Jornal Oficial Eletrônico dos Municípios - Mato Grosso

Instrução Normativa SCI nº 01/2015Versão: 01/2015

SISTEMA DE CONTROLE INTERNO

Instrução Normativa SCI nº 01/2015Versão: 01/2015

Aprovação em: 16/03/2015

Unidade Responsável: Secretaria Municipal de Administração

Unidade Executora: Todas as Secretarias do Executivo Municipal

Assunto: Dispõe sobre os procedimentos de acompanhamento e fiscalização da execução de contratos por intermédio dos fiscais de contratos.

CONSIDERANDO o disposto nos artigos 66 a 76 da Lei Federal nº 8.666/93;

CONSIDERANDO a necessidade de estabelecer normas e procedimentos para o acompanhamento e o controle da execução dos contratos;

RESOLVE

1)DOS OBJETIVOS:

1.1– Normatizar os procedimentos de acompanhamento e fiscalização da execução de contratos firmados com a administração pública;

1.2 - Garantir o fiel cumprimento das cláusulas contratuais;

1.3– Atender legalmente os dispositivos contidos na Lei Federal nº 8.666/1993, em especial ao seu artigo 67.

1.4– Atender as exigências dos órgão fiscalizadores quanto ao envio de documentos através ferramenta APLIC.

2)ABRANGÊNCIA:

2.1 – Esta Instrução Normativa abrange a toda a estrutura administrativa no âmbito do poder executivo municipal.

3) CONCEITOS BÁSICOS:

3.1- Para os efeitos desta instrução normativa, consideram-se as seguintes definições:

3.1.1 - Gestor de Contratos: quem prepara, acompanha e conclui os atos de contratação.

3.1.2 - Fiscal de Contrato: servidor designado para acompanhamento da execução do objeto do contrato.

3.1.3 – Contratada: pessoa jurídica (empresa) ou física, contratada para a prestação de serviços, fornecimento de bens, execução de obras e/ou serviços de engenharia.

3.1.4 – Locador(a): pessoa jurídica (empresa) ou física, proprietária de imóvel locado para uso da Administração.

3.1.5 – Cedente: pessoa jurídica (empresa) ou física, proprietária de bem móvel ou imóvel cedido para uso da Administração, com ônus ou não.

3.1.6 - Preposto: representante da contratada, indicado por ela, para interlocução com a administração.

3.1.7 - Ocorrência: ato ou fato que dificulte ou impossibilita a execução do objeto contratual ou, ainda, abrange a relação jurídica da contratada com a administração.

4) BASE LEGAL

4.1- Lei Federal nº 8.666/1993 e demais legislações aplicáveis.

5) RESPONSABILIDADE:

5.1- Da Unidade de Controle Interno:

5.1.1- promover a divulgação e implementação desta Instrução Normativa, mantendo-a atualizada, orientando as unidades responsáveis e supervisionando sua aplicação;

5.1.2- promover discussões técnicas com as Unidades Responsáveis com o Controle Interno, para definir as rotinas de trabalho e os respectivos procedimentos de controle que devem ser objetos de alteração, atualização ou expansão;

5.1.3- prestar apoio técnico por ocasião das atualizações desta Instrução Normativa, quando solicitado, em especial no que tange à identificação e avaliação dos procedimentos de controle;

5.1.4- através da atividade de auditoria interna, avaliar a eficácia dos procedimentos de controle inerentes ao acompanhamento e fiscalização dos contratos, propondo alterações na Instrução Normativa para aprimoramento dos controles.

5.2- Das Unidades Responsáveis:

5.2.1- atender as solicitações do Controle Interno responsável pela Instrução Normativa, quanto ao fornecimento de informações e a participação no processo de atualização;

5.2.2- alertar o controle interno responsável pela Instrução Normativa sobre as alterações que se fizerem necessárias nas rotinas de trabalho, objetivando a sua otimização, tendo em vista, principalmente, o aprimoramento dos procedimentos de controle e o aumento da eficiência operacional;

5.2.3- cumprir fielmente as determinações da Instrução Normativa, em especial quanto aos procedimentos de controle e quanto à padronização dos procedimentos na geração de documentos, dados e informações;

5.2.4- manter a Instrução Normativa a disposição de todos os funcionários das unidades, velando pelo fiel cumprimento da mesma.

6) DOS PROCEDIMENTOS

6.1- Das competências do Departamento de Licitação e Contratos e dos servidores Fiscais:

6.1.1- o chefe do Poder Executivo nomeará através de ato administrativo, servidor ou servidores, para realizar o acompanhamento e a fiscalização dos contratos firmados pela administração pública municipal;

6.1.2- Compete ao Setor de Contratos, encaminhar cópia do contrato, ordem de serviço/entrega e mapa da licitação à(s) secretaria(s) interessada(s), no prazo máximo de 05 (cinco) dias úteis posteriores a assinatura e publicação do contrato;

6.1.3- Quando se tratar de aditivos, o mesmo procedimento do item anterior deverá ser adotado pelo setor de contratos;

6.1.4- Os documentos serão enviados/entregues para as secretarias municipais, devendo o responsável pelo recebimento dos documentos repassar ao servidor Fiscal;

6.1.5- O servidor Fiscal deverá acompanhar o desenvolvimento da execução dos contratos, e emitir relatório contendo anotações das ocorrências relevantes e documentar eventuais faltas ou defeitos observados;

6.1.6- O servidor Fiscal deverá certificar se os procedimentos adotados pela Administração estão de acordo com a legislação, e se estão sendo cumpridas as cláusulas contratuais, de acordo com o Anexo I, II e III desta normativa;

6.1.7- O servidor Fiscal poderá solicitar ao Departamento de Contratos e de Licitações, quando julgar necessário, informações adicionais relacionadas ao processo originário do contrato, a fim de garantir o bom desempenho dos serviços a ele incumbidos;

6.1.8- O servidor Fiscal emitirá quadrimestralmente (a cada quatro meses) o Relatorio de acompanhamento da execução dos contratos (modelo anexo IV), que deverá ser enviado/entregue ao Departamento de Contratos para apreciação e providências quando julgadas necessárias, bem como para envio via Sistema APLIC, conforme determinação do órgão fiscalizador;

6.1.9- No caso de ocorrências relevantes relatadas pelo servidor Fiscal, deverão ser informadas ao Secretário pertinente da pasta e ao Chefe do Poder Executivo para o devido conhecimento e providências;

6.1.10- Quando o Secretário Municipal da pasta ou o Prefeito, emitir comunicados ou notificações à Contratada, ou Locador, ou Cedente, o servidor Fiscal deverá ser informado das providências tomadas;

6.1.11- Os Relatórios emitidos pelos servidores Fiscais, bem como comunicados ou notificações emitidos à contratada, locador ou cedente, deverão ficar arquivados em ordem seqüencial e cronológica juntamente com os documentos do processo que deu origem ao contrato (pasta do contrato);

6.1.12- É recomendável que, o servidor Fiscal mantenha para si, cópia com o devido comprovante de protocolo de todos os expedientes que ele produziu. Há sempre a possibilidade de o servidor vir a ser questionado sobre os seus atos e eventuais omissões. Portanto, o controle dessa documentação é medida que atende a eficiência do servidor e também, representa resguardo pessoal.

7) DAS DISPOSIÇÕES GERAIS:

7.1- Os servidores designados a exercerem atividades relacionadas nesta Instrução Normativa, assumirão total responsabilidade pelo bom desempenho dos serviços objetos de sua designação.

7.2- Os Secretários Municipais e servidores públicos ligados diretamente às ações contratadas no âmbito do Poder Executivo, terão responsabilidade solidária no caso de negligência dos procedimentos desta Instrução Normativa.

7.3- O não cumprimento do preceituado nesta Instrução Normativa pelos setores envolvidos e servidores públicos em geral, poderá implicar em sanções civis e administrativas, conforme dispositivos legais.

7.4- Todas as dúvidas geradas por esta Normativa deverão ser dirimidas junto à Secretaria de Administração e a Unidade de Controle Interno, que deverá prestar apoio técnico na fase de adaptação à esta norma interna.

7.5 – A Secretaria Municipal de Administração deverá repassar a presente normativa a todos os setores envolvidos para conhecimento e cumprimento, sob pena de incorrer futuramente em sanções por descumprimento das determinações legais;

Esta Instrução Normativa entra em vigor na data de sua publicação.

Prefeitura Municipal de Colniza/MT, em 16 de março de 2015.

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