Jornal Oficial Eletrônico dos Municípios - Mato Grosso

INSTRUÇÃO NORMATIVA SCI Nº 01/2020 - SSAAP

Versão: 01 Aprovação em: 05/03/2020 Unidade Responsável: Unidade de Controle Interno.

Assunto: Instrução Normativa para Elaboração das Normas Internas

TÍTULO I

DA FINALIDADE

Art. 1º - Este regulamento tem por finalidade disciplinar os padrões, responsabilidades e procedimentos para elaboração, emissão, implementação e acompanhamento de Instruções Normativas a serem observadas, objetivando a execução de ações de controle (Norma das Normas) do Serviço de Saneamento Ambiental Águas do Pantanal.

TÍTULO II

DA ABRANGÊNCIA

Art. 2º - Este regulamento abrange todas as unidades da estrutura organizacional da Águas do Pantanal, quer como executoras de tarefas, quer como fornecedoras ou recebedoras de dados e informações em meio documental ou informatizado.

TÍTULO III

DO CONCEITOS

Art. 3º - Para os fins desta Instrução Normativa considera-se:

I - Instruções Normativas: documento que estabelece normas internas relacionadas aos procedimentos de padronização das atividades e rotinas de trabalho;

II - Manual de Rotinas Internas e Procedimentos de Controle: coletânea das normas de todos os Sistemas Administrativos;

III - Fluxograma: demonstração gráfica das rotinas de trabalho relacionada a cada Sistema Administrativo, com a identificação das Unidades Executoras;

IV - Alteração: modificações efetuadas em qualquer capítulo da Instrução Normativa com a finalidade de aperfeiçoar e/ou adequar e/ou racionalizar o procedimento e/ou rotina;

V - Atualização: modificações efetuadas em qualquer capítulo da Instrução Normativa decorrente de alterações na legislação vigente e/ou normas técnicas;

VI - Sistema:conjunto de ações interligadas que, coordenadas, concorrem para um determinado fim;

VII - Sistema Administrativo:conjunto de atividades afins, envolvendo todas ou algumas unidades da organização, as quais executam procedimentos coordenados e orientados pelo Órgão Central da Unidade Executora, com o objetivo de cumprir as respectivas finalidades;

VIII - Ponto de Controle:aspecto relevante da rotina de trabalho de um Sistema Administrativo ou um indicador, cuja importância, grau de risco ou efeitos ensejem Procedimentos de Controle;

IX - Procedimentos de Controle: procedimentos inseridos nas rotinas de trabalho com o objetivo de assegurar a conformidade das operações inerentes a cada Ponto de Controle, visando restringir o cometimento de irregularidades ou ilegalidades e/ou preservar patrimônio público;

X - Sistema de Controle Interno:conjunto de Procedimentos de Controle inseridos nos diversos Sistemas Administrativos, executados ao longo da estrutura organizacional sob a coordenação, orientação técnica e supervisão da unidade responsável pela coordenação do controle interno;

XI - Órgãos Centrais da Unidade Executora: unidade que responde pelo gerenciamento e supervisão das atividades afetas aos seus Sistemas Administrativos (Assessorias e Coordenadorias);

XII - Unidades Executoras: são as diversas Unidades, no exercício das atividades de controle interno, inerentes às suas funções finalísticas ou de caráter administrativo, que se sujeita às Instruções Normativas relativas a seus sistemas administrativos;

TÍTULO IV

DA BASE LEGAL

Art. 4º - A presente Instrução Normativa integra o conjunto de ações de responsabilidades do Diretor da Águas do Pantanal no sentido da implementação do Sistema de Controle Interno da Autarquia do Serviço de Saneamento Ambiental Águas do Pantanal, sobre o qual dispõem os artigos 31,70 e 74 da Constituição Federal, art. 52 da Constituição Estadual, art. 59 da Lei Complementar Federal n° 101/2000, art. 8° da Lei Complementar Estadual nº 269/07, Lei Complementar Municipal n° 106/2015, alterada pela Lei Complementar Municipal n° 136/2019, que instituiu o Controle Interno desta Entidade, além da Resolução n° 01/2007 do Tribunal de Contas do Estado de Mato Grosso, que aprovou o “Guia para implantação do Sistema de Controle Interno na Administração Pública” e Decreto Municipal n° 44/2020.

TÍTULO V

DA ORIGEM DAS INSTRUÇÕES NORMATIVAS

Art. 5º - As Instruções Normativas fundamentam-se na necessidade da padronização do fluxo de trabalho e instituição de procedimentos de controle, tendo em vista as exigências legais ou regulamentares, as orientações da administração e as constatações da unidade responsável pela coordenação do controle do Serviço de Saneamento Ambiental Águas do Pantanal, decorrentes de suas atividades de auditoria interna.

Art. 6°- Cabe ao Órgão Central de cada Unidade Executora, na pessoa do Representante da Unidade Executora, a definição e formatação das Instruções inerentes a cada Sistema Administrativo a ela vinculado.

TÍTULO VI

DAS RESPONSABILIDADES

Art. 7º - São de responsabilidade:

I - Do Órgão Central da Unidade Executora (Unidade Responsável pela Instrução Normativa):

a) Prestar apoio na identificação dos pontos de controle inerentes ao sistema administrativo ao qual a sua unidade atua como órgão central, assim como no estabelecimento dos respectivos procedimentos de controle; b) Coordenar o processo de desenvolvimento, implementação ou atualização das instruções normativas do SCI, as quais a unidade em que está vinculado atue como órgão central de qualquer sistema administrativo; c) Exercer o acompanhamento sobre a efetiva observância das instruções normativas a que a sua unidade está sujeita e propor o seu constante aprimoramento; d) Encaminhar à UCI, na forma documental, as situações de irregularidades ou ilegalidades que vierem a seu conhecimento mediante denúncias ou outros meios, juntamente com indícios de provas; e) Orientar sobre questões relacionadas ao Tribunal de Contas do estado de Mato Grosso, afetas à sua UE; f) Prover o atendimento às solicitações de informações e de providências, encaminhadas pela UCI, inclusive quanto à obtenção e encaminhamento das respostas da unidade sobre as constatações e recomendações apresentadas no relatório de auditoria interna; g) Reportar ao superior hierárquico, com cópia para a UCI, as situações de ausência de providências para a apuração e/ou regularização de desconformidades.

II - Das Unidades Executoras:

a) Exercer os procedimentos de controle estabelecidos nas instruções normativas dos diversos sistemas administrativos afetos a sua área de atuação, no que tange às atividades específicas ou auxiliares, objetivando a observância da legislação, a salvaguarda do patrimônio e a busca da eficiência operacional; b) Exercer o controle, em seu nível de competência, sobre o cumprimento dos objetivos e metas, inerentes à Águas do Pantanal, definidas na Lei Orçamentária Anual, bem como sobre a execução do Orçamento Anual e do Cronograma de Execução Mensal de Desembolso; c) Cumprir as ações do Plano Estratégico afetas à sua unidade; d) Exercer o controle sobre o uso e guarda de bens pertencentes à Águas do Pantanal, colocados à disposição de qualquer pessoa física ou unidade que os utilize no exercício de suas funções institucionais; e) Exercer o controle sobre a execução dos contratos, convênios e instrumentos congêneres, afetos à sua unidade; f) Comunicar ao hierárquico imediatamente superior e à Unidade de Controle Interno, para as providências necessárias e sob pena de responsabilidade solidária, o conhecimento da ocorrência de atos ilegais, ilegítimos, irregulares ou antieconômicas de que resultem, ou não, danos ao erário; g) Propor à UCI e, quando for o caso, ao órgão central do respectivo sistema administrativo, a atualização ou a adequação das instruções normativas do SCI; h) Apoiar os trabalhos da auditoria interna, facilitando o acesso a documentos e informações.

III - Da Unidade de Controle Interno - UCI:

a) Coordenar e apoiar as Unidades Executoras na fase de elaboração das Instruções Normativas e nas eventuais atualizações;

b) Encaminhar as Instruções Normativas para apreciação da Assessoria Jurídica e, posteriormente, ao Diretor Executivo para aprovação;

c) Avaliar, por meio de auditoria interna, a eficácia dos procedimentos de controle de cada Sistema Administrativo e propor alterações nas respectivas Instruções Normativas, quando necessárias;

d) Organizar e manter atualizado o Manual de Rotinas e Procedimentos de Controle Interno, em meio físico e/ou em base informatizada de dados.

TÍTULO VII

FORMATO E CONTEÚDO DAS INSTRUÇÕES NORMATIVAS

Art. 8° - O formato do presente documento serve como modelo-padrão para as Instruções Normativas, que deverão conter os seguintes campos obrigatórios:

I - Na Identificação:

a) Número da Instrução Normativa - A numeração deverá ser única e sequencial para cada sistema administrativo, com a identificação da sigla do sistema antes do número e aposição do ano de sua expedição;

Formato: INSTRUÇÃO NORMATIVA S.. Nº../20..

b) Indicação da Versão - Indica a última versão da Instrução Normativa aprovada pelo Diretor Executivo; c) Aprovação - A aprovação da Instrução Normativa e suas alterações e/ou suas atualizações será sempre do Diretor Executivo da Águas do Pantanal, salvo delegação expressa deste; d) Data -Usando o formato dd/mm/aaaa (dia, mês e ano); e) Unidade Responsável - O nome da unidade responsável pela elaboração da Instrução Normativa respectiva.

II - No Conteúdo:

a) Finalidade - especificar de forma sucinta os motivos que levaram à conclusão da necessidade de sua elaboração da Instrução Normativa, indicando, sempre que possível, onde inicia e termina a rotina de trabalho; b) Abrangência -especificar as unidades executoras submetidas à respectiva norma e explicitar quando tais normas devem ser observadas, mesmo que parcialmente, por todas as unidades da estrutura organizacional; c) Conceitos - as expressões técnicas deverão ser previamente definidas na Instrução Normativa, principalmente quando a abrangência se estender a todas as unidades da estrutura organizacional; d) Base legal - indicar as normas legais e/ou regulamentares que fundamentam e orientam as rotinas de trabalho e os procedimentos de controle a que se destina a Instrução Normativa; e) Responsabilidades - especificar as responsabilidades das unidades envolvidas no processo; f) Procedimentos - descrever as rotinas de trabalho e os procedimentos de controle; g) Considerações finais - se necessárias, incluir orientações ou esclarecimentos adicionais e eventuais exceções à regra da Instrução Normativa acerca das:

1. Medidas que poderão ser adotadas e/ou consequências para os casos de inobservância ao que está estabelecido na Instrução Normativa;

2. Situações ou operações que estão dispensadas da observância total ou parcial ao que está estabelecido;

3. Unidades ou pessoas autorizadas a prestar esclarecimentos a respeito da aplicação da Instrução Normativa.

TÍTULO VIII

PROCEDIMENTOS PARA ELABORAÇÃO DAS INSTRUÇÕES NORMATIVAS

Art. 9° - Com base na análise preliminar das rotinas e procedimentos que vêm sendo adotados em relação ao assunto a ser normatizado, deve-se identificar, inicialmente, as diversas unidades da estrutura organizacional que têm alguma participação no processo e, para cada uma, quais as atividades desenvolvidas, para fins da elaboração do fluxograma.

Art. 10 - Também devem ser identificados e analisados os formulários utilizados para o registro das operações e as interfaces entre os procedimentos manuais e os sistemas computadorizados (aplicativos).

Art. 11 - A demonstração gráfica das atividades (rotinas de trabalho e procedimentos de controle) e dos documentos envolvidos no processo, na forma de fluxograma, deve ocorrer de cima para baixo e da esquerda para direita, observando-se os padrões e regras geralmente adotados neste tipo de instrumento, que identifiquem, entre outros detalhes, as seguintes ocorrências:

I - Início do processo (num mesmo fluxograma pode haver mais de um ponto de início, dependendo do tipo de operação);

II - Emissão de documentos;

III - Ponto de decisão;

IV - Junção de documentos;

V - Ação executada (análise, autorização, checagem de autorização, confrontação, baixa, registro, etc.), devendo ser indicados, também, os procedimentos de controle aplicáveis.

§ 1º As diversas unidades envolvidas no processo deverão ser segregadas por linhas verticais, com a formação de colunas com a identificação de cada unidade no topo.

§ 2º A identificação da unidade poderá ser genérica quando todas as unidades da estrutura organizacional tiverem que se submeter a determinado segmento de rotina de trabalho.

§ 3º Se uma única folha não comportar a apresentação de todo o fluxograma, serão abertas tantas quantas necessárias, devidamente numeradas, sendo que neste caso, devem ser utilizados conectores, também numerados, para que seja possível a identificação da continuidade do fluxograma na folha subsequente e vice-versa.

§ 4º Procedimento idêntico ao descrito no parágrafo anterior deverá ser adotado quando for necessário o detalhamento de rotinas específicas em folhas auxiliares.

§ 5º Uma vez consolidado e testado, o fluxograma servirá de orientação para a descrição das rotinas de trabalho e dos procedimentos de controle na Instrução Normativa e dela fará parte integrante, como anexo.

Art. 12 - As rotinas de trabalho e os procedimentos de controle na Instrução Normativa deverão ser descritos de maneira objetiva e organizada, com o emprego de frases curtas e claras, de forma a não facultar dúvidas ou interpretações dúbias, com uma linguagem essencialmente didática e destituída de termos ou expressões técnicas, especificando o “como fazer” para a operacionalização das atividades, identificando os respectivos responsáveis e fixação de prazos.

§1º Sem prejuízo do disposto no caput, deverão ser especificados os procedimentos a serem observados no dia a dia, em especial:

a) Os elementos obrigatórios em cada documento; b) O número de vias e suas destinações; c) O detalhamento das análises, confrontações e outros procedimentos de controle a serem executados em cada etapa do processo; d) A relação de documentos obrigatórios para a validação da operação; e) Os aspectos legais e/ou regulamentares a serem observados; f) Os procedimentos de segurança em tecnologia da informação aplicáveis ao processo (controle de acesso lógico às rotinas e bases de dados dos sistemas aplicativos, crítica nos dados de entrada, geração de cópias backup, etc.).

§ 2º Quando aplicáveis, os procedimentos de controle poderão ser descritos à parte, na forma de “checklist”, que passarão a ser parte integrante da Instrução Normativa como anexo. Neste caso, a norma deverá estabelecer qual a unidade responsável pela sua aplicação e em que fase do processo deverá ser adotado.

Art. 13 - No emprego de abreviaturas ou siglas, deve-se identificar o seu significado, por extenso, na primeira vez que o termo for mencionado no documento e, a partir daí, pode ser utilizada apenas a abreviatura ou sigla, como por exemplo: Departamento de Recursos Humanos – DRH; Tribunal de Contas do Estado – TCE.

Art. 14 - Uma vez concluída a versão final da Instrução Normativa e sua alteração e/ou atualização, a minuta deve ser encaminhada à unidade responsável pela coordenação do controle interno, que aferirá a observância desta norma e avaliará os procedimentos de controle, podendo propor alterações, quando cabíveis.

Art. 15 - Devolvida a minuta pela unidade de coordenação do controle interno à unidade responsável pela Instrução Normativa, esta encaminhará ao Diretor Executivo para aprovação e publicação, e posteriormente, providenciará sua divulgação e implementação.

DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 16 - Os esclarecimentos adicionais a respeito deste documento poderão ser obtidos junto à UCI que, por sua vez, através de procedimentos de auditoria interna, aferirá a fiel observância de seus dispositivos por parte das diversas unidades da estrutura organizacional.

Art. 17 - Esta Instrução Normativa SCI n° 01/2020, ficará conhecida como “Norma das normas”, servindo como modelo, guia e jurisdição para todas as Instruções Normativas a serem elaboradas.

Art. 18 - Esta Instrução Normativa entra em vigor a partir da data de sua publicação.

Cáceres-MT, 05 de Março de 2020.

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PAULO DONIZETE DA COSTA

Diretor Executivo Decreto n° 670/2015

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RAFAEL DE FARIA MENDES

Controlador Interno

PARECER JURÍDICO:

Esta Instrução Normativa atende aos requisitos legais estabelecidos na legislação vigente.

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VALDECIR SARAIVA DE FREITAS JUNIOR

Advogado

OAB/MT 20.805