Jornal Oficial Eletrônico dos Municípios do Estado de Mato Grosso

Artigo 1º. Orientar as Unidades Escolares da Rede Municipal de Ensino de Colíder que ofertam a Educação Infantil e o Ensino Fundamental no tocante à organização, escrituração e emissão de documentos escolares.

Artigo 2º. Efetuar o registro e guarda dos arquivos físicos e virtuais referentes à vida escolar dos alunos e vida funcional dos profissionais da educação.

Parágrafo 1º. Os registros e arquivos, de que trata o caput do artigo, ficarão na sede da Unidade Escolar, que deverá mantê-los permanentemente escriturados, atualizados e organizados.

Parágrafo 2º. Os registros e arquivos das Unidades Escolares que são gerenciados pela Secretaria Municipal de Educação, ficarão na sede da Secretaria.

Artigo 3º. Os atos escolares, para efeito de registro, comunicação de resultados e arquivamento, serão escriturados em livros e impressos próprios, contendo campos com dados da instituição de ensino, identificação dos alunos e informações do processo ensino e aprendizagem, observando as normas e disposições legais aplicáveis.

Parágrafo único. Atos escolares são todos documentos concernentes à escrituração da vida escolar do aluno.

Artigo 4º. A Secretaria Escolar tem como principal função subsidiar o processo administrativo e pedagógico, pois é onde se concentram as maiores responsabilidades relativas à história da própria instituição, portanto é de competência da secretaria escolar:

I. Realizar a escrituração física e virtual referente à vida escolar dos alunos e vida funcional dos profissionais da educação, mantendo-as atualizadas e organizadas, assegurando, a qualquer tempo, a veracidade, regularidade e autenticidade das mesmas;

II. Fazer backup dos arquivos virtuais, quando houver, como forma de resguardar a fidedignidade e segurança dos dados;

III. Imprimir toda a documentação escolar ao final do ano ou período letivo que constar nos arquivos virtuais, as quais serão devidamente arquivadas, depois de carimbadas e assinadas pelo diretor e secretário escolar;

IV. Manter a pasta do aluno organizada com os seguintes documentos:

a) ficha de matrícula, assinado pelo responsável;

b) 01 foto 3x4;

c) cópia do livro de processos especiais, caso de alunos que passaram por processo de progressão parcial, classificação/enturmação ou reclassificação e cópias das avaliações realizadas;

d) fichas individuais uma para cada ano do aluno concluído na escola;

e) ficha de atendimento individual do processo ensino e aprendizagem, quando houver;

f) histórico escolar, ou transferência, quando for o caso;

g) cópia da carteira de identidade e CPF;

h) cópia da certidão de nascimento;

i) cópia do cartão de vacina;

j) cópia do cartão do SUS;

k) cópia do comprovante de endereço;

l) cópia de atestados emitidos e recebidos;

m) identificação da tipagem sanguínea, sistema ABO e fator RH.;

n) laudo médico para alunos com deficiência;

o) atestado médico oftalmológico para alunos do Ensino Fundamental;

p) documentos pessoais do responsável: carteira de identidade e CPF.

V. Manter as pastas dos profissionais da educação organizadas com as cópias dos seguintes documentos:

a) histórico escolar e diploma;

b) certificados de cursos de formação continuada;

c) carteira de identidade, CPF, título de eleitor, carteira de reservista;

d) certidão de nascimento ou casamento;

e) 01 foto 3x4;

f) cópia de atestados médicos e outras licenças;

g) carteira de trabalho;

h) cartão do SUS;

i) cópia do comprovante de endereço.

VI. Manter escriturados, atualizados e organizados os seguintes documentos institucionais:

a) livro de termo de visita;

b) livro de registro de transferências expedidas e recebidas;

c) livro ata de resultado final;

d) livro de processos especiais (progressão, classificação/enturmação e reclassificação);

e) livro de registro de reunião administrativa;

f) livro de registro de reunião pedagógica;

g) legislações educacionais emitidas pelos órgãos competentes;

h) correspondências expedidas e recebidas;

i) calendários escolares e matrizes curriculares do ano atual e anteriores;

j) ato de criação, credenciamento da instituição e autorização de curso (todos os atos autorizativos desde a data de criação da instituição);

k) diários de classes;

l) livro de registro de eliminação de documentos;

m) livro ponto (conforme a Instrução Normativa-SRH Sistema de Administração de Recursos Humanos n.º 11/2009);

n) livro protocolo remessa/recebimento de documentos;

o) livro de estatísticas anual;

p) ata de atribuição de classes e/ou aulas do professor e da jornada de trabalho do Técnico Administrativo Educacional, Técnico em Desenvolvimento Infantil, Apoio Administrativo Educacional;

q) livro de registro do acervo bibliográfico;

r) livro de registro de equipamentos e material permanente;

s) relatórios e recibos do censo escolar, matrícula inicial e situação do aluno por ano letivo.

VII. Disponibilizar, para a comunidade escolar, o livre acesso para consulta ao Regimento Escolar e Projeto Político Pedagógico da instituição.

Parágrafo 1º. A Unidade Escolar deverá entregar uma cópia do livro ata de resultado final na Secretaria Municipal de Educação após o encerramento do ano escolar.

Parágrafo 2º. A Escola Municipal Bom Jesus terá o prazo de 90 dias a partir da data desta Portaria para regularizar as atas de resultados finais de anos anteriores e encaminhar à Secretaria Municipal de Educação.

Artigo 5º. Todos os documentos expedidos pela Secretaria Escolar devem ser carimbados e assinados pelo Diretor e Secretário Escolar, assegurando dessa forma a legitimidade e autenticidade dos mesmos.

Artigo 6º. Compete à Secretaria Escolar, a organização do arquivo permanente ou passivo dos alunos em situação de concluintes, transferidos e desistentes, bem como dos profissionais da educação que foram desvinculados da instituição.

Parágrafo 1º. Quando o profissional da educação se desvincular da instituição, independente do motivo, os documentos do mesmo deverão ficar no arquivo permanente (passivo) e a secretaria da escola não poderá descartar esses documentos em hipótese alguma. Caso sejam solicitados pelo profissional, apenas as cópias desses documentos poderão ser disponibilizadas.

Parágrafo 2º. É de responsabilidade do secretário escolar e técnicos administrativos da Unidade Escolar a guarda, organização e digitação do arquivo permanente ou passivo dos alunos no Arquivo digital do Sistema Omega que será acompanhado pela Secretaria Municipal de Educação.

Artigo 7º. O registro de certificados de formação dos profissionais da educação será realizado pela Secretaria Municipal de Educação.

Artigo 8º. A Unidade Escolar deverá afixar, em local visível junto a Secretaria Escolar, as condições dos cursos ofertados, informando especificamente o seguinte:

I. Ato autorizativo expedido pelo CEE/MT, com a data de publicação em Diário Oficial e data de início/término, para todas as ofertas;

II. Matriz curricular dos cursos ofertados;

III. Calendário escolar.

Artigo 9º. A Secretaria Escolar utilizará o Sistema para Gestão Educacional contratado pela Prefeitura Municipal de Colíder para todas as escolas da Rede Municipal de Ensino.

Artigo 10. Compete a Secretaria Escolar manter o sistema com dados atualizados de acordo com a realidade da Unidade Escolar.

Parágrafo 1º. É de responsabilidade do coordenador pedagógico acompanhar, cobrar, orientar e estipular prazos para entrega dos lançamentos dos itens do diário de classe.

Parágrafo 2º. É de responsabilidade do professor manter os lançamentos do diário de classe em dia, tais como: faltas, notas, parecer descritivo, planejamento e conteúdos ministrados.

Artigo 11. O registro administrativo da escola é formado pelo conjunto de documentos produzidos no âmbito escolar que subsidiam, orientam e comunicam o trabalho da organização, sendo o cadastro de estudantes e de profissional de educação parte integrante do mesmo, o qual tem por objetivo possibilitar, no caso dos estudantes, o adequado atendimento pelo sistema de ensino ao qual está vinculado, bem como registrar a sua frequência e trajetória educacional para recuperação posterior, de forma a garantir o seu direito, assim como os controles administrativos referentes à trajetória funcional do profissional de educação.

Parágrafo único. Os dados individuais das pessoas naturais informados aos censos educacionais gozam de sigilo estatístico e não podem ser divulgados de forma a possibilitar a identificação das pessoas que as estatísticas se referirem.

Artigo 12. O gestor da instituição de ensino é responsável por manter atualizados os registros administrativos da instituição, inclusive aqueles referentes aos estudantes atendidos e aos profissionais de educação.

Parágrafo único. O gestor da instituição de ensino é responsável pela atualização a que se refere o caput deste artigo, devendo instituir meios para possibilitar, anualmente, essa atualização.

Artigo 13. Os registros administrativos das instituições de ensino, referentes aos seus estudantes e profissionais de educação, devem ser de guarda ou acesso permanente da instituição de ensino, possibilitando a sua informação tempestiva quando solicitado, seja no processo de recenseamento ou demais solicitações inerentes à supervisão das redes de ensino, atendimento a demandas judiciais ou auditorias dos órgãos de controle externo e interno, MEC, INEP, FNDE, CEE e SME.

Artigo 14. As Unidades Escolares, sem prejuízo da autonomia para a construção e adoção de documentos administrativos, previstos na Lei de Diretrizes e Bases da Educação (Lei nº 9.394/96), nos termos dos artigos 9º, 10 e 11, incisos III e V, deverão incluir em seus registros administrativos os campos obrigatórios fixados por esta Portaria.

Artigo 15. Consideram-se informações que, obrigatoriamente, devem constar nos registros administrativos das instituições de ensino referentes aos seus estudantes e profissionais de educação:

I. Nome completo;

II. Data de nascimento;

III. Filiação;

IV. Cor/raça;

V. Etnia;

VI. Nacionalidade e país de origem;

VII. UF e Município de nascimento (para brasileiros natos);

VIII. Tipo de deficiência, transtorno global do desenvolvimento ou altas habilidades/superdotação, se possuir;

IX. Localização/zona de residência (urbana ou rural);

X. Dados da certidão de nascimento para alunos da Educação Básica;

XI. Nome social, quando for o caso;

XII. RG;

XIII. CPF;

XIV. Escolaridade dos profissionais e os respectivos cursos de formação superior para aqueles que os concluíram.

Parágrafo 1º. As informações do nome completo da pessoa, data de nascimento e nomes completos das filiações deverão reproduzir a informação do respectivo registro civil de nascimento ou de casamento, quando o nome próprio tiver sido alterado por ocasião deste ou sua dissolução.

Parágrafo 2º. As Unidades Escolares, ao incluírem a informação de cor/raça em seus cadastros de estudantes e de profissionais de educação, deverão adotar a categorização dos padrões utilizados pelo Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE) - branco, pardo, preto, amarelo e indígena - e observar a obrigatoriedade de preenchimento dessa informação, instituída por esta Portaria.

Parágrafo 3º. As Unidades Escolares, ao incluírem a informação de deficiência, transtorno global do desenvolvimento ou altas habilidades/superdotação, adotarão as categorias do Decreto nº 6.949/2009 que promulga a Convenção Internacional sobre os Direitos das Pessoas com Deficiência e o seu protocolo facultativo.

Parágrafo 4º. As Unidades Escolares, ao incluírem as informações de certidão de nascimento e CPF em seus cadastros, deverão observar que a não declaração dessas informações não impedirá a realização da matrícula dos estudantes.

Parágrafo 5º. As instituições de ensino devem realizar procedimentos que promovam a cidadania, orientem e incentivem as pessoas da comunidade escolar para que busquem a emissão e informação dos documentos pessoais de identificação, uma vez que as relações das pessoas com o Estado se estabelecem por meio desses documentos, possibilitando o adequado acesso a serviços e programas públicos.

Parágrafo 6º. Outros campos podem complementar informações de identificação do indivíduo e de informações educacionais pertinentes, podendo compor os respectivos registros administrativos como, por exemplo, outros documentos de identificação (carteira de identidade, NIS, passaporte etc.), endereço, certificados de formação, entre outros.

Artigo 16. Considerando a existência de informações de registro não obrigatório, mas que contribuem para a qualidade da informação estatística prestada, por ocasião dos censos educacionais, sugere-se a inclusão, nos respectivos registros administrativos dos estudantes e profissionais de educação que atuam nas instituições, das seguintes informações:

I. Código de identificação única da pessoa (ID) do sistema de coleta de dados dos censos educacionais;

II. Código da instituição de ensino de procedência do estudante, do sistema de coleta de dados dos censos educacionais, para estudantes transferidos, já que são estudantes oriundos de outras instituições de ensino.

Parágrafo único. Os registros cadastrais da instituição de ensino do estudante devem ter como referência a declaração de transferência emitida pela instituição ou rede de ensino anterior a qual o estudante esteve vinculado.

Artigo 17. As escolas terão um prazo até o dia 01/04/2021 para declarar as informações no módulo Situação do Aluno da segunda etapa do Censo Escolar da Educação Básica.

Artigo 18. As Unidades Escolares deverão realizar as adequações do Plano Político Pedagógico – PPP e Regimento Escolar e terão prazo até o dia 14/05/2021 para entrega na Secretaria Municipal de Educação.

Artigo 19. As escolas Fábio Ribeiro da Cruz, Professora Ivanira Moreira Junglos, Criança Esperança, Gustavo Guaragni Vieira da Silva e Nossa Senhora do Perpétuo Socorro deverão solicitar os atos de Nova Autorização para oferta da Educação Básica e de suas respectivas etapas e modalidades até o dia 30/06/2021.

Parágrafo 1º. O pedido inserir-se-á por intermédio do Sistema Integrado de Gestão Integrado de Gestão Educacional do CEE/MT, instruído com os seguintes itens:

a) Requerimento Nova Autorização Educação Básica;

b) Dados da Mantenedora;

c) Dados da Mantida;

d) Projeto Político Pedagógico Filosofia da Instituição;

e) Projeto Político Pedagógico Objetivos e Metas da Instituição;

f) Projeto Político Pedagógico Proposta Curricular;

g) Projeto Político Pedagógico Metodologia;

h) Projeto Político Pedagógico Sistemática de Avaliação;

i) Concepções e Princípios do Trabalho Pedagógico no Projeto Político Pedagógico;

j) Diagnóstico Escolar no Projeto Político Pedagógico;

k) Ata de Aprovação do Projeto Político Pedagógico;

l) Ata de Resultados Finais (Convalidação);

m) Convalidação (Período);

n) Gestão Escolar Projeto Político Pedagógico;

o) Matriz Curricular;

p) Calendário Escolar;

q) Regimento Escolar;

r) Estatística do Censo Escolar;

s) Memorial Descritivo da Estrutura Física;

t) Laudo técnico expedido pelo órgão de vigilância sanitária;

u) Sala Anexa;

v) Instalações e Equipamentos;

w) Acervo Bibliográfico;

x) Juntada - Documentos Diversos;

y) Ata de Aprovação do Regimento Escolar.

Parágrafo 2º. Em função da pandemia decorrente do novo corona vírus (COVID-19), o Projeto Político Pedagógico, o Regimento Escolar e suas respectivas atas de aprovação, a serem inseridos nos processos que solicitam o ato regulatório de Nova Autorização, tanto nos processos que já se encontram em tramitação e que são devolvidos para serem saneados quanto nos processos que darão início à tramitação dadas às impossibilidades de reuniões presenciais poderão, doravante, em caráter de excepcionalidade, serem produzidos, apenas pelo diretor e secretário até a data de 31/12/2021, conforme Nota Técnica nº 01/2021-GAB/CEE-MT.

Parágrafo 3º. As Unidades Escolares deverão atender as solicitações dos processos que se encontram em tramitação e que são devolvidos para serem saneados no prazo estipulado pela Assessoria Pedagógica de Colíder.

Artigo 20. A Secretaria Municipal de Educação deverá acompanhar o cumprimento desta Portaria nas Unidades Escolares.

Artigo 21. Os casos omissos serão resolvidos pelo Setor Administrativo e Pedagógico da Secretaria Municipal de Educação.

Artigo 22. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

Cumpra-se,

Colíder-MT, 15 de março de 2021.

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