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Essa publicação está na edição do(s) dia(s): 22 de Maio de 2020.

DECRETO Nº. 276 DE 20 DE MAIO DE 2020

“Dispõe sobre a implantação e as diretrizes gerais para a tramitação eletrônica dos processos de compras governamentais no âmbito da Administração Pública Municipal.”

O PREFEITO MUNICIPAL DE CÁCERES, ESTADO DE MATO GROSSO, no uso de suas atribuições legais que lhe confere o Artigo 74, Inciso VIII da Lei Orgânica Municipal, e:

CONSIDERANDO que o Poder Executivo, no âmbito de sua Administração, ao abolir impressão de documentos nato-eletrônicos estabelece um novo e importante paradigma administrativo, respaldado no princípio da sustentabilidade;

CONSIDERANDO o elevado número de documentos nato-eletrônicos gerados no Sistema de Gestão Administrativa e que atualmente são impressos para comporem o processo orçamentário e financeiro, gerando custos consideráveis com material, pessoal e logística de arquivamento;

CONSIDERANDO a garantia da integridade do documento assinado digitalmente e da identidade de quem assina o documento, uma vez que a assinatura digital tem a mesma validade da assinatura de próprio punho com fulcro na Medida Provisória número 2.200-2 de 24 de agosto de 2001;

CONSIDERANDO que o Código Civil em vigor admitiu como existente e válido o documento eletrônico no mundo jurídico, ao estabelecer em seu art. 225que "As reproduções fotográficas, cinematográficas, os registros fonográficos e, em geral, quaisquer outras reproduções mecânicas ou eletrônicas de fatos ou de coisas fazem prova plena destes, se a parte, contra quem forem exibidos, não lhes impugnar a exatidão".

CONSIDERANDO que a Lei 11.419/06 instituiu em seu artigo 1º o conceito de assinatura eletrônica como gênero do qual a assinatura digital é uma das suas espécies;

CONSIDERANDO o Decreto Presencial Nº 8.539, de 8 de outubro de 2015 que “Dispõe sobre o uso do meio eletrônico para a realização do processo administrativo no âmbito dos órgãos e das entidades da administração pública federal direta, autárquica e fundacional.”

CONSIDERANDO a legalidade, a transparência, o controle, o equilíbrio fiscal, como requisitos próprios de governabilidade democrática;

CONSIDERANDO, por fim, o que consta no Processo submetido ao Memorando nº 14.272, de 28 de abril de 2020;

D E C R E T A:

Capítulo I

DO OBJETIVO E DAS DISPOSIÇÕES PRELIMINARES

Art. 1º - O Município de Cáceres-MT, suas Autarquias e quaisquer Pessoas Jurídicas de Direito Público por ele administradas, instituirá processo o eletrônico por meio de sistema informatizado de gerenciamento de todas as etapas do processo de compras governamentais, incluindo Ordem de Compra, Nota de Empenho e Liquidação.

Art. 2º - Para o disposto neste Decreto, consideram-se as seguintes definições:

I - Processo eletrônico: o conjunto de atividades sequenciais e ordenadas de documentos (peças) em arquivo digital, cuja tramitação dar-se-á por meio eletrônico, desde a sua constituição até o seu encerramento;

II – Assinatura digital: a assinatura em meio eletrônico que permite aferir a autoria e integridade de um documento, baseada em certificado digital, de uso pessoal e intransferível, emitido por autoridade certificadora credenciada na Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), na forma estabelecida em lei;

III – Certificado digital: arquivo eletrônico que contém dados individuais de uma pessoa física ou jurídica e um par de chaves criptográficas utilizado para comprovar identidade em ambiente virtual, emitido por autoridade certificadora credenciada à Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), na forma estabelecida em lei;

IV - Documento nato-eletrônico - documento criado originariamente em meio eletrônico;

V - Digitalização: a conversão de um documento originalmente produzido em meio físico para o formato digital, mantendo suas características originais na visualização;

VI – Exercício Financeiro: é o período temporal em que ocorrem as operações contábeis/financeiras dos entes públicos;

Art. 3º - Fica estabelecida a autuação e a tramitação eletrônica da Nota de Empenho que será processada por sistema informatizado, estendendo-se aos estágios de liquidação e pagamento da despesa pública.

§ 1º - Poderá ser requisitada e ou solicitada à anulação de Nota de Empenho eletrônica por meio físico, devendo o documento físico ser digitalizado e anexado ao processo eletrônico de anulação.

§ 2º - A realização destes processos observará os fluxos processuais estabelecidos nos Anexos I, II, III e IV deste Decreto.

§ 3º - O processo eletrônico de compras governamentais abrangendo as solicitações, requisições de emissão, de anulação e similares deverão ser implantados por todos os órgãos da administração municipal no prazo máximo de30 dias contados da data de publicação deste Decreto.

Capítulo II

DAS COMPETÊNCIAS

Art. 4º - No que tange a critérios técnicos, o processo eletrônico de compras tem como unidade gestora a Secretaria Municipal de Administração.

Art. 5º - À Secretaria Municipal de Administração caberá:

I - Propor as diretrizes para o processamento de compras operacionalizado pelas unidades;

II – Receber, analisar e propor melhorias para a realização do processo;

III - Definir o fluxo do processo;

IV – Gerir por meio de área técnica a inclusão e/ou alterações necessárias na parametrização do sistema, relativas ao processo.

Capítulo III

DO PROCESSO

Art. 6º - O processo eletrônico de compras, quanto ao nível de acesso, será autuado como público a partir da sua ordenação.

Art. 7º - A responsabilidade da autuação do processo é do ordenador da despesa em cada órgão e/ou unidade da administração direta e indireta do Poder Executivo Municipal, sobre o qual recai, ainda, a responsabilidade pela operacionalização, gestão e controle das despesas.

Art. 8º - O processo que já se inicia com a requisição e solicitação, com a respectiva emissão de ordem de compra, deverá ser autuado por unidade orçamentária, credor e por exercício financeiro, observado o conceito de cada espécie de Nota de Empenho.

Art. 9º - O fluxo operacional do processo vai desde a requisição e solicitação da unidade orçamentária interessada até a emissão da respectiva Ordem de Compra e Nota de Empenho. Os consequentes processamentos deverão seguir as orientações gerais sob a forma dos anexos deste Decreto.

Parágrafo Único - É de responsabilidade do Órgão Ordenador da despesa observar se os procedimentos relativos ao processamento eletrônico da Nota de Empenho estão sendo realizados em conformidade com este Decreto.

Art. 10 - A Nota de Empenho será assinada eletronicamente, pelo responsável técnico por sua emissão, pelo Diretor de Compras, pelo Contador responsável pelo Órgão e/ou Unidade, Ordenador da Despesa e, tempestivamente, pelo Ordenador do Pagamento.

§ 1º Nenhuma Nota de Empenho eletrônica terá o processamento da liquidação e pagamento efetivados, sem que haja sido regularmente ordenada.

§ 2º A Nota de Empenho Eletrônica não assinada no prazo de até 15 (quinze) dias, estará passível de anulação sem prévio aviso.

§ 3º A anulação da Nota de Empenho Eletrônica deverá ser assinada pelo responsável técnico pela emissão da nota, pelo Contador responsável pelo Órgão, e, tempestivamente, pelo Ordenador da Despesa.

§ 4º É vedado o encaminhamento da Nota de Empenho Eletrônica ao credor, sem que a mesma esteja assinada pelo Ordenador da Despesa, caso em que será considerada nula.

Art. 11 - Para os efeitos da vigência e validade, para fins contábeis, da Nota de Empenho Eletrônica e de suas anulações, quando for o caso, considerar-se-á a data de emissão.

Capítulo IV

DA SOLICITAÇÃO DE EMISSÃO E/OU ANULAÇÃO DE NOTA DE EMPENHO

Art. 12 - O Órgão ou Unidade ordenador da despesa deverá observar as seguintes condições:

I - Verificar a viabilidade de realização da despesa, mediante observância e atendimento pelo ordenador aos princípios aplicáveis à despesa pública;

II - Verificar a existência de saldo disponível na dotação orçamentária para emissão da Nota de Empenho eletrônica, e, em caso contrário, proceder com os trâmites necessários para solicitação de disponibilização de saldo;

III - Solicitar a emissão da Nota de Empenho e ou respectivas anulações, através de documentos hábeis como requisições, solicitações e ou comunicações internas em conformidade da necessidade de cada processo, devidamente assinada pelo ordenador da despesa.

IV - As solicitações para anulação de Nota de Empenho deverão apresentar em seu corpo a motivação e justificativas para anulação.

Capítulo V

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 13 - A Unidade Gestora do processo poderá requerer documentos complementares para a continuidade do trâmite da devida instrução processual, bem como para o atendimento a demais exigibilidades legais.

Art. 14 - Este Decreto entrará em vigor a partir de sua publicação.

Prefeitura Municipal de Cáceres, 20 de maio de 2020.

FRANCIS MARIS CRUZ

Prefeito Municipal de Cáceres

Anexo I

Requisição ao Compras

Requisição ao Compras – Esta etapa tem por finalidade cadastrar a requisição ao compras, informando os itens a serem comprados, dotações orçamentárias e fornecedor. A etapa permite também alterar, excluir, visualizar e imprimir a requisição ao compras.

Autorizar Requisição – Esta etapa tem por finalidade incluir a autorização da requisição, gerando a reserva de dotação orçamentária para a compra.

Detalhes da Compra – Nesta etapa será informado 2 campos: Se o valor da compra é acima de 2 mil reais, tendo como resposta SIM ou Não e Possui 3 orçamentos ou mais tendo como respostas SIM, NÃO e NÃO HÁ NECESSIDADE.

Solicita Assinatura Secretário – Nesta etapa o requerente da compra, solicita ao secretário responsável pela liquidação da despesa da pasta, a assinatura digital do PDF da Requisição ao Compras.

Decisão – Valor acima de 2 mil reais?

(Se preenchido com sim, obriga) Anexar CNDs Fornecedor – Esta etapa tem por finalidade tornar obrigatório anexar as CNDs Municipal, Estadual, FGTs, Débitos Trabalhistas e Federal, tendo em vista ser compra de maior complexidade.

Decisão - Possui no Mínimo 3 Orçamentos?

(Se preenchido com Sim) Anexar Orçamentos – Esta etapa tem por finalidade tornar obrigatório anexar 3 orçamentos, possui também a possibilidade de anexar mais orçamentos de forma espontânea, tendo em vista ser compra de maior complexidade.

(Se Preenchido com Não) Anexar Orçamentos – Esta etapa tem por finalidade tornar obrigatório anexar pelo menos 1 orçamento, tendo em vista ser compra de maior complexidade.

Anexar Justificativa Orçamento – Nesta etapa será obrigatório anexar justificativa da ausência de no mínimo 3 orçamentos para a compra.

(Se Preenchido como Não há Necessidade) Anexar Orçamentos – Nesta etapa é opcional anexar algum documento/orçamento, para as situações excepcionais de fornecedor exclusivo.

Aguarda Assinatura – Nesta etapa, o sistema aguarda a assinatura solicitada pelo requerente na etapa Solicita Assinatura Secretário, após a assinatura, automaticamente segue para a próxima etapa.

Decisão – Assinado?

(Se o Secretário Rejeitou assinatura da Requisição)

Excluir Autorização Requisição – Nesta etapa o processo é automaticamente encaminhado ao requerente da compra, onde o mesmo deverá excluir a autorização da requisição, excluindo também a reserva de dotação para a compra.

Excluir Requisição – Nesta etapa o Requerente da compra deverá excluir o cadastro da requisição ao compras.

Encerra Processo – Etapa automática, que tem por finalidade encerrar o processo.

(Se o Secretário Assinou a Requisição) Parecer Setor de Compras – Nesta etapa, o processo é tramitado ao setor de compras, onde passará por uma análise de um servidor do setor, analisando a documentação anexa ao processo. O servidor então irá dar um parecer Deferido ou Indeferido, caso for indeferido, deverá colocar uma observação que justifica o indeferimento e orienta a correção do processo.

Decisão – Parecer

(Se o setor de compras indeferiu o processo) Retorna ao Requerente – Etapa automática que retorna o processo ao requente da compra, e encaminha e-mail ao mesmo, com a observação que justifica o indeferimento.

Excluir Autorização Requisição – Nesta etapa o requerente da compra deverá excluir a autorização da requisição, excluindo também a reserva de dotação para a compra.

Alterar Requisição ao compras – Nesta etapa o requerente poderá alterar a requisição ao compras, caso o indeferimento for baseado no cadastro da requisição ao compras e ainda em vício sanável.

Autorizar Requisição – Esta etapa tem por finalidade incluir a autorização da requisição, gerando uma reserva de dotação orçamentária para a compra.

Anexar Documento – Esta etapa possibilita ao Requerente anexar algum documento ao processo.

OBS. O Processo é encaminhado novamente para o Parecer do Setor de Compras.

(Se o setor de compras deferiu o processo) Ordem de Compra – Nesta etapa o setor de compras gerará a Ordem de Compra com base na Requisição ao Compras relacionada ao processo.

Empenho – Nesta etapa o setor de compras gerará a Nota de Empenho da compra relacionada ao processo.

Gerar PDF Empenho – Nesta etapa o setor de compras, selecionará o Contador e o Ordenador da Despesa que deverão assinar a nota de Empenho. Esta etapa compreende também a ação de gerar o PDF do empenho, que vinculará ao Empenho o PDF gerado e assinatura digital do servidor que gerou a Nota de Empenho

Tramita ao Diretor de Compras – Etapa automática que tramita o Processo ao Diretor de Compras.

Adiciona Arquivo e Assinante – Etapa automática, que gera uma solicitação de assinatura ao Diretor de Compras, anexando como arquivo o PDF da nota de Empenho.

Aguarda Assinatura Diretor de Compras - Nesta etapa, o sistema aguarda a assinatura do Diretor de Compras, após assinado, automaticamente segue para a próxima etapa.

Tramita ao Contador(a) – Etapa automática que tramita o processo ao contador selecionado na etapa gerar PDF Empenho e relaciona toda a documentação do processo com os anexos do empenho.

Carimbo Contador – Nesta etapa o contador poderá analisar toda a documentação anexa ao processo, e escolher por Assinar ou Não a Nota de Empenho.

Tramita ao Secretário(a) – Etapa automática que tramita o processo ao secretário selecionado na etapa gerar PDF, para o ato de ordenar a despesa.

Adiciona Arquivo e Assinante – Etapa automática, que gera uma solicitação de assinatura ao Secretário(a), anexando como arquivo o PDF da nota de Empenho.

Aguarda Assinatura Secretário - Nesta etapa, o sistema aguarda a assinatura do Secretário(a), após assinado, automaticamente segue para a próxima etapa.

Tramita para Verificação da Nota – Etapa automática que tramita o processo ao setor de compras.

Verifica NF/Comprovante – Nesta etapa o setor de compras, analisará os anexos do Processo para verificar se já possui Nota Fiscal, ou então anexar a Nota Fiscal, após será solicitado a Assinatura do Secretário(a) para a Nota Fiscal.

Tramita Secretário Liquidação - Etapa automática que tramita o processo ao Secretário(a) Ordenador da Despesa.

Decisão – Sistema validará se a Nota Fiscal já está assinada.

(Se ainda falta assinar) Aguarda Assinatura NF - Nesta etapa, o sistema aguarda a assinatura do Secretário(a) Ordenador da Despesa, após a assinado, automaticamente segue para a próxima etapa.

(Se assinado) Tramita ao Secretário de Administração e Finanças - Etapa automática que tramita o processo ao Secretário(a) Ordenador do Pagamento.

Adiciona Arquivo e Assinante – Etapa automática, que gera uma solicitação de assinatura ao Secretário(a) Ordenador do Pagamento, anexando como arquivo o PDF da nota de Empenho.

Aguarda Assinatura Secretário - Nesta etapa, o sistema aguarda a assinatura do Secretário(a), após assinado, automaticamente segue para a próxima etapa.

Tramita para Liquidação – Etapa automática que tramita o processo ao setor de compras para realizar a Liquidação da Nota de Empenho.

Liquidar Empenho - Nesta etapa apresentará ação de Liquidar a Nota de empenho.

Encerra Processo – Etapa automática, que tem por finalidade encerrar o processo.

Anexo II

Solicitação de Compra

Solicitação de Compra – Esta etapa tem por finalidade cadastrar a Solicitação ao compras, informando os itens a serem comprados, dotações orçamentárias e a licitação. A etapa permite também alterar, excluir, visualizar e imprimir a Solicitação ao Compras.

Finalizar Solicitação ao Compras – Esta etapa tem por finalidade gerar uma reserva de dotação orçamentária para a compra.

Solicita Assinatura Secretário – Nesta etapa o requerente da compra, solicita ao secretário responsável pela liquidação da pasta, a assinatura digital do PDF da Solicitação ao Compras.

Decisão – Assinado?

(Se o Secretário Rejeitou assinatura da Solicitação)

Excluir Finalização da Solicitação ao Compras – Nesta etapa o processo é automaticamente encaminhado ao requerente da compra, onde o mesmo deverá excluir a autorização da solicitação, excluindo também a reserva de dotação para a compra.

Encerra Processo – Etapa automática, que tem por finalidade encerrar o processo.

(Se o Secretário Assinou a Requisição) Parecer Setor de Compras – Nesta etapa, o processo é tramitado ao setor de compras, onde passará por uma análise de um servidor do setor, analisando a documentação anexa ao processo. O servidor então dará um parecer Deferido ou Indeferido, caso for indeferido, deverá colocar uma observação que justifica o indeferimento e orienta a correção.

Decisão – Parecer

Excluir Finalização da Solicitação ao Compras – Nesta etapa o requerente da compra deverá excluir a autorização da solicitação, excluindo também a reserva de dotação para a compra. Solicitação ao compras – Nesta etapa o requerente poderá alterar a solicitação ao compras, caso o indeferimento for baseado no cadastro da solicitação ao compras.

Finalizar Solicitação ao Compras – Esta etapa tem por finalidade incluir a autorização da solicitação, gerando uma reserva de dotação orçamentária para a compra.

Anexar Documento – Esta etapa possibilita ao Requerente anexar algum documento ao processo.

OBS. O Processo é encaminhado novamente para o Parecer do Setor de Compras.

(Se o setor de compras deferiu o processo) Ordem de Compra – Nesta etapa o setor de compras gerará a Ordem de Compra com base na Requisição ao Compras relacionada ao processo.

Empenho – Nesta etapa o setor de compras gerará a Nota de Empenho da compra relacionada ao processo.

Gerar PDF Empenho – Nesta etapa o setor de compras, selecionará o Contador e o Ordenador da Despesa que deverá assinar a nota de Empenho. Esta etapa compreende também a ação de gerar o PDF do empenho, que vinculará ao Empenho o PDF gerado e assinatura digital do servidor que gerou a Nota de Empenho

Tramita ao Diretor de Compras – Etapa automática que tramita o Processo ao Diretor de Compras.

Adiciona Arquivo e Assinante – Etapa automática, que gera uma solicitação de assinatura ao Diretor de Compras, anexando como arquivo o PDF da nota de Empenho.

Aguarda Assinatura Diretor de Compras - Nesta etapa, o sistema aguarda a assinatura do Diretor de Compras, após assinado, automaticamente segue para a próxima etapa.

Tramita ao Contador(a) – Etapa automática que tramita o processo ao contador selecionado na etapa gerar PDF Empenho e relaciona toda a documentação do processo com os anexos do empenho.

Carimbo Contador – Nesta etapa o contador poderá analisar toda a documentação anexa ao processo, e escolher por Assinar ou Não a Nota de Empenho.

Tramita ao Secretário(a) – Etapa automática que tramita o processo ao secretário(a) Ordenador da despesa, selecionado na etapa gerar PDF.

Adiciona Arquivo e Assinante – Etapa automática, que gera uma solicitação de assinatura ao Secretário(a), anexando como arquivo o PDF da nota de Empenho.

Aguarda Assinatura Secretário - Nesta etapa, o sistema aguarda a assinatura do Secretário(a), após assinado, automaticamente segue para a próxima etapa.

Tramita para Verificação da Nota – Etapa automática que tramita o processo ao setor de compras.

Tramita Secretário Liquidação - Etapa automática que tramita o processo ao Secretário(a) Ordenador da Despesa.

Decisão – Sistema irá validar se a Nota Fiscal já está assinada.

(Se ainda falta assinar) Aguarda Assinatura NF - Nesta etapa, o sistema aguardará a assinatura do Secretário(a) Ordenador da Despesa, após a assinado, automaticamente segue para a próxima etapa.

(Se assinado) Tramita ao Secretário de Administração e Finanças - Etapa automática que tramita o processo ao Secretário(a) Ordenador do Pagamento.

Adiciona Arquivo e Assinante – Etapa automática, que gera uma solicitação de assinatura ao Secretário(a), anexando como arquivo o PDF da nota de Empenho.

Aguarda Assinatura Secretário - Nesta etapa, o sistema aguarda a assinatura do Secretário(a), após assinado, automaticamente segue para a próxima etapa.

Tramita para Liquidação – Etapa automática que tramita o processo ao setor de compras para realizar a Liquidação da Nota de Empenho.

Liquidar Empenho - Nesta etapa apresentará ação de Liquidar a Nota de empenho.

Encerra Processo – Etapa automática, que tem por finalidade encerrar o processo.

Anexo III

Parcela de Global

Anexar CI e Documentos – Esta etapa tem por finalidade anexar a Comunicação Interna, solicitando a emissão da Ordem de Compra e Empenho, bem como documentos fiscais e demais.

Solicita Assinatura Secretário – Nesta etapa o requerente da compra, solicita ao secretário responsável da pasta, a assinatura digital do PDF da Requisição ao Compras.

Parecer Setor de Compras – Nesta etapa, o processo é tramitado ao setor de compras, onde passará por uma análise de um servidor do setor, analisando a documentação anexa ao processo. O servidor então dará um parecer Deferido ou Indeferido, caso for indeferido, deverá colocar uma observação que justifica o indeferimento.

Decisão – Parecer

Anexar Documento – Esta etapa possibilita ao Requerente anexar algum documento ao processo.

OBS. O Processo é encaminhado novamente para o Parecer do Setor de Compras.

(Se o setor de compras deferiu o processo) Ordem de Compra Empenho – Nesta etapa o setor de compras gerará a Ordem de Compra e Nota de Empenho da compra relacionada ao processo.

Gerar PDF Empenho – Nesta etapa o setor de compras, selecionará o Contador e o Ordenador da Despesa que deverão assinar a nota de Empenho. Esta etapa compreende também a ação de gerar o PDF do empenho, que irá vincular ao Empenho o PDF gerado e assinatura digital do servidor que gerou a Nota de Empenho

Tramita ao Diretor de Compras – Etapa automática que tramita o Processo ao Diretor de Compras.

Adiciona Arquivo e Assinante – Etapa automática, que gera uma solicitação de assinatura ao Diretor de Compras, anexando como arquivo o PDF da nota de Empenho.

Aguarda Assinatura Diretor de Compras - Nesta etapa, o sistema aguarda a assinatura do Diretor de Compras, após assinado, automaticamente segue para a próxima etapa.

Tramita ao Contador(a) – Etapa automática que tramita o processo ao contador selecionado na etapa gerar PDF Empenho e relaciona toda a documentação do processo com os anexos do empenho.

Anexo IV

Empenho Direto

Empenho – Nesta etapa o setor de compras gerará a Nota de Empenho, onde a mesma ficará relacionada ao processo.

Gerar PDF Empenho – Nesta etapa o setor de compras, selecionará o Contador e o Ordenador da Despesa que deverão assinar a nota de Empenho. Esta etapa compreende também a ação de gerar o PDF do empenho, que irá vincular ao Empenho o PDF gerado e assinatura digital do servidor que gerou a Nota de Empenho

Tramita ao Diretor de Compras – Etapa automática que tramita o Processo ao Diretor de Compras.

Adiciona Arquivo e Assinante – Etapa automática, que gera uma solicitação de assinatura ao Diretor de Compras, anexando como arquivo o PDF da nota de Empenho.

Aguarda Assinatura Diretor de Compras - Nesta etapa, o sistema aguarda a assinatura do Diretor de Compras, após assinado, automaticamente segue para a próxima etapa.

Tramita ao Contador(a) – Etapa automática que tramita o processo ao contador selecionado na etapa gerar PDF Empenho e relaciona toda a documentação do processo com os anexos do empenho.

Carimbo Contador – Nesta etapa o contador poderá analisar toda a documentação anexa ao processo, e escolher por Assinar ou Não a Nota de Empenho.

Tramita ao Secretário(a) – Etapa automática que tramita o processo ao secretário selecionado na etapa gerar PDF.