Jornal Oficial Eletrônico dos Municípios - Mato Grosso

DECRETO Nº 198/2015, DE 16 DE JULHO DE 2015.

Dispõe sobre procedimentos relativos à fiscalização e a gestão dos contratos celebrados pelo Poder Executivo de Nortelândia-MT, e dá outras providências.

O Sr. NEURILAN FRAGA, Prefeito do Município de Nortelândia, no uso das atribuições que lhe são conferidas pela Lei Orgânica do Município - LOM, especialmente o art. 72, inciso IV;

CONSIDERANDO a necessidade de acompanhamento e fiscalização da execução de contratos firmados pela Prefeitura de Nortelândia, em obediência ao disposto no art. 67 da Lei n° 8.666/93;

DECRETA:

Art. 1º Este decreto disciplina a supervisão, a fiscalização e a gestão dos contratos, convênios e outros ajustes de natureza financeira firmados com terceiros pela Prefeitura de Nortelândia, obedecendo as orientações e os procedimentos estabelecidos no presente ato normativo regulamentar.

CAPÍTULO I

DAS DISPOSIÇÕES PRELIMINARES

Art. 2º Para os fins deste decreto considera-se:

I - gestor de contrato – servidor designado pelo Secretário de Administração como responsável pela gestão e acompanhamento de contratos, desde a contratação até o término de sua vigência ou do termo equivalente;

II - fiscal de contrato - servidor com conhecimento técnico do assunto, indicado pelo chefe da área requisitante dos serviços/produtos e designado pelo Secretário de Administração para ser encarregado pelo ateste das faturas/notas fiscais e conferência do fornecimento prestado pela contratada, desde o início da contratação até o término da vigência do contrato;

III -registro - prontuário individualizado onde serão anotadas todas as ocorrências relacionadas com a execução do contrato;

IV -preposto - pessoa que deverá ser mantida pela empresa contratada, aceita pela prefeitura no local da obra ou serviço, para representá-la na execução do contrato, objetivando inexistir a pessoalidade e a subordinação direta; e

V -área requisitante - unidade da prefeitura usuária, solicitante ou responsável pelos serviços/produtos dos quais originou a contratação.

CAPÍTULO II

DAS DESIGNAÇÕES

Art. 3º Após concluída a licitação, ou os procedimentos de dispensa ou inexigibilidade, e ultimados os procedimentos administrativos relacionados ao contrato, o Pregoeiro/responsável pelas licitações encaminhará o processo à Assessoria de Administração e uma cópia do contrato firmado à Secretaria usuária, para a supervisão e fiscalização da execução do referido instrumento contratual, respectivamente.

Art. 4º A Assessoria de Administração elaborará portaria do Secretário de Administração para designação do gestor de contratos e do fiscal de cada contrato e seus substitutos eventuais, a ser publicada no Diário Oficial do Município – DOM.

Art. 5º O fiscal de contrato e o seu substituto deverão ser indicados pelo chefe da área requisitante.

Parágrafo único. As indicações de que tratam este artigo devem:

I - conter nome completo, matrícula e respectivos ramais telefônicos do fiscal de contrato e de seu substituto; e

II - recair sobre pessoas que tenham conhecimento técnico do assunto, uma vez que as mesmas deverão informar ao gestor de contrato dos fatos que estão ocorrendo e que poderão ocorrer.

Art. 6º A designação de agentes públicos para cumprir ao estabelecido neste decreto se dará através de portaria, e a respectiva atribuição de função será considerada prestação de serviço público relevante e não ensejará qualquer espécie de remuneração.

Parágrafo único. Os agentes públicos designados deverãoreservar tempo necessário para cumprir o encargo de fiscalizar a execução dos contratos designados, em complemento à atividade principal, já apreciada pela autoridade competente e dentro do interesse público e dos princípios da eficiência, eficácia e efetividade, inclusive:

I - assumir o encargo, dever e responsabilidade de fiscalizar a execução dos contratos designados, dentro do espírito público exigido pela ética, transparência e moralidade administrativa, implícitos nos compromissos e deveres funcionais dos agentes públicos, EXCETO nas hipóteses em que, sob declaração:

a) for impedido (parente, cônjuge, companheiro) ou suspeito (amigo íntimo, inimigo declarado, recebeu presentes ou vantagens como consumidor da empresa contratada; tem relação de débito com a empresa ou qualquer tipo de interesse direto ou indireto junto ao contratado);

b) não deter conhecimento específico. (mas este caso pode ser resolvido com a contratação de terceiros que possam subsidiá-lo com informações específicas);

II - conhecer detalhadamente a Lei Federal n° 8.666/93;

III - examinar o contrato e as cláusulas nele estabelecidas, como a descrição dos serviços, obras ou produtos a serem executados (prazos, locais, material a ser empregado, características técnicas, etc.);

IV - avaliar constantemente a qualidade da execução contratual, propondo, sempre que cabível, medidas que visem reduzir gastos e racionalizar os serviços;

V – buscar, em caso de dúvida, os devidos esclarecimentos com as áreas afins (assessoria técnica, consultoria jurídica, gestor, engenharia, setores de finanças e contabilidade);

VI - exercer suas atribuições anteriormente ao recebimento do objeto pela Comissão de Recebimento, se reportando a esta;

VII - receber representações de qualquer cidadão sobre irregularidades que tenham conhecimento dentro da jurisdição de fiscalização da execução do contrato à que foi designado,promovendo a apuração através de averiguação (informal), anotando em expediente próprio, inclusive recomendando a instauração de sindicância de natureza investigatória;

VIII - anotar em expediente próprio e individualizado para cada contrato, as irregularidades encontradas, as providências que determinou os incidentes verificados e o resultado dessas medidas;

IX - manter-se informado sobre o assunto, lendo, pesquisando, recolhendo informações que possam subsidiar um conhecimento maior acerca daquilo que lhe cabe conferir;

X - formalizar, sempre, os entendimentos com a contratada ou seu preposto, adotando todas as medidas que permitam compatibilizar as obrigações bilaterais e garantir o cumprimento integral do contrato;

Art. 7º Quando houver a necessidade de mudança do fiscal de contrato e de seu substituto, a área requisitante deverá, formalmente, levar o fato ao conhecimento da Assessoria de Administração, para alteração da correspondente portaria de designação.

CAPÍTULO III

DAS ATRIBUIÇÕES

Seção I

Do Gestor de Contratos

Art. 8º Constituem atribuições do Gestor de contratos:

I – gerenciar todos os contratos do órgão e suas alterações;

II – alimentar o sistema informatizado com informações dos contratos do órgão;

III – dar apoio administrativo aos fiscais de contrato em suas atribuições;

IV – esclarecer dúvidas dos fiscais de contrato junto às áreas afins;

V - manter cópia do termo contratual e de todos os aditivos, se existentes, juntamente com outros documentos que possam dirimir dúvidas originárias do cumprimento das obrigações assumidas pelas partes;

VI - manifestar-se ao Secretário de Administração quanto à oportunidade e conveniência da prorrogação dos contratos, com antecedência mínima de 2 (dois) meses da data do encerramento da vigência, justificando a decisão com base nas informações coletadas junto aos fiscais de contrato;

VII - emitir declarações, certidões e atestados de capacidade técnica.

Seção II

Do Fiscal de Contrato

Art. 9º Constituem atribuições do Fiscal de Contrato:

I - informar, mensalmente, à(s) área(s) requisitante(s), o saldo contratual respectivo, a fim de que sejam tomadas providências cabíveis;

II - elaborar relatórios conclusivos quadrimestrais para envio no Aplic dos meses de abril, agosto e dezembro, acerca das ocorrências relacionadas com a execução do contrato, cumprimento do objeto e demais obrigações pactuadas, especialmente o atendimento às especificações atinentes ao objeto e sua garantia, bem como os prazos fixados, registrando os pontos críticos encontrados, inclusive com a produção de provas;

III - notificar por escrito a contratada em qualquer ocorrência desconforme com as cláusulas contratuais, com prova de recebimento da notificação (procedimento formal, com prazo). Em caso de obras e prestação de serviços de engenharia, anotar todas as ocorrências no diário de obras, tomando as providências que estejam sob sua alçada e encaminhando às instâncias competentes aquelas que fugirem de sua alçada;

IV - manter um arquivo próprio para sua segurança e controle, onde serão mantidas as cópias e comprovantes das suas providências, com no mínimo as seguintes pastas:

a) cópia do contrato, da proposta da empresa e do edital para meticulosa análise (e verificação da eventual necessidade de requisitar o apoio de conhecimento especializado);

b) comunicações com o ordenador de despesa;

c) comunicações com o preposto;

d) comunicações com os setores da administração;

e) comunicações com terceiros;

f) diligências;

g) registro de ocorrências;

V - manter um livro de fiscalização para fazer as anotações de cada etapa do seu trabalho, do qual constarão todos os registros das ocorrências relacionadas com a execução do contrato, consignando visitas, vistorias, entrevistas, encaminhamento de providências, resultados das diligências, incidentes, inclusive o controle do saldo contratual;

VI - submeter à apreciação do gestor de contrato qualquer correspondência, nota técnica, relatório, registro de ocorrência ou outro documento relativo à fiscalização do contrato;

VII - atestar, em documento hábil, o fornecimento, a entrega, a prestação de serviço ou a execução da obra, após conferência prévia do objeto contratado e encaminhar o processo, faturas e notas fiscais à apreciação do gestor de contrato no prazo de (2) dois dias úteis contados do recebimento da fatura/nota fiscal, devidamente atestadas e acompanhadas das certidões negativas (FGTS, INSS e MUNICIPAL) e relatório do fiscal, arquivando cópia junto aos demais documentos pertinentes;

VIII - não aceitar nota fiscal rasurada, com valores incorretos, razão social, CNPJ e endereço da Prefeitura e/ou Fundo sem que estejam devidamente preenchidos e corretos, assim como produtos e/ou serviços que estejam em desacordo com o contrato/ autorização de despesa/ordem de serviço, devendo registrar em relatório próprio as divergências encontradas;

IX - fiscalizar a manutenção, pela contratada, das condições de sua habilitação e qualificação, com a solicitação dos documentos necessários à avaliação;

X - informar, em prazo hábil, ao gestor de contratos, quando houver necessidade de acréscimos ou supressões no objeto do contrato.

Art. 10 O Fiscal de Contratos poderá, durante o período de fiscalização do contrato:

I - solicitar assessoramento técnico necessário, inclusive contratação de terceiros, mas prioritariamente do quadro próprio da Administração;

II - solicitar orientação, estabelecer diretrizes para dar e receber informações sobre a execução do contrato. Essas informações podem ser solicitadas pelo gestor, pelo contratado, pelo serviço jurídico ou pela área de controle;

III - acompanhar e controlar, quando for o caso, as entregas e o estoque de materiais de reposição, destinados à execução do objeto contratado, principalmente quanto à sua quantidade e qualidade;

IV - interditar e/ou determinar a paralização da execução do contrato quando, objetivamente, constatar uma irregularidade que precisa ser sanada. Se perceber que, sem o saneamento do problema, haverá comprometimento da qualidade futura, deve agir com firmeza e prontamente;

V - certificar e/ou emitir atestados ou certidões de avaliação dos serviços prestados, das obras executadas ou daquilo que for produzido pelo contratado. Isso pode ser solicitado tanto para medidas administrativas ou judiciais a serem tomadas pela Administração, ou pelo contratado, na postulação dos seus direitos ou na defesa dos seus interesses;

VI - representar e/ou levar a conhecimento das autoridades crimes de que tenham conhecimento em razão do ofício. Por exemplo, uso de documento falso, crime contra as relações de trabalho, crime contra o meio ambiente, crime contra a Administração Pública. Da mesma forma, comunicar, via superior hierárquico, as situações irregulares que devam ser objeto de atenção de órgãos fiscalizadores, como inspeção sanitária, corpo de bombeiros, defesa civil, etc;

VII - buscar, no caso de dúvidas quanto ao ATESTO, obrigatoriamente auxílio junto às áreas competentes para que se efetue corretamente a atestação;

VIII - glosar e/ou indicar ao gestor que efetue glosas de medições por serviços, obras ou produtos mal executados ou não executados; e sugerir a aplicação de penalidades ao contrato em face do inadimplemento das obrigações;

IX - aprovar e/ou confirmar a medição dos serviços efetivamente realizados, dos cronogramas de obras, dos fornecimentos atendidos e da linha de produção;

X - solicitar a seus superiores, em tempo hábil para adoção das medidas convenientes, decisões e providências que ultrapassarem a sua competência;

XI - atestar e/ou emitir atestado de execução parcial ou total;

CAPÍTULO IV

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 11. Os casos omissos e as dúvidas suscitadas serão resolvidos pelo Secretário de Administração juntamente com o Gestor de contratos.

Art. 12. Este decreto entra em vigor na data da sua publicação.

Paço Municipal Pedro Coelho Ormond, em Nortelândia - MT, ao 16º dia do mês de Julho de 2015, 62º da Emancipação Político-Administrativa. 16/07/2015

NEURILAN FRAGA

Prefeito Municipal

EDIVALDO DE SÁ TEIXEIRA

Secretário de Administração, Planejamento e Gestão.