar, os saldos de estoques nos almoxarifados, que irá permitir, entre outros;

I – O ajuste dos dados escriturais de saldos e movimentações dos estoques com o saldo físico real nas instalações de armazenagem;

II – A análise do desempenho das atividades no almoxarifado, através dos resultados obtidos no levantamento físico.

Art. 42º - Os Inventários Físicos de materiais de consumo em estoque nos Almoxarifados da Secretária Municipal de Educação, Cultura, Esporte e Lazer – SMECEL deverão ser realizados mensalmente, devendo sempre se manter registros físicos dos procedimentos.

Art. 43º - Poderá também ser utilizado o Inventário por Amostragens para um acervo de grande porte. Esta modalidade alternativa consistirá no levantamento em bases mensais, de amostras de itens de material de um determinado grupo ou classe, utilizando os resultados para os demais itens do mesmo grupo ou classe.

Art. 44º - Tipos de Inventário físico:

I- Inicial: quando da criação ou identificação de uma unidade administrativa com armazenagem, para identificação e registro do material de consumo sob a responsabilidade do agente.

II- De Transferência de Responsabilidade: quando da mudança de responsável pela guarda do material de consumo;

III- Eventual: em qualquer época ou por iniciativa do titular do órgão, ou por solicitação do órgão de controle interno;

IV- Anual: destinado a comprovar a quantidade e o valor dos materiais de consumo em estoque nos Almoxarifados existente em 31 de dezembro de cada exercício, constituído do inventário anterior e das movimentações ocorridas durante o exercício.

Seção VI

Da Responsabilidade e Indenização

Art. 45º - Todo servidor público poderá ser chamado à responsabilidade pelo desaparecimento de materiais dos estoques sob a sua responsabilidade, bem como pelo dano que, dolosa ou culposamente, causar a qualquer material.

Art. 46º - É dever de todo o servidor comunicar, imediatamente, o responsável pelo Almoxarifado, qualquer irregularidade ocorrida com o material entregue aos seus cuidados.

Art. 47º - Recebida a comunicação, o responsável pelo Almoxarifado, após a avaliação da ocorrência poderá:

I – Concluir que a perda das características ou avarias do material decorreu do uso normal ou de outros fatores que independem da ação do consignatário ou usuário;

II – Identificar, desde logo, o (s) responsável (eis) pelo dano causado ao material, sujeitando-o (s) às providências cabíveis;

III – Comunicar à Chefia imediata o fato a fim de que seja, se for o caso, designada Comissão para apuração da irregularidade.

Art. 48º - Não deverá ser objeto de sindicância, nos casos de dano, seja ele qual for, caso o material seja de valor econômico de pequena monta.

Art. 49º - Na hipótese de ocorrer qualquer pendência ou irregularidade caberá ao Secretário Municipal de Administração e Logística adotar as providências cabíveis necessárias à apuração e imputação de responsabilidade.

CAPÍTULO VII

Disposições Finais

Art. 50º - Não será permitido o acesso de nenhuma pessoa estranha ao Almoxarifado, salvo se estiver acompanhado por pessoa autorizada.

§ Único -­ O Almoxarifado deverá ser utilizado única e exclusivamente para o armazenamento de material de consumo e permanente.

Art. 51º - Nenhum material pode ser entregue sem a respectiva requisição de materiais, sob pena de responsabilidade.

Art. 52º - Nenhum material poderá ser recebido se não estiver de acordo com a Nota Fiscal, bem como, com a Nota de Empenho.

Art. 53º - Nenhum material pode entrar ou sair do Almoxarifado sem o registro no sistema de informática e/ou fichas de controle.

Art. 54º - Todo servidor poderá ser responsabilizado por desaparecimento do material que lhe for confiado, bem como por qualquer dano que venha a causar no mesmo, com direito à ampla defesa em processo administrativo.

Art. 55º - Está Portaria entrará em vigor na data da sua publicação.

Várzea Grande – MT, 16 de outubro de 2019.

Silvio Aparecido Fidelis

Secretário Municipal de Educação, Cultura, Esporte e Lazer.

Richard Rodrigues da Silva

Assessor Jurídico OAB/MT 8.602

Secretaria Municipal de Educação, Cultura, Esporte e Lazer