Jornal Oficial Eletrônico dos Municípios - Mato Grosso

​INSTRUÇÃO NORMATIVA SCI 001/2021

VERSÃO: 001

ASSUNTO: OUVIDORIA MUNICIPAL E SERVIÇO DE INFORMAÇÃO AO CIDADÃO (SIC)

SETORES ENVOLVIDOS: Âmbito do Consórcio Intermunicipal de Infraestrutura e Desenvolvimento do Vale do Rio Arinos e seus respectivos municípios entes, compreendendo Juara, Novo Horizonte do Norte, Porto dos Gaúchos e Tabaporã/MT.

1) DOS OBJETIVOS:

1.1. Estabelecer diretrizes gerais para a implementação da Ouvidoria do CINDVALE pertinente ao Serviço de Informação ao Cidadão (SIC), de que trata a Lei Federal n. 12.527, de 18 de novembro de 2011 e da resolução 025/2012 do TCE/MT, no âmbito do Consórcio Intermunicipal de Infraestrutura e Desenvolvimento do Vale do Rio Arinos, com a finalidade de:

1.1.1. Atender e orientar o público quanto aos acessos aos canais de ouvidoria do CINDVALE.

1.1.2. Assegurar o retorno ao cidadão de seus pedidos de solicitações de informações através dos canaias de ouvidoria.

1.1.3. Estabelecer a divulgação na rede mundial de computadores (internet) e disponibilização de outros meios de acesso público de informações de interesse coletivo ou geral, independentemente de solicitações.

2) BASE LEGAL E REGULAMENTAR:

2.1. A presente Instrução Normativa integra o conjunto de ações, de responsabilidade do Presidente do Consórcio Intermunicipal de Infraestrutura e Desenvolvimento do Vale do Rio Arinos, no sentido de atendimento aos princípios da legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência, dispostos no Artigo 37 da Constituição Federal.

2.1.1. Lei 12.527/2011, que regulamenta o direito constitucional de acesso a informação

previsto no Capítulo I, Artigo 5º inciso XXXIII da Constituição;

2.1.2. A lei 13.460/2017 que dispõe sobre participação, proteção e defesa dos direitos do usuário dos serviços públicos da administração pública.

2.1.3. A Resolução Normativa nº 025/2012 do Tribunal de Contas do Estado de Mato Grosso;

2.1.4. Resolução 007/2021(Regulamenta a Lei de Acesso a Informação) e Resolução 008/2021 (Cria a unidade de ouvidoria) ambas de 29 de Setembro de 2021.

3) DAS RESPONSABILIDADES:

3.1. Da Unidade Responsável pela Coordenação do Controle Interno:

3.1.1 Prestar apoio técnico por ocasião das atualizações da Instrução Normativa, em especial no que tange à identificação e avaliação dos pontos de controle e respectivos procedimentos de controle;

3.1.2. Através da atividade de auditoria interna, avaliar a eficácia dos procedimentos de controle inerentes a Sistema de Tecnologia de Informação, propondo alterações na Instrução Normativa para aprimoramento dos controles.

3.2. Das Unidades Executoras: 3.2.1. Atender às solicitações da unidade responsável pela Instrução Normativa, quanto ao fornecimento de informações e á participação no processo de atualização; 3.2.2. Alertar a unidade responsável pela Instrução Normativa sobre as alterações que se fizerem necessárias nas rotinas de trabalho, objetivando a sua otimização, tendo em vista, principalmente, o aprimoramento dos procedimentos de controle e o aumento da eficiência operacional; 3.2.3. Manter a Instrução Normativa à disposição de todos os funcionários da unidade, velando pelo fiel cumprimento da mesma; 3.2.4. Cumprir fielmente as determinações da Instrução Normativa, em especial quanto aos procedimentos de controle e quanto à padronização dos procedimentos na geração de documentos, dados e informações.

3.3. Do ouvidor: 3.3.1. O Ouvidor no âmbito do CINDVALE, poderá ser nomeado pelo presidente, respeitando sua estrutura enxuta de pessoal, de forma a não acarretar custos adicionais,

e terá como funções precípuas:

3.3.2. Receber denúncias, reclamações, sugestões e elogios sobre a administração municipal através de telefone, internet, carta, caixa de sugestões e pessoalmente de cidadãos e servidores públicos; 3.3.2.1. De posse das informações recebidas através de telefone, carta e caixa de sugestões será obrigação do ouvidor gerar protocolo e autuação do processo; 3.3.3. Difundir a importância da ouvidoria como instrumento de participação e controle social da administração pública; 3.3.4. Elaborar relatórios semestrais e anual das atividades desenvolvidas, dando a devida publicidade e encaminhar para o Presidente e ao Controle Interno. 3.3.5. Avaliar a procedência das solicitações, encaminhando-as aos setores competentes para o devido atendimento; 3.3.6. Acompanhar as providências adotadas, cobrar soluções e manter o cidadão informado; 3.3.7. Dar o devido retorno ao interessado de forma ágil e desburocratizada; 3.3.8. Propor soluções e melhorias na gestão pública municipal; 3.3.9. Mediar eventuais conflitos entre os cidadãos e os órgãos e entidades da Prefeitura e buscar soluções com eficácia e agilidade; 3.3.10. Atuar com transparência, isenção e respeito ao cidadão; 3.3.11. Acompanhar e monitorar as demandas formuladas pelos cidadãos, desde o cadastro até o resultado; 3.3.12. Encaminhar as denúncias não resolvidas pelo Setor responsável a Assessoria Jurídica Municipal com cópia ao Controle Interno.

4) DOS PROCEDIMENTOS:

4.1.1. Qualquer cidadão interessado poderá ter acesso a informações dos órgãos e entidades da Administração Direta e Indireta do Consórcio, por meio do Serviço de Informação ao Cidadão – SIC no endereço de web que será criado e disponibilizado dentro de 120 dias. 4.1.2. O Setor da Ouvidoria receberá o Pedido (solicitação, reclamação, denúncia, informação, sugestão ou elogio) o qual deverá conter a identificação do cidadão (nome, RG, CPF, endereço, e- mail e telefone), sendo fornecido um protocolo para acompanhamento da informação. 4.1.2.1. Quando se tratar de denúncia, o cidadão deverá se identificar (nome, RG, CPF, endereço, e-mail e telefone), porém o ouvidor deverá guardar sigilo, quando solicitado, a fim de preservar a integridade do denunciante. 4.2.1. Recebido o pedido, a Ouvidoria irá verificar se a informação está disponível no SIC – Serviço de Acesso a Informação ao Cidadão, estando a informação disponível o acesso será imediato. 4.2.2. Caso não seja possível o acesso imediato a informação nos sítios eletrônicos, o setor de atendimento da Ouvidoria deverá diligenciar junto aos departamentos, órgãos ou entidades o pedido do cidadão, e estes terão os seguintes prazos para resposta: 4.2.2.1. Pedido de informação: 05 (cinco) dias úteis para a resposta ao interessado; 4.2.2.2. Reclamação: 10 (dez) dias úteis para a resposta ao interessado; 4.2.2.3. Sugestão e elogio: a Ouvidoria dará ciência do recebimento ao remetente, em até 02 (dois) dias úteis, encaminhando ao Setor interessado. 4.2.2.4. Denúncia: 60 (sessenta) dias para a resposta ao interessado. 4.2.3. Quando o órgão ou a entidade, não possuir a informação, deverá, se não for da sua competência, indicar quem a detém. Ou ainda, negado o pedido de acesso a informação, será enviada ao interessado, no prazo de resposta, comunicação com as razões da negativa de acesso e seu fundamento legal (informações imprescindíveis a segurança do estado, casos que corram em segredo de justiça e informações pessoais dos agentes públicos ou privados). 4.2.4. O requerente que tiver negado seu pedido, não concordar com a resposta, ou a resposta for omissa, contraditória, obscura ou incompleta, poderá dentro do prazo de 10 (dez) dias, contados do término do prazo para resposta, apresentar reclamação. 4.2.5. A reclamação será julgada pela autoridade hierarquicamente superior (presidente), no prazo de 10 (dez) dias úteis, contado da apresentação. 4.2.6. Mantida a negativa de acesso a informação, poderá o interessado interpor recurso, no prazo de 10 (dez) dias úteis, contados da ciência da decisão, à Comissão de Reavaliação de Informações, que deverá apreciá-lo. 4.2.7. A Comissão será formada por servidores nomeados para exercer as funções de Assessoria Jurídica, Contabilidade e Controle Interno no âmbito do do Consórcio Intermunicipal de Infraestrutura e Desenvolvimento do Vale do Rio Arinos. 4.2.8. A ouvidoria deverá acompanhar o trâmite da demanda para agilizar e intermediar as ações, avaliando a resposta do setor, órgão ou entidade. 4.2.9. Se a resposta for satisfatória mantém o cidadão informado sobre a resolução do problema. 4.2.10. Se a resposta não for satisfatória procura a instância imediatamente superior para nova avaliação, tendo solução legal ou não (justifica) deverá manter o cidadão informado. 4.2.11. O Setor de Ouvidoria faz os registros para fins estatísticos e arquiva o processo, após o atendimento da informação solicitada, com toda a documentação comprobatória. 4.2.12. A partir dos dados registrados no sistema, emite relatório semestral e anual, providência a devida publicidade e encaminha para o Presidente e ao Controle Interno. 4.2.13. O Relatório para o Controle Interno deverá ser encaminhado junto das pastas das irregularidades para acompanhamento e verificação das informações, posteriormente serão devolvidas a Ouvidoria. 4.2.14. Os processos deverão ter: 4.2.14.1. Manifestação do requisitante; 4.2.14.2. Comunicação da Ouvidoria ao Departamento afim; 4.2.14.3. Respostas do Departamento; 4.2.14.4. Comunicação da Ouvidoria ao reclamante; 4.2.14.5. Anexar ao processo relatório fotográfico do antes e depois sobre as reclamações.

5) DAS DISPOSIÇÕES FINAIS: 5.1. Não serão admitidas pela Ouvidoria registro inverídico, reclamação, crítica ou denúncia anônima; mensagem desrespeitosa, que contenha linguagem ofensiva ou grosseira. Nas hipóteses previstas, a manifestação será arquivada. 5.2. O possível desconhecimento dessas normas por parte do usuário não o isenta das responsabilidades e das sanções aplicáveis, nem poderá minimizar as medidas cabíveis. 5.3. As dúvidas e/ou omissões geradas por esta Norma Interna deverão ser solucionadas junto ao Departamento de Ouvidoria e com o Sistema de Controle Interno.

Esta Instrução Normativa entra em vigor a partir da sua publicação.

Sede do CINDVALE, em 29 de setembro de 2021.

Registre-se;

Publique-se;

Cumpra-se.

ANA RIGEL S. SOUZA

Controladora Interna CINVALE

CARLOS AMADEU SIRENA

Presidente CINDVALE

REGISTRADO e PUBLICADO na data supra em local visível.